Cos'è il modulo di conciliazione e a cosa serve?
Il modulo di conciliazione di Captio serve ad automatizzare l'associazione (necessaria a livello contabile) di ogni pagamento effettuato utilizzando una carta aziendale ad una spesa comunicata da un utente in un rapporto.
Quali forme di pagamento possono essere riconciliate?
Una forma di pagamento può essere riconciliata indipendentemente dal fatto che sia rimborsabile o meno. Il primo caso è utile per quelle carte aziendali a fronte di un conto dipendente che l'azienda vuole riconciliare ma si tratta di forme di pagamento rimborsabili.
Attività a livello amministrativo
Il responsabile dell'amministrazione di Captio sarà colui che aggiunge i movimenti delle carte bancarie dell'azienda. Una volta caricati su Captio, questi movimenti saranno automaticamente conciliati con le spese non rimborsabili comunicate dagli utenti (scontrini consegnati) e pagate usando una carta aziendale.
Nella sezione movimenti/transazioni vedrai i tuoi movimenti e quelli di altri utenti se sei in possesso dei permessi, e la forma di pagamento con cui sono stati effettuati (carta, emburse card, ecc.)
Captio esegue la conciliazione automatica tenendo in conto diversi fattori.
- Spese: Vengono verificati l'utente segnalatore delle spese, la forma di pagamento, la data e l'importo.
- Pagamenti: Vengono verificati il titolare della carta, la data e l'importo.
Come vengono caricate le spese su Captio per la conciliazione automatica?
Prima di tutto, ricorda che al momento di utilizzare il modulo di conciliazione, dovresti averci fornito determinate informazioni, quali le banche che utilizzi e il tipo di file gestito da tali entità. Con queste informazioni e il numero identificativo che utilizzi per i tuoi utenti (carta aziendale, numero di targa o altri. Se lo desideri, verifica tali informazioni dalla configurazione degli utenti) saremo pronti per iniziare la conciliazione automatica.
Accedi alla scheda "Conciliazione" dal tuo pannello di amministrazione e clicca sul pulsante "Aggiungi pagamenti" per aprire la procedura guidata.
Adesso dovrai specificare:
- Il margine di giorni ammissibile (quanto precise devono essere le date delle spese e dei pagamenti secondo la banca), tenendo presente che ciò si applica solo quando la conciliazione non viene eseguita automaticamente, ma deve essere fatta manualmente.
- Il margine di importo ammissibile, tenendo presente che ciò si applica solo quando la conciliazione non viene eseguita automaticamente, ma deve essere fatta manualmente.
- Quale metodo di pagamento tra quelli che hai stabilito desideri conciliare.
- Il tipo di file che hai intenzione di utilizzare.
Quindi, clicca su "+File" e carica dal tuo computer il file che ti ha fornito la tua entità bancaria (in pratica, si tratta dell'elenco dei movimenti associati alle carte degli utenti). Se tutto va bene, verrà visualizzato un messaggio e il sistema inizierà a lavorare in background. Puoi aspettare o, se devi fare qualcos'altro, abbandonare la schermata e tornare più tardi.
Una volta caricato il file, i movimenti in esso contenuti verranno mostrati nella schermata di conciliazione dove vedrai:
- L'utente a cui appartiene il movimento
- La data
- L'importo del pagamento nella valuta originale
- L'importo del pagamento nella valuta dell'ambiente
- Il fornitore
- Lo stato "Conciliato" o "Non conciliato"
E nell'ultima colonna potrai eseguire alcune attività aggiuntive:
- Se la spesa non è stata conciliata, puoi creare un anticipo (ad esempio, nel caso in cui sia presente un prelievo in denaro contante con carta aziendale) o nasconderlo.
- Se la spesa è stata conciliata, potrai visualizzare lo scontrino corrispondente (spesa).
- Solo gli anticipi possono essere creati dai movimenti di forme di pagamento non rimborsabili.
Nota importante: Il processo di conciliazione automatica viene eseguito solo quando è presente un movimento e una spesa che possiedono esattamente le stesse informazioni (data, importo). Nel caso in cui ci siano delle differenze, per ragioni di sicurezza, dovrai eseguire una conciliazione manuale.
Questi casi saranno contrassegnati come "Conciliazioni in sospeso", che dovranno essere effettuate dall'utente che ha comunicato la spesa o dal suo supervisore dalla sezione "Rapporti". Le spese conciliate manualmente verranno contrassegnate nei rapporti corrispondenti, in cui il supervisore potrà confermare che la conciliazione è avvenuta correttamente.
Posso creare manualmente metodi di pagamento con riconciliazione?
Dalla sezione Metodi di pagamento è possibile specificare quale di questi nuovi metodi si desidera essere riconciliabili o meno: