Os adiantamentos servem para gerir os pagamentos em dinheiro e por antecipado que se atribuem a um trabalhador para gastar durante uma viagem de empresa.
Existem duas secções relacionadas com os adiantamentos na parte do utilizador administrador do Captio:
Nesta seção, encontrará informações sobre os seguintes temas:
- A configuração de adiantamentos
- Criação de fluxo de trabalho de adiantamentos
Configuração de adiantamentos
Para configurar os adiantamentos, aceder à configuração > preferências > adiantamentos.
Para configurar adiantamentos, ir a Configurações> Adiantamentos. Vamos ver que parâmetros podem ser configurados nos pedidos de adiantamentos:
- Nome gerado automaticamente: Permite definir chaves para se gerar o nome do adiantamento de forma automática consoante a configuração. As chaves de configuração podem ser combinadas entre elas copiando uma ao lado da outra de forma seguida. Tem de se copiar o código a vermelho todo sem o modificar (exceto nos casos especificados).
- As chaves disponíveis são as seguintes:
{user:name} => Nome
{user:email} => Email
{user:userCode} => OpçõesUtilizador.CódigoUtilizador
{user:costCentre} => OpçõesUtilizadores.CentroCustos
{user:companyCode} => CódigoEmpresa
{today|yyyyMMdd} => data atual com o formato yyyyMMdd.
* O formato pode-se personalizar, mais info em https://docs.microsoft.com/es-es/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings
{AdvanceCounter|#} => Contador autoincremental por empresa
{AdvanceCounterAnnual|#} => Contador autoincremental por empresa e ano
{AdvanceCounterForUser|#} => Contador autoincremental por utilizador
{AdvanceCounterForUserAnnual|#} => Contador autoincremental por utilizador e ano
* "#" corresponde ao número de caracteres do campo, acrescentando zeros à esquerda, se for necessário.
- Permitir aos revisores editar a referência: A checkbox ativada permitirá que os revisores modifiquem o nome do adiantamento.
- Data de liquidação: estabelece um prazo de dias após o qual a pessoa será notificada de que o adiantamento não foi liquidado.
- E-mail de aviso de liquidação: inserir o e-mail da pessoa à qual quer que seja comunicado de que não foi liquidado o adiantamento.
- Montante mínimo de controlo: se for definido um valor neste campo, todos os pedidos de adiantamentos que sejam iguais ou inferiores serão aprovados diretamente, evitando as fases de fluxo de trabalho intermédias.
- Montante máximo permitido: não será possível solicitar nenhum adiantamento por um montante superior ao que for definido neste campo.
- Número de cópias do recibo: Pode configurar todas as cópias do recibo de liquidação que quiser imprimir.
- Divisa base: isto é, divisa do adiantamento.
- Tabela valores de câmbio de divisa: Pode estabelecer manualmente as alterações de divisa que relativas aos adiantamentos, ou assinalar a seguinte casa.
- Atualização automática: atualizaremos os valores das divisas automaticamente de acordo com o Banco Central Europeu, com qualquer periocidade predefinida.
Quando tiver configurado os adiantamentos, terá de acrescentar os utilizadores que o necessitem através dos fluxos de aprovação.
Criação de fluxos de trabalho de adiantamentos
Quando tiver configurado os parâmetros anteriores, é o momento de criar os fluxos de trabalho.
A criação de um fluxo de trabalho de adiantamentos é semelhante à criação de um fluxo de aprovação de relatórios. Consulte este artigo se precisar de mais pormenores. Para criar um novo fluxo de trabalho de adiantamentos:
- Clicar em “Novo”.
- Acrescentar um nome.
- Selecionar tipo > Adiantamentos no menu suspenso.
Em seguida, podem ser acrescentadas todas as etapas necessárias, utilizadores e campos envolvidos da mesma forma que se faz num fluxo de trabalho de relatórios e, no final, clicar no botão Guardar.
Quando já tiver definido o fluxo de trabalho de adiantamentos, o processo irá iniciar-se cada vez que um utilizador comunicador de despesas incluído nele solicitar um. O seu pedido passará pelas etapas definidas até que seja aprovado ou rejeitado. Caso seja aprovado, o adiantamento será associado ao próximo relatório de despesas que o utilizador comunicador gerar.
A partir do administrador também se podem ver os adiantamentos que são geridos na empresa e o estado dos mesmos, para além da eliminação de um adiantamento solicitado e ainda pendente de aprovação.
Se quer informação sobre como são aprovados os adiantamentos, consulte este artigo.