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Riconciliazione delle spese (app e web)

Il processo di riconciliazione è necessario quando un utente della nota spese genera una nuova nota spese, includendo biglietti/spese pagate con una carta aziendale, carte Emburse, ecc. in questa relazione.

Il processo di riconciliazione automatica viene eseguito solo quando si riscontra un movimento e una spesa che hanno esattamente le stesse informazioni (data, importo e valuta). In caso di differenze, per motivi di sicurezza, dovrà essere effettuata una riconciliazione manuale.

I movimenti vengono caricati una volta al giorno (in base alla spedizione da parte della banca) ad eccezione delle Carte Emburse che vengono caricate in tempo reale.

 

 

Conciliazione APP
Conciliazione WEB

Conciliazione APP

Cosa succede con le spese effettuate con una carta collegata al conto aziendale?


Le spese effettuate con metodi di pagamento riconciliabili (questo è definito dall'amministratore, normalmente sono carte aziendali) appariranno nel tuo account Captio come una transazione che deve essere riconciliata.

Cliccando sulla transazione vedrai l'importo, la data e le informazioni sul fornitore.

Per riconciliare le spese con transazioni bancarie che non sono state riconciliate automaticamente, puoi procedere in due modi.

1. Crealo dal movimento/transazione bancaria
2. Riscuotere una spesa/biglietto catturato dalla transazione bancaria

 


1. Crealo dal movimento/transazione bancaria

Se scegli la prima opzione e fai clic sulla transazione, puoi riconciliare la spesa facendo clic sull'icona della fotocamera e catturando la spesa. Oppure puoi caricare una spesa in pdf. Queste sono le spese che ricevi digitalmente, normalmente nella tua email.

 

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Nel caso in cui desideri eliminare la foto, puoi eliminarla dal pulsante del cestino e caricarne una nuova.

 

 

Potrai anche selezionare la categoria della transazione e inserire altre informazioni richieste dalla tua organizzazione.

In questo momento puoi risparmiare la spesa.

 

 

 

2. Riscuotere una spesa/biglietto catturato dalla transazione bancaria

Nel caso in cui tu abbia già creato la spesa, puoi unirla alla transazione creata automaticamente.

Per fare ciò devi accedere alla transazione e cliccare sul pulsante Partecipa. E poi seleziona le spese che hai già creato.

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Conciliazione WEB

Nella sezione movimenti/transazioni vedrai i tuoi movimenti e quelli di altri utenti se sei in possesso dei permessi, e la forma di pagamento con cui sono stati effettuati (carta, emburse card, ecc.)

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Nella schermata di riconciliazione in cui vedrai:

  • L'utente a cui appartiene il movimento.
  • L'appuntamento.
  • Il fornitore.
  • Il metodo di pagamento
  • numero di carta
  • Il rapporto a cui appartiene
  • L'importo del pagamento nella valuta originale.
  • L'importo del pagamento nella valuta dell'ambiente.
  • Lo stato "Riconciliato" o "Non riconciliato.

Nell'ultima colonna puoi eseguire alcune attività aggiuntive che dipenderanno dai moduli che hai contratto:

Se la spesa non è riconciliata, puoi creare un anticipo (nel caso tu abbia un prelievo di contante con carta azienda, ad esempio) o nasconderlo.
Se la spesa è riconciliata, potrai vedere il relativo ticket (spesa).
Puoi creare anticipi solo dai movimenti delle forme di pagamento non rimborsabili.

 

In questa sezione verranno mostrati i biglietti pagati con carta azienda, e per ogni biglietto sarà indicato, attraverso la colonna Riconciliato/Riconciliato, se il biglietto è riconciliato o meno.

 


Se il ticket ha l'icona A nella colonna Riconciliato/Riconciliato, significa che è stato riconciliato automaticamente, mentre se compare l'icona M, significa che è stato riconciliato manualmente. Se non appare nulla, è perché stai aspettando di riconciliare manualmente.

 


In quest'ultima colonna puoi eseguire alcune attività aggiuntive che dipenderanno dai moduli che hai contratto:

Se la spesa non è riconciliata, puoi creare un anticipo (nel caso tu abbia un prelievo di contante con carta azienda, ad esempio) o nasconderlo.
Se la spesa è riconciliata, potrai vedere il relativo ticket (spesa).
Puoi creare anticipi solo dai movimenti delle forme di pagamento non rimborsabili.

Nota importante: il processo di riconciliazione automatica viene eseguito solo quando vengono rilevati un movimento e una spesa che hanno esattamente le stesse informazioni (data, importo). In caso di differenze, per motivi di sicurezza, dovrà essere effettuata una riconciliazione manuale.

 


Come riconciliare manualmente sul Web:

Questi casi saranno contrassegnati come riconciliazioni in sospeso, che devono essere eseguite dall'utente che ha segnalato la spesa o dal suo supervisore dalla sezione dei rapporti. Le spese riconciliate manualmente verranno contrassegnate nei report corrispondenti, dove il supervisore può confermare che si tratta di una riconciliazione corretta.

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NOTA: se il sistema trova diversi pagamenti candidati da riconciliare automaticamente con lo stesso ticket, non verrà riconciliato automaticamente per evitare errori.

 


Quando si seleziona Reconciliation Manager/Reconciliation editor, verrà visualizzata una schermata pop-up che consente di riconciliare manualmente tutti i ticket che appaiono come in attesa di riconciliazione in Captio per il report in questione.

Questa schermata pop è organizzata in due pannelli:

Nel pannello di sinistra delle Spese non rimborsabili / Spese non rimborsabili, vengono mostrati i ticket acquisiti. La parte superiore mostra i ticket in attesa di riconciliazione, mentre la parte inferiore mostra i ticket che sono già stati riconciliati, manualmente o automaticamente.
Nel pannello di destra di Pagamenti riconciliati e pagamenti non riconciliati / Pagamenti riconciliati e non riconciliati, vengono mostrati i movimenti caricati in Captio. In alto vedrai i pagamenti riconciliati con il ticket selezionato a sinistra. In fondo, Captio propone i pagamenti candidati da riconciliare, ordinati in base al movimento più probabile.

 

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È necessario selezionare una spesa non riconciliata nella parte superiore del pannello di sinistra e quindi le transazioni non riconciliate verranno visualizzate nella parte inferiore del pannello di destra dei pagamenti non riconciliati, ordinate in base alla probabilità che siano la transazione corretta. Una volta selezionato, potrai riconciliare la spesa utilizzando l'opzione Riconcilia/Riconcilia indicata a destra dell'importo.

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Dopo la riconciliazione manuale, il ticket viene visualizzato nella sezione Incassi riconciliati/Incassi riconciliati e il pagamento corrispondente appare in Pagamenti riconciliati/Pagamenti riconciliati.

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Quando tutti i pagamenti sono già riconciliati con il ticket corrispondente, puoi salvare le modifiche con il pulsante verde Reconcile/Reconcile, il gestore della riconciliazione si chiuderà e il report ricalcolerà automaticamente i valori dei ticket e del report in base ai pagamenti bancari .

NOTA: il valore del movimento bancario prevale sul valore del biglietto

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