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6. Conciliação bancária

O módulo de conciliação e para que serve

O módulo de conciliação do Captio serve para automatizar o processo (necessário a nível contabilístico) de relacionar cada pagamento que é realizado num cartão de empresa com uma despesa comunicada num relatório por um utilizador.

Tarefas a nível administrador 

Antes de mais, tenha em consideração que este módulo requere um trabalho prévio de integração; através de um conector ou carregando os ficheiros para um SFTP (se tiver dúvidas, entre em contacto connosco) 

Uma vez carregados em Captio, estes movimentos serão conciliados automaticamente com as despesas não reembolsáveis comunicadas pelos utilizadores (recibos comunicados) que tenham sido pagos com cartão de empresa.

 Que formas de pagamento podem ser conciliadas?

Uma forma de pagamento pode ser conciliada quer seja reembolsável ou não. O primeiro caso é útil para os cartões corporativos numa conta de empregado que a empresa pretenda conciliar, mas trata-se de formas de pagamento reembolsáveis. 

O Captio realiza a conciliação automática tendo em consideração vários fatores: 

Despesas não reembolsáveis ou reembolsáveis

Pagamentos

O utilizador comunica as despesas, a forma de pagamento, a data e o valor são examinados

O titular do cartão, data e valor são verificados

Como são carregadas as despesas no Captio para a conciliação automática?

Antes de mais, não esquecer que aquando da contratação do módulo de conciliação, teve de fornecer informação sobre os bancos que utiliza e que tipo de ficheiros usam essas entidades. Com esta informação e o número de identificador que utilize para os seus utilizadores (cartão de empresa, nº inscrição ou outros… se desejar, leia novamente esta informação sobre configuração de utilizadores) já estaremos prontos para começar a conciliação automática.

Na seção de movimentos/transações, você verá seus movimentos e os de outros usuários se você tiver permissões e a forma de pagamento em que foram feitos (cartão, cartão de débito, etc.)

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Uma vez concluído o carregamento do ficheiro, os movimentos do mesmo serão exibidos no ecrã de conciliação onde verá:

  • O utilizador ao qual pertence o movimento.
  • A data.
  • O montante do pagamento na moeda original.
  • O montante do pagamento na moeda do ambiente.
  • O fornecedor.
  • O estado ”Conciliado” ou “Sem conciliar”.

Na última coluna poderá executar algumas tarefas adicionais que dependerão dos módulos que foram contratados:

    • Se a despesa não estiver conciliada pode criar um adiantamento (caso levante dinheiro com cartão de empresa, por exemplo) ou ocultá-lo.
    • Se a despesa estiver conciliada, poderá ver o recibo (despesa) relacionado.
  • Apenas poderá criar adiantamentos a partir dos movimentos de formas de pagamento não reembolsáveis.

 Nota importante: o processo de conciliação automática apenas é realizado quando se encontra um movimento e uma despesa que tenham exatamente a mesma informação (data, montante). Caso existam diferenças, por segurança, será necessário realizar uma conciliação manual.

 Estes casos serão assinalados como conciliações pendentes, que devem ser realizadas pelo utilizador que comunicou a despesa ou pelo seu supervisor a partir da secção de relatórios. As despesas conciliadas manualmente serão assinaladas nos relatórios correspondentes, onde o supervisor poderá conferir que se trata de uma conciliação correta.

 

 Posso criar métodos de pagamento com conciliação manualmente?

 A partir da seção métodos de pagamento pode especificar qual destes novos métodos quer que sejam conciliáveis ou não:

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