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6. Conciliation bancaire

Qu’est-ce que le module de conciliation et à quoi sert-il ?

Le module de conciliation de Captio sert à automatiser le processus (nécessaire au niveau comptable) d’association entre un paiement par carte d’entreprise et une dépense rapportée dans une note de frais par un utilisateur.

  Quels types de paiement peuvent être rapprochés?

Un mode de paiement peut être rapproché, qu’il soit remboursable ou non. Le premier cas est utile pour les cartes d’entreprise associées à un compte d’employé que l’entreprise souhaite réconcilier, mais il s’agit de formes de paiement remboursables.

 

Dans la section mouvements/transactions, vous verrez vos mouvements et ceux des autres utilisateurs si vous avez des autorisations, et le mode de paiement avec lequel ils ont été effectués (carte, carte emburse, etc.)

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Tâches au niveau de l’administration

Avant de commencer, sachez que ce module exige un travail préalable d’intégration; soit par le biais d’un connecteur, soit par le téléchargement des fichiers sur un SFTP (en cas de doutes, n’hésitez pas à nous contacter).

Une fois téléchargés sur Captio, ces mouvements seront automatiquement rapprochés avec les frais non remboursables rapportés par les utilisateurs (tickets fournis) qui ont été payés au moyen de la carte d’entreprise.

Captio effectue la conciliation automatique en tenant compte de plusieurs facteurs:

  • Dépenses : L’utilisateur ayant rapporté les frais ainsi que le mode de paiement, la date et le montant sont contrôlés.
  • Paiements: Le titulaire de la carte, la date et le montant sont vérifiés.

Comment télécharger les dépenses sur Captio pour la conciliation automatique ?

Avant de commencer, sachez qu’au moment de la souscription du module de conciliation, vous aurez dû nous informer sur quelles sont les entités bancaires que vous utilisez et quel type de fichiers elles emploient. Avec cette information et le numéro d’identificateur que vous assignez à vos utilisateurs (carte d’entreprise ou autres ; si vous le souhaitez n’hésitez pas à relire cette information sur la configuration des utilisateurs) nous serons prêts pour commencer la conciliation automatique.

Une fois que le téléchargement programmé du fichier est achevé, les mouvements de celui-ci seront affichés sur l’écran de conciliation où vous verrez :

  • L’utilisateur auquel appartient le mouvement
  • La date
  • La quantité du paiement dans la devise de l’environnement
  • La quantité du paiement dans la devise originale
  • Le fournisseur
  • L’état "Concilié" ou "Non concilié"

Dans la dernière colonne, vous pourrez exécuter certaines des tâches supplémentaires qui dépendront des modules que vous aurez souscrits :

  • Si la dépense n'est pas conciliée, vous pouvez créer une avance (en cas de retrait d’effectif avec une carte d’entreprise, par exemple) ou la cacher.
  • Si la dépense est conciliée, vous pourrez voir le ticket (dépense) en question.

 

Remarque importante: Le processus de conciliation automatique n’a lieu que lorsqu’il existe un mouvement et une dépense contenant exactement la même information (date, montant). En cas de différences, pour des raisons de sécurité, il conviendra de faire une conciliation manuelle.

Dans ce cas, l’on signalera les conciliations en attente, et celles-ci devront être effectuées par l’utilisateur qui a reporté la dépense ou bien son contrôleur depuis la section des notes de frais. Les dépenses conciliées manuellement seront marquées sur les notes de frais correspondantes, où le contrôleur pourra confirmer qu’il s’agit d’une conciliation correcte.

 

 Puis-je créer des méthodes de paiement avec rapprochement manuellement?

Dans la section des méthodes de paiement, vous pouvez spécifier laquelle de ces nouvelles méthodes vous souhaitez être réconciliable ou non:

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