Il processo di conciliazione è necessario quando un utente segnalatore genera una nuova nota spese, includendo in tale rapporto gli scontrini/le spese pagate con la carta aziendale.
Una volta entrato nella schermata principale del rapporto, l'utente dovrà andare alla sezione Spese non rimborsabili/Non-reimbursable expenses. In questa sezione verranno mostrati gli scontrini pagati con la carta aziendale, e per ogni scontrino verrà indicato nella colonna Conciliato/Reconciled se questo è stato conciliato o meno.
Se lo scontrino è contrassegnato dall'icona 
nella colonna dei Conciliati/Reconcilied, significa che è stato conciliato automaticamente. Tuttavia, se viene visualizzata l'icona 
significa che è stato conciliato manualmente.
Uno scontrino non viene conciliato automaticamente se la data e l'importo non coincide con nessun movimento caricato su Captio. Ad esempio, l'importo potrebbe essere lo stesso, ma la data dello scontrino e la data del movimento non coincidono poiché il movimento è stato registrato con un giorno di ritardo rispetto alla spesa.
In questo caso, dovrai andare alla sezione Conciliazione del rapporto, dove disporrai di un riepilogo dello stato di conciliazione delle spese presenti in quest'ultimo. In caso di scontrini non conciliati, la conciliazione di questi ultimi dovrà essere effettuata manualmente. Per farlo, disponi della funzione Gestore di conciliazioni/Reconciliation editor.
NOTA: Se il sistema rileva diversi pagamenti da conciliare automaticamente in uno stesso scontrino, la conciliazione automatica non avverrà per evitare possibili errori.
Selezionando il Gestore di conciliazioni/Reconciliation editor, si aprirà una finestra pop-up che ti permette di conciliare manualmente tutti gli scontrini in attesa di conciliazione presenti nel rapporto in questione.
Questa finestra pop-up è organizzata in due pannelli:
- Nel pannello a sinistra delle Spese non rimborsabili/Non-reimbursable expenses vengono mostrati gli scontrini acquisiti. Nella parte superiore della tabella vengono mostrati gli scontrini in attesa di conciliazione, mentre nella parte inferiore vengono indicati gli scontrini conciliati, manualmente o automaticamente.
- Nel pannello a destra dei Pagamenti conciliati e dei Pagamenti non conciliati/Reconciled and Unreconciled payments vengono visualizzati i movimenti caricati su Captio. Nella parte superiore vedrai i pagamenti conciliati relativi allo scontrino selezionato dal pannello di sinistra. Nella parte inferiore, Captio propone i pagamenti da conciliare ordinati secondo le probabilità che hanno di essere i movimenti corretti.
Dovrai selezionare una spesa non conciliata nella parte superiore del pannello di sinistra, e nella parte inferiore del pannello di destra dei Pagamenti non conciliati/Unreconciled payments ti verranno mostrati i movimenti da conciliare ordinati secondo le probabilità che hanno di essere i movimenti corretti. Una volta selezionata, potrai conciliare la spesa tramite l'opzione Concilia/Reconcile situata a destra dell'importo.
Dopo la riconciliazione manuale, lo scontrino passerà alla sezione Scontrini conciliati/Reconciled receipts e il pagamento corrispondente passerà alla sezione dei Pagamenti conciliati/Reconciled payments.
Quando tutti i pagamenti sono stati conciliati con i relativi scontrini, potrai salvare le modifiche cliccando sul pulsante verde Concilia/Reconcile. La procedura guidata si chiuderà e il rapporto ricalcolerà automaticamente i valori degli scontrini in base ai pagamenti bancari.
NOTA: Prevale il valore del movimento bancario rispetto al valore dello scontrino.
Puoi visualizzare un video esplicativo del processo di conciliazione completo da questo link.