5. Anticipi

Gli Anticipi servono a gestire i pagamenti in contanti e in anticipo che vengono assegnati ad un utente da spendere durante un viaggio di lavoro.

Esistono due sezioni relative agli anticipi nel pannello dell'utente amministratore di Captio:

• la configurazione delle funzionalità
• il flusso di approvazione (workflow) degli stessi.

Configurazione degli anticipi

Per impostare gli anticipi, vai a "Configurazione > Preferenze > Anticipi" e vediamo quali parametri puoi configurare da qui:

• • • Nome auto-generato: Permette di definire alcuni parametri in ​​modo che il nome dell'anticipo venga generato automaticamente in base alla configurazione. I parametri di configurazione possono essere combinati tra loro copiandoli uno accanto all'altro in fila.  Bisognerà copiare tutto il codice in rosso senza modificarlo (tranne nei casi specificati).  
    • I parametri disponibili sono i seguenti:

     

    {user:name} => Nome

    {user:email} => Email

    {user:userCode} => OpzioniUtenti.CodiceUtente

    {user:costCentre} => OpzioniUtenti.CentroSpesa

    {user:companyCode} => CodiceAzienda

     

    {today|yyyyMMdd} => data odierna in formato gg/mm/aa. 

    * Il formato può essere personalizzato, maggiori informazioni su https://docs.microsoft.com/es-es/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings

     

    {AdvanceCounter|#} => Contatore auto-incrementale per azienda

    {AdvanceCounterAnnual|#} => Contatore auto-incrementale per azienda e anno

    {AdvanceCounterForUser|#} => Contatore auto-incrementale per utente

    {AdvanceCounterForUserAnnual|#} => Contatore auto-incrementale per utente e anno

    * "#" corrisponde al numero di caratteri del campo, aggiungendo, se necessario, degli zeri a sinistra.

• Permetti ai supervisori di modificare il dato: la casella di controllo spuntata
  permetterà ai supervisori di modificare il nome dell'anticipo.
• Giorni liquidazione: stabilisci un periodo di giorni dopo il quale notificheremo che l'anticipo non è stato liquidato.
• Email avviso liquidazione: aggiungi l'email della persona a cui desideri inviare la notifica che l'anticipo non è stato liquidato.
• Importo minimo di controllo: se stabilisci un valore in questo campo, tutte le richieste di anticipi uguali o inferiori a tale importo verranno approvate automaticamente, evitando le fasi intermedie di workflow.
• Importo massimo permesso: Non sarà possibile richiedere nessun anticipo per un importo superiore a quello stabilito in questo campo.
• Numero di copie della ricevuta: puoi configurare quante copie della ricevuta di liquidazione desideri stampare.
• Valuta base: vale a dire, la valuta contabile dell'anticipo.
• Tabella valori cambio valuta: puoi impostare manualmente i cambi valuta che influiranno sugli anticipi o spuntare la casella successiva.
• Aggiornamento automatico: aggiorneremo automaticamente i valori delle valute, facendo riferimento alle informazioni della Banca Centrale Europea con la periodicità desiderata.

Una volta impostati gli anticipi, dovrai aggiungere gli utenti che ne hanno bisogno attraverso i flussi di approvazione.

Creazione di workflow di anticipi

Dopo aver configurato i parametri sopra indicati, è il momento di creare flussi di approvazione o workflow.

La creazione di un workflow di anticipi è simile a quella di un workflow di approvazione dei rapporti. Se hai bisogno di maggiori informazioni, dai un'occhiata a questo articolo. Per creare un nuovo workflow di anticipi:

• Clicca su "Configurazione > Workflow > "Nuovo".
• Aggiungi un nome.
• Seleziona "Tipo > Anticipi" dal menù a discesa.

Adesso puoi aggiungere tutte le fasi, gli utenti e i campi necessari nello stesso modo in cui lo faresti con un workflow di rapporti. Una volta terminato, clicca sul pulsante "Salva".

Una volta definito il workflow di anticipi, il processo avrà inizio ogni volta che un utente segnalatore in esso incluso farà richiesta di un anticipo. La sua richiesta passerà attraverso determinate fasi fino a quando non verrà approvata o rifiutata. Nel caso in cui venga approvata, l'anticipo sarà associato alla successiva nota spese che l'utente in questione genererà.Come amministratore puoi anche visualizzare gli anticipi gestiti in azienda e lo stato degli stessi, così come eliminare un anticipo richiesto e ancora in attesa di approvazione.

 

NOTIFICHE DI ANTICIPI:

Quando si superano i giorni di liquidazione vengono inviate 3 email di avviso all’utente che ha ricevuto l’anticipo:

1. Il giorno in cui vengono superati i giorni di liquidazione
2. 15 giorni dall’invio della prima email, nel caso in cui l’anticipo sia ancora valido e non sia stato liquidato
3. 30 giorni dall’invio della prima email, nel caso in cui l’anticipo sia ancora valido e non sia stato liquidato

Nel caso in cui nelle preferenze sia stata configurata una “email di avviso di liquidazione”, l’utente riceverà un’email di avviso 30 giorni dopo aver superato i giorni di liquidazione nel caso in cui l'anticipo sia ancora valido e non sia stato liquidato.

 

Se desideri sapere come vengono approvati gli anticipi, consulta il seguente articolo.