Anticipi
In questa sezione potrai richiedere gli anticipi per disporre di denaro per le tue spese.
La funzionalità degli anticipi è visibile ed accessibile solo agli utenti che abbiano gli anticipi attivati.
ANTICIPI DALL'APP
Richiedere un anticipo
Per richiedere un anticipo dall'app, devi accedere alla sezione Anticipi/Advances dal blocco inferiore del menù principale.
Richiedere un nuovo anticipo
Cliccando sul pulsante in alto a destra (+), puoi richiedere un nuovo anticipo.
Qui verranno visualizzati diversi campi: il motivo, il workflow e i campi personalizzati che la tua azienda potrebbe richiederti.
Cliccando sul pulsante che contiene le informazioni relative alla valuta puoi modificare la valuta dell'anticipo.
Nel caso in cui sia attivo il campo di Viaggio, verrà visualizzato un campo aggiuntivo in cui potrai specificare i giorni di viaggio al fine di vedere l'importo raccomandato dalla tua azienda in base ai giorni indicati.
Dopo aver inserito tutti i dati, puoi effettuare la richiesta cliccando su Richiedi anticipo/Request advance.
In questo momento, e in base alla politica di spesa della tua azienda, verrai informato se l'importo supera quello raccomandato o obbligatorio.
Visualizzerai l'anticipo in Attivi/Active con lo stato di Richiesto/Requested.
Una volta che l'anticipo è stato inoltrato, puoi accedere ai suoi dettagli e finché il suo stato sia Richiesto non potrai modificarlo.
Il campo Multivaluta appare solo in quegli anticipi che contengono più di una valuta. Questi devono essere richiesti tramite il sito web. Dall'app è possibile visualizzare solo gli importi di ogni valuta.
Questa schermata dettaglia tutti gli importi in ogni valuta che è stata richiesta per l'anticipo in questione. Gli elementi di questo elenco non sono selezionabili né modificabili, sono solo informativi.
STATI DEGLI ANTICIPI
Gli stati degli anticipi possono essere i seguenti:
- Attivi: Anticipi nello stato di Richiesto/Approvato/Convalidato/Rifiutato.
- Liquidati: Anticipi che sono stati liquidati (sempre in un rapporto già liquidato).
Richiesto:
Anticipo che si trova in fase di approvazione.
Approvato (in attesa di consegna) (verrà visualizzato solo se è presente una casella utente)
Il revisore ha approvato l'anticipo richiesto.
Una volta effettuato il pagamento anticipato, verrà visualizzato il seguente stato.
Convalidato:
Quando l'anticipo si trova nello stato di Convalidato significa che l'utente già dispone di esso e può aggiungerlo ad un rapporto mediante il campo Rapporto.
Anticipo liquidato:
Quando l'anticipo è stato liquidato, potrai solo visualizzarne il contenuto e accedere ai dettagli multivaluta.
Nello stato di Liquidato, l'anticipo non può essere eliminato.
ANTICIPI DAL SITO WEB
Nella sezione Anticipi/Advances, potrai richiedere al tuo supervisore degli anticipi in contanti. Nel caso in cui non riesca a visualizzare questa scheda, contatta l'amministratore della piattaforma (questo modulo non è attivato di default).
In questa sezione potrai vedere gli anticipi e il loro stato indicato nella colonna corrispondente di Stato/Status.
I diversi stati sono i seguenti:
- Richiesto/Requested: Quando hai richiesto un anticipo ed è in fase di approvazione.
- Rifiutato/Rejected: Gli anticipi rifiutati vengono identificati con questo stato e prevedono un pulsante di Modifica/Edit con il quale è possibile apportare modifiche all'anticipo e quindi inviarlo nuovamente per l'approvazione. Possiamo modificare gli importi (aggiungere, eliminare, modificare), la Data di incasso/Collection date e i Giorni di viaggio/Trip days.
- Valido/Valid: Gli anticipi che sono stati approvati vengono identificati con questo stato e possono essere inseriti in un qualsiasi rapporto.
- Liquidato/Settled: Questi anticipi si trovano già contabilizzati in un rapporto già liquidato.
- Approvato: solo per ambienti box utente. Questo stato apparirà fino a quando l'utente cassiere non consegnerà l'anticipo.
Per avviare il processo, clicca sul pulsante Richiedi anticipo/Request.
Apparirà un modulo in cui potrai specificare i dettagli dell'anticipo che desideri richiedere.
Una volta compilati i campi pertinenti, clicca sul pulsante verde. Il tuo supervisore riceverà la richiesta di anticipo.
Alcuni chiarimenti extra:
- Data di incasso: È solo un campo informativo e non vincolante, affinché la persona responsabile di consegnare l'anticipo al dipendente conosca la data in cui il richiedente vorrebbe riceverlo.
