Comment fonctionne la gestion du CFDI dans Emburse Captio ?
Qu'est-ce que le CFDI ?
Le CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) est la facture électronique officielle au Mexique. C'est le document fiscal nécessaire pour justifier les dépenses et pouvoir les déduire auprès du SAT.
Un CFDI est composé de :
- Fichier XML → c'est le document fiscal valide
- Fichier PDF → c'est la représentation visuelle du XML
Comment Emburse Captio gère-t-il le CFDI ?
Emburse Captio automatise la gestion du CFDI à partir des dépenses enregistrées par les utilisateurs.
1. Enregistrement de la dépense
L'utilisateur :
- Effectue une dépense
- Prend une photo du ticket ou justificatif
- Remplit les informations de la dépense dans l'application
Important : le processus ne commence que lorsque la dépense est entièrement enregistrée.
2. Demande du CFDI
Une fois la dépense enregistrée :
- Emburse Captio demande automatiquement le CFDI au commerce (lorsque cela s'applique)
- Ce processus peut prendre :
- Jusqu'à 24 heures pour les processus automatiques
- Jusqu'à 72 heures pour les processus manuels
3. Réception et rapprochement
Si la demande est réussie :
- Les fichiers XML et PDF sont reçus
- Ils sont automatiquement liés à la dépense correspondante
- Ils restent disponibles comme pièces jointes de la dépense
4. Validation du CFDI
Le CFDI peut être validé pour vérifier que :
- Il respecte le format fiscal requis
- Il est valide auprès du SAT
Cette validation permet de s'assurer que le document peut être utilisé correctement dans les processus comptables et fiscaux.
Que voit l'utilisateur ou l'administrateur ?
Actuellement :
- La dépense est enregistrée et suit son flux normal (approbation, rapport, etc.)
- Si le CFDI est obtenu correctement :
- Les fichiers XML et PDF sont joints à la dépense
- Si ce n'est pas obtenu :
- Aucun fichier joint n'est affiché
Important :
- Le système n'affiche pas l'état intermédiaire du processus (en attente, en cours, etc.)
- L'obtention du CFDI ne bloque pas l'approbation de la dépense
Que faut-il prendre en compte en tant qu'administrateur ?
- Toutes les dépenses ne génèrent pas automatiquement un CFDI (cela dépend du commerce et du type de justificatif)
- La qualité de l'image du ticket est essentielle pour faciliter la demande
- Les CFDI obtenus peuvent être utilisés dans :
- Les exportations comptables
- Les processus de déduction fiscale (en dehors de la plateforme)
Que fait et que ne fait pas Emburse Captio ?
- ✅ Gère la demande, la réception et la validation du CFDI
- ❌ Ne réalise pas la déclaration ni le recouvrement des impôts auprès du SAT
Ces démarches doivent être effectuées via les processus comptables de l'entreprise.
Questions fréquentes
L'utilisateur doit-il demander le CFDI manuellement ?
Non, Emburse Captio peut le gérer automatiquement lorsque la dépense remplit les conditions nécessaires.
Puis-je approuver une dépense sans CFDI ?
Oui. Le processus d'approbation est indépendant.
Où puis-je trouver le CFDI ?
Dans la dépense, en tant que fichiers joints (XML et PDF), une fois obtenu.