La revisione delle note spese che contengono pagamenti effettuati con una carta aziendale implica alcune variazioni dell'abituale processo di supervisione.
Per iniziare la procedura, vai alla scheda Rapporti/Reports. Lì troverai la sezione In attesa di approvazione/Check Pending, dove compaiono tutti i rapporti che richiedono la tua supervisione.
Se selezioni un rapporto, accederai alle sue informazioni. Nella sezione Spese non rimborsabili/Non-reimbursable expenses, visualizzerai gli scontrini pagati mediante carta aziendale, dove ogni scontrino sarà indicato nella colonna Conciliati/Reconcilied nel caso in cui sia stato conciliato automaticamente o manualmente.
Se la spesa è contrassegnata dall'icona 
nella colonna dei Conciliati/Reconcilied, significa che la spesa è stata conciliata automaticamente. Invece, se viene visualizzata l'icona 
significa che è stata conciliata manualmente.
Una spesa non viene conciliata automaticamente se la data e l'importo non coincide con nessun movimento caricato su Captio.
Per conciliare manualmente le spese non conciliate, puoi andare alla sezione Conciliazione/Reconciliation del rapporto, dove disporrai di un riepilogo dello stato di conciliazione delle spese presenti in quest'ultimo. Se ci dovessero essere spese che non possono essere conciliate, la conciliazione deve essere eseguita manualmente (se stabilito dalla politica dell'azienda).
Un altro fattore che dipende dalla politica dell'azienda sono le azioni relative alla conciliazione eseguita dalle diverse parti. Nella maggior parte dei casi, l'utente segnalatore delle spese dovrà effettuare una prima fase di conciliazione che tu, in qualità di supervisore, potrai successivamente prendere in esame.
Per farlo, disponi della funzione Gestore di conciliazioni/Reconciliation editor.
NOTA: Se il sistema rileva diverse spese da conciliare automaticamente in uno stesso scontrino, la conciliazione automatica non avverrà per evitare possibili errori.
Selezionando questa opzione, si aprirà una finestra pop-up che ti permetterà di conciliare manualmente tutte le spese in attesa di conciliazione presenti nel rapporto in questione.
Questa finestra pop-up è organizzata in due pannelli:
- Il pannello a sinistra è per le Spese non rimborsabili/Non-reimbursable expenses e qui vengono mostrate le spese comunicate dall'utente. Nella parte superiore della tabella vengono mostrati gli scontrini in attesa di conciliazione, mentre nella parte inferiore vengono indicati gli scontrini conciliati, manualmente o automaticamente.
- Il pannello a destra è per i Pagamenti conciliati e i Pagamenti non conciliati/Reconciled and Unreconciled payments e qui vengono visualizzati i movimenti bancari caricati su Captio. Nella parte superiore, appariranno i movimenti conciliati con la spesa che avrai precedentemente selezionato dal pannello di sinistra. Nella parte inferiore, Captio proporrà una serie di movimenti in attesa di conciliazione. Questi saranno ordinati in base alle loro possibilità di trattarsi di un movimento corretto.
Per continuare con la procedura di conciliazione, dovrai selezionare una spesa non conciliata dalla parte superiore del pannello a sinistra. Quindi, nella parte inferiore del pannello di destra dei Pagamenti non conciliati/Unreconciled payments, verranno mostrati i movimenti non conciliati. Selezionane uno. Una volta aver selezionato l'opzione Concilia/Reconcile, le due voci risulteranno conciliate.
Dopo la procedura di riconciliazione manuale, la spesa verrà mostrata nell'elenco situato nella sezione Scontrini conciliati/Reconciled receipts e il movimento bancario corrispondente sarà incluso nei Pagamenti conciliati/Reconciled payments.
Quando tutti i movimenti sono stati conciliati con le relative spese, potrai salvare le modifiche cliccando sul pulsante verde Concilia/Reconcile. La procedura guidata si chiuderà e il rapporto ricalcolerà automaticamente gli importi delle spese in base ai pagamenti bancari.
NOTA: Prevale il valore del movimento bancario rispetto al valore della spesa.
Puoi visualizzare un video esplicativo del processo di conciliazione completo da questo link.