Les fonctionnalités de gestion des impôts vous permettent d’associer des impôts aux dépenses. Ainsi, l’introduction du montant des impôts pour chacune des dépenses devient pratiquement automatique.
Cet article aborde les aspects suivants.
- Création des impôts.
- Association des impôts à des catégories.
- Introduction des dépenses et assignation des impôts par les reporteurs.
- Exportation des données relatives aux dépenses et impôts.
Création des impôts
Pour commencer à utiliser la gestion d’impôts, allez sur l’onglet « Configuration » et cochez la case « Activer l’information relative aux impôts dans les dépenses » de la section « Impôts ».
Cochez la case « Information obligatoire » si vous voulez obliger l'utilisateur à compléter l’information relative aux impôts à chaque fois qu’il capture une dépense.
Le tableau à continuation présente une liste des différents impôts créés, accompagnés du nom de l’impôt et des différents taux, le pays associé à l’impôt, le % de l’impôt, un code et une indication d’état.
Les impôts suivants sont créés par défaut quand vous activez le module :
ESPAGNE (IVA) |
FRANCE (TVA) |
ITALIE (TVA) |
● General 21 % ● Reducido 10 % ● Superreducido 4 % |
● Normal 20 % ● Intermédiaire 10% ● Réduit 5,5 % ● Super Réduit 2,1 % |
● Ordinaria 22 % ● Ridotta 10 % ● Minima 4 % |
Si vous voulez ajouter de nouveaux impôts, utilisez le bouton « Ajouter impôt ». Il est possible aussi d’éditer les impôts prédéfinis avec le lien « Éditer » disponible à droite.
Pour créer ou éditer un impôt, un écran s’affiche et vous permet d'introduire :
- Le nom de l’impôt (et ses traductions).
- Le pays correspondant.
- Le nom des taux (et ses traductions).
- Le pourcentage.
- La date de début ou les périodes d’application de l’impôt.
- Le code interne pour l’exportation à comptabilité.
La section « Récupération des impôts » à continuation sert pour habiliter l’exportation des impôts (module de gestion de récupération).
Il est possible d’habiliter la récupération des impôts pour des utilisateurs spécifiques en les choisissant sur la liste.
Association des impôts à des catégories
Une fois créés les impôts, vous pouvez les associer à des catégories spécifiques. Pour ce faire, rendez-vous à la section « Catégories ».
À partir de ce moment, quand vous éditez ou créez une nouvelle catégorie, vous pouvez l’associer à des impôts spécifiques.
Commencez par choisir le pays pour énumérer les impôts correspondants. Vous pouvez ajouter plusieurs taux d’imposition à une même catégorie (pourvu que les impôts correspondent au même pays) en les choisissant parmi les options disponibles à droite. À gauche sont affichés les impôts actuellement associés à la catégorie choisie.
La dépliant « Calculer par défaut » vous permet de choisir le taux qui sera utilisé par défaut pour le calcul de la valeur de l’impôt à partir du montant lu par le système de lecture automatique de Captio. Rappelez-vous que quand il existe plus d’un taux pour la catégorie, l’utilisateur peut modifier le taux calculé par défaut pour l’adapter à chaque dépense en particulier.
Vous pouvez également marquer comme déductible l’impôt associé à la catégorie et inclure un pourcentage pour sa déduction.
Pour finir, n’oubliez pas qu’il n’est pas possible d’assigner des impôts ni à des catégories concernant exclusivement des frais kilométriques, ni à des catégories contenant des sous-catégories.
Introduction de dépenses et assignation des impôts par les reporteurs
Une fois que l'administrateur de Captio ait créé les impôts correspondants et après les avoir assignés à des catégories, les reporteurs de dépenses pourront commencer à se bénéficier de la gestion assistée d’impôts lorsqu’ils capturent leurs dépenses.
Quand l’utilisateur capture une dépense et indique une catégorie, le montant de l’impôt est calculé automatiquement à partir du taux de l’impôt associé à cette catégorie et du montant de la dépense lu par Captio.
Rappelez-vous qu’en cas d’exister plus d’un taux possible pour une même catégorie, le montant de l’impôt sera calculé en tenant compte du taux établi par défaut par l’administrateur (si celui-ci a été défini).
Si l’utilisateur veut élargir l’information sur l’impôt calculé ou le modifier, il peut le faire en sélectionnant l’impôt en question.
Sur l’écran « Gestion de l’impôt » il est possible de modifier le type d’impôt associé à la catégorie. Au cas où plusieurs taux soient appliqués à une même dépense, il est possible d’attribuer des montants spécifiques à chacun des taux. Captio fera alors les calculs pertinents pour vérifier que les impôts introduits sont corrects.
L’utilisateur peut aussi marquer s’il s’agit d’impôts déductibles ou pas dans la partie supérieure de l’écran.
Bien évidemment, ce processus peut être réalisé aussi bien depuis l’application mobile de Captio que depuis notre interface web.
Important : l’administrateur peut créer des alertes relatives à la gestion des impôts pour la phase de contrôle. Par exemple, pour identifier des cas où l’utilisateur indique qu’une dépense n’est pas soumise à des impôts ou quand il introduit plus d’un taux manuellement.
Pour la création de dépenses via API, il est également possible d’introduire l’information relative aux impôts.
Exportation des données relatives aux dépenses et impôts
Toute l’information concernant les impôts est disponible dans le fichier d’exportation du CSV standard des notes de frais.
Elle est disponible aussi via API. Cette option permet de télécharger l’information concernant les impôts associée à une dépense et la configuration générale des impôts.
Finalement, cette information sera utilisée aussi pour afficher le montant recouvrable dans la section « Récupération des impôts », où il est possible de télécharger les images des tickets regroupés par fournisseur.
REMARQUE : La configuration actuelle pour le module de récupération d’impôts ne sera plus disponible pour les nouveaux clients, lesquels devront utiliser le module d’impôts. Les clients qui utilisent l’ancienne configuration ne sont pas obligés de migrer au nouveau modèle, au contraire, les deux modèles peuvent coexister sur Captio.
Cette migration sera étudiée séparément pour chaque client, au cas où il soit nécessaire d’adapter les valeurs actuellement assignées aux catégories. Au moment du changement, les deux modèles peuvent coexister dans les documents exportés de récupération d’impôts.