- Viaggio: Sì/No: In caso affermativo, permette di indicare il numero dei giorni di durata del viaggio. Il sistema ci guiderà sulla quantità massima raccomandata. Puoi richiedere un importo superiore, ma resterà indicato che stai sollecitando un importo superiore a quello raccomandato dall'azienda.
- Importo anticipo: È l'importo che desideri richiedere. Questo importo può essere costituito da una o più valute. Per farlo, inseriremo la cifra desiderata, selezioneremo la valuta e cliccheremo sul pulsante "+". Questa operazione deve essere ripetuta per ogni valuta richiesta, qualora si trattasse di un anticipo in più valute.
Ricorda che il tuo anticipo non sarà disponibile fino a quando il tuo supervisore non lo avrà approvato. Puoi verificare lo stato della tua richiesta in qualsiasi momento dalla tabella nella schermata iniziale della sezione "Anticipi".
Una volta approvato, l'anticipo verrà assegnato alla nota spese successiva. Nel caso in cui non desideri inserire l'anticipo nella nota spese successiva, puoi modificarlo da questa ultima.
Una volta che l'anticipo viene incluso nel rapporto, le spese pagate in contanti saranno "compensate" con l'importo anticipato. Possono verificarsi diversi casi:
- L'importo delle spese è inferiore all'importo dell'anticipo.
- Gli importi dell'anticipo coprono l'intera spesa, ma hai dovuto effettuare un cambio di valuta extra.
- L'importo speso è maggiore dell'importo dell'anticipo.
CASO 1: L'importo delle spese è inferiore all'importo dell'anticipo:
In questo esempio, il risultato della transazione è di -177 € poiché, nella valuta con la quale la compagnia lavora normalmente (EUR), come dipendente devi 177 euro all'azienda. Ma se facciamo attenzione, noteremo che in realtà c'è una linea per ogni valuta, pertanto gli importi da restituire sono, rispettivamente, 177 euro e 194 sterline.
Inoltre, potrebbe verificarsi che delle 194 sterline in realtà dovrai restituirne solo 190, giacché hai avuto una spesa personale (che non si riflette sull'azienda) per un importo di 4 sterline. In questo caso, utilizzerai il pulsante (‘=EUR’) per indicare che una parte di queste sterline saranno restituite in euro, mentre le altre corrispondono ad una spesa personale. La modifica sarebbe la seguente:
Una volta eseguita questa azione, verificherai che l'importo da restituire in euro è stato aumentato in base al cambio stabilito tra euro e sterline per quelle sterline che sono state spese a livello personale.
CASO 2: Gli importi dell'anticipo coprono l'intera spesa, ma hai dovuto effettuare un cambio di valuta extra:
Questo potrebbe accadere se, ad esempio, da Londra hai dovuto viaggiare ad un altro paese con una valuta diversa da quella dell'anticipo, e lì hai affrontato una spesa, ad esempio, in dollari americani. Il sistema ti informerà di questa situazione e dovrai eseguire l'azione pertinente per indicare come hai ottenuto i USD spesi in contanti:
Per segnalare questo cambio di valuta, dovrai selezionare la valuta e l'importo utilizzati come origine del cambio, e l'importo nella valuta finale ottenuta dopo il cambio. Ad esempio, utilizzo 90 delle 194 sterline, e per queste 90 sterline ricevo 134,289 dollari:
In questo modo il rapporto torna a disporre di tutte le informazioni necessarie per presentare le diverse linee di valuta con gli importi da restituire/percepire. Il tasso di cambio (calcolato dalla valuta di partenza, l'euro) è calcolato a partire dalle informazioni fornite, e poiché hai ricevuto più dollari di quelli che hai speso, verrà indicato che ci sono meno sterline da restituire, insieme ai dollari avanzati.
CASO 3: L'importo speso è maggiore dell'importo dell'anticipo:
Seguendo lo stesso esempio, hai speso più euro di quelli di cui disponevi con l'anticipo (hai aggiunto denaro di tasca tua). In questo caso, non sarà necessario restituire gli euro, ma dovrai restituire gli importi in eccedenza in altre valute. E come risultato della liquidazione, viene indicato che l'azienda deve rimborsarti gli euro in eccedenza (gli importi in altre valute devono essere restituiti):
NOTIFICHE DI ANTICIPI
Nel caso in cui si superino i giorni di liquidazione, riceverai 3 email di avviso:
- Il giorno in cui vengono superati i giorni di liquidazione
- 15 giorni dall’invio della prima email, nel caso in cui l’anticipo sia ancora valido e non sia stato liquidato
- 30 giorni dall’invio della prima email, nel caso in cui l’anticipo sia ancora valido e non sia stato liquidato