¿Cómo funciona la gestión de CFDI en Emburse Captio?
¿Qué es el CFDI?
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica oficial en México. Es el documento fiscal necesario para justificar gastos y poder deducirlos ante el SAT.
Un CFDI está compuesto por:
- Archivo XML → es el documento fiscal válido
- Archivo PDF → es la representación visual del XML
¿Cómo gestiona Emburse Captio el CFDI?
Emburse Captio automatiza la gestión del CFDI a partir de los gastos registrados por los usuarios.
1. Registro del gasto
El usuario:
- Realiza un gasto
- Toma una foto del ticket o comprobante
- Completa la información del gasto en la app
Importante: el proceso solo se inicia cuando el gasto está completamente registrado.
2. Solicitud del CFDI
Una vez registrado el gasto:
- Emburse Captio solicita automáticamente el CFDI al comercio (cuando aplica)
- Este proceso puede tardar:
- Hasta 24 horas en procesos automáticos
- Hasta 72 horas en procesos manuales
3. Recepción y conciliación
Si la solicitud es exitosa:
- Se reciben los archivos XML y PDF
- Se vinculan automáticamente al gasto correspondiente
- Quedan disponibles como adjuntos del gasto
4. Validación del CFDI
El CFDI puede ser validado para comprobar que:
- Cumple con el formato fiscal requerido
- Es válido ante el SAT
Esta validación permite asegurar que el documento puede utilizarse correctamente en procesos contables y fiscales.
¿Qué ve el usuario o administrador?
Actualmente:
- El gasto se registra y sigue su flujo normal (aprobación, reporte, etc.)
- Si el CFDI se obtiene correctamente:
- Aparecen los archivos XML y PDF adjuntos al gasto
- Si no se obtiene:
- No se muestran archivos adjuntos
Importante:
- El sistema no muestra el estado intermedio del proceso (pendiente, en curso, etc.)
- La obtención del CFDI no bloquea la aprobación del gasto
¿Qué tener en cuenta como administrador?
- No todos los gastos generan CFDI automáticamente (depende del comercio y del tipo de comprobante)
- La calidad de la imagen del ticket es clave para facilitar la solicitud
- Los CFDI obtenidos pueden utilizarse en:
- Exportaciones contables
- Procesos de deducción fiscal (fuera de la plataforma)
¿Qué hace y que no hace Emburse Captio?
- ✅ Gestiona la solicitud, recepción y validación del CFDI
- ❌ No realiza la presentación ni recuperación de impuestos ante el SAT
Estas gestiones deben realizarse a través de los procesos contables de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿El usuario tiene que solicitar el CFDI manualmente?
No, Emburse Captio puede gestionarlo automáticamente cuando el gasto cumple las condiciones necesarias.
¿Puedo aprobar un gasto sin CFDI?
Sí. El proceso de aprobación es independiente.
¿Dónde puedo encontrar el CFDI?
En el gasto, como archivos adjuntos (XML y PDF), una vez obtenido.