Les avances servent à gérer les paiements effectués en argent liquide et par avance qui sont attribuées à un employé pour ses dépenses durant un voyage d'affaires.
Il existe deux sections liées aux avances dans la partie de l'utilisateur administrateur de Captio :
Configuration des avances
Pour configurer les avances, accédez à Paramètres> Avances. Voyons quels paramètres vous pouvez configurer dans les demandes d'avances :
Nom généré automatiquement : permet de définir certains codes pour que le nom de l'avance soit généré automatiquement, en fonction de la configuration. Les codes de configuration peuvent être combinés les uns aux autres en les plaçant les uns à côté des autres dans une rangée. Tout le code en rouge doit être copié, sans le modifier (sauf dans les cas précisés).
Les codes disponibles sont les suivants :
{user:name} => Nom>
{user:email} => E-mail>
{user:userCode} => OptionsUsers.UserCode
{user:costCentre} => OptionsUsers.CostCenter
{user:companyCode} => CompanyCode>
{today|yyyyMMdd} => date actuelle au format aaaaMMjj.
* Le format peut être personnalisé ; plus d'informations sur https://docs.microsoft.com/es-es/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings
{AdvanceCounter|#} => Compteur auto-incrémenté par entreprise>
{AdvanceCounterAnnual|#} => Compteur auto-incrémenté par entreprise et année>
{AdvanceCounterForUser|#} => Compteur à incrémentation automatique par utilisateur>
{AdvanceCounterForUserAnnual|#} => Compteur auto-incrémenté par utilisateur et année>
* "#" correspond au nombre de caractères du champ, en ajoutant des zéros en tête si nécessaire.
- Autoriser les examinateurs à modifier la référence : la case cochée permettra aux examinateurs de modifier le nom de l'avance.
- Jours de règlement : établir une période de jours après laquelle la personne sera avisée que l'avance n'a pas été remboursée.
- Alerte e-mail de règlement : ajoutez l'adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez que nous informions que l'avance n'a pas été remboursée.
- Montant minimum de contrôle : si vous indiquez un chiffre dans ce champ, toutes les demandes d'avances égales ou inférieures seront approuvées automatiquement, évitant les phases de workflow intermédiaires.
- Montant maximum autorisé : Aucune avance d'un montant supérieur à ce que vous avez établi dans ce champ ne peut être demandée.
- Le nombre de copies du reçu : Vous pouvez configurer le nombre de copies du reçu de règlement que vous souhaitez imprimer.
- Devise de base : c'est-à-dire la devise de l'avance.
- Tableau des valeurs de change des devises : vous pouvez définir manuellement les taux de change qui affecteront les avances ou cocher la case suivante.
- Mise à jour automatique : nous mettrons à jour automatiquement les valeurs des devises en fonction des informations de la Banque centrale européenne, selon la périodicité souhaitée.
- Une fois que vous avez configuré les avances, vous devrez ajouter les utilisateurs qui en ont besoin via les flux d'approbation.
Création de workflows d’avances
Une fois les paramètres précédents configurés, il est possible de procéder à la création de workflows ou flux d'approbation d'avances.
La création d'un workflow d'avances ressemble à celle d'un workflow d'approbation de notes de frais. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez lire l'article à ce sujet. Pour créer un nouveau workflow d’avances :
- Cliquez sur "+ Nouveau"
- Ajoutez un nom
- Sélectionnez type > Avances dans le menu déroulant.
Ensuite, il est possible d'ajouter toutes les étapes nécessaires, utilisateurs et champs impliqués selon les mêmes modalités que pour un workflow de notes de frais, pour finir en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Une fois le workflow d'avances défini, celui-ci démarrera à chaque fois qu'un utilisateur rapporteur qui y soit inclus demande une avance. Sa demande passera par les étapes indiquées jusqu'à ce qu'elle soit reçue ou rejetée. En cas d'approbation, l'avance sera associée à la prochaine note de frais que l'utilisateur rapporteur créera.
L'administrateur aura également accès aux avances gérées au sein de l'entreprise ainsi qu'à leur état. Il pourra également supprimer une avance demandée ou en attente d'approbation.
Pour plus de renseignements sur le processus d’approbation d’avances, jetez un coup d’œil à cet article.