Gestión de CFDI en Emburse Captio
¿Qué es el CFDI?
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica oficial en México. Es el documento fiscal necesario para justificar gastos y poder deducirlos ante el SAT.
Un CFDI está compuesto por:
- Archivo XML: documento fiscal válido.
- Archivo PDF: representación visual del XML.
Para que un gasto sea fiscalmente deducible, la empresa suele necesitar disponer del CFDI y asegurarse de que cumple los requisitos fiscales correspondientes (RFC correcto, estructura válida, datos obligatorios, etc.).
El problema que resuelve Emburse Captio
En muchas organizaciones, el proceso de obtención y validación de facturas sigue siendo manual:
- El empleado debe conservar el ticket.
- Solicita la factura al comercio.
- Descarga el XML y el PDF.
- Los adjunta manualmente al gasto.
- Finanzas revisa posteriormente si la documentación es correcta.
Este proceso genera retrasos, errores, gastos no deducibles y una importante carga administrativa.
Emburse Captio automatiza gran parte de este proceso para reducir el esfuerzo de empleados y equipos financieros, mejorando el cumplimiento fiscal y la deducibilidad de los gastos.
¿Qué hace Emburse Captio?
Emburse Captio ofrece dos capacidades complementarias:
| Capacidad | Descripción |
|---|---|
| Recuperación de CFDI | Obtiene automáticamente la factura cuando el empleado solo dispone del ticket o comprobante |
| Validación de CFDI | Comprueba que el XML cumple los requisitos fiscales aplicables |
La idea es simple: el empleado sigue registrando sus gastos como siempre y Captio automatiza el trabajo que tradicionalmente realizaban el propio empleado o el departamento de finanzas.
¿Cómo funciona la gestión de CFDI?
1. Registro del gasto
El empleado:
- Realiza un gasto.
- Toma una fotografía del ticket o comprobante, o adjunta un documento.
- Completa la información requerida del gasto.
Importante: el proceso solo se inicia cuando el gasto está completamente registrado.
Canales soportados
- Web
- Aplicación móvil
- Email (buzón de gastos corporativo)
2. Evaluación de recuperación
Una vez registrado el gasto, Captio analiza si procede solicitar el CFDI.
Captio solicita automáticamente la recuperación cuando:
- El usuario ha subido únicamente un ticket, imagen o PDF sin XML.
- El gasto está completo.
- Cumple las reglas configuradas por la empresa.
- La moneda es MXN o USD.
- El RFC del empleado o de la empresa está correctamente configurado.
Captio no solicita la recuperación cuando:
- Ya existe un XML adjunto.
- Es un gasto de kilometraje o dieta.
- No cumple los filtros configurados por la empresa.
- La moneda es distinta de MXN o USD.
- Existe alguna incidencia en la configuración fiscal del usuario.
3. Solicitud del CFDI
Si el gasto cumple las condiciones necesarias:
- Emburse Captio envía automáticamente la solicitud de recuperación al proveedor especializado.
- El proveedor intenta obtener la factura directamente del emisor.
Los tiempos habituales pueden ser:
- Hasta 24 horas en procesos automáticos.
- Hasta 72 horas en procesos que requieren gestión manual.
Importante: la recuperación no garantiza la obtención del CFDI en todos los casos, ya que depende de la capacidad del comercio para emitir o proporcionar la factura.
4. Recepción y conciliación
Si la recuperación es exitosa:
- Emburse Captio recibe los archivos XML y PDF.
- Ambos documentos se vinculan automáticamente al gasto correspondiente.
- Quedan disponibles como adjuntos del gasto.
5. Validación fiscal del CFDI
Cuando la empresa tiene activado el servicio de validación:
- El XML se valida mediante EDICOM.
- Se comprueba que cumple los requisitos fiscales aplicables.
- Se verifica que el documento es apto para procesos contables y fiscales.
La validación no sustituye las revisiones o políticas internas de la empresa, pero ayuda a reducir errores y riesgos de cumplimiento.
Estados del CFDI
Estado de recuperación
| Estado | Significado |
|---|---|
| Solicitado / En proceso | Emburse Captio ya ha solicitado la factura y está esperando respuesta |
| Completado | PDF y XML obtenidos correctamente |
| No aplica | No era necesario o posible solicitar la factura |
| Error / No obtenido | No se pudo recuperar el CFDI |
Estado de validación
| Estado | Significado |
|---|---|
| Validado | La factura cumple los requisitos fiscales |
| No validado | La factura no supera la validación |
| No evaluado | La empresa no tiene activado el servicio de validación |
¿Qué ve el usuario o administrador?
Actualmente:
- El gasto sigue su flujo habitual de aprobación y reporte.
- Cuando se obtiene el CFDI, los archivos XML y PDF aparecen adjuntos al gasto.
- Si no se obtiene, no aparecen documentos adjuntos.
- El usuario puede ver el estado de la recuperación.
Importante
- La recuperación del CFDI no bloquea la aprobación del gasto.
- El sistema no muestra actualmente todos los estados intermedios del proceso al empleado.
Consulta del estado de recuperación de facturas
Desde Captio Web puedes seguir el estado de recuperación de facturas de los gastos de tu entorno: ver en qué punto está cada solicitud, filtrar el listado y abrir el detalle de un gasto.
En este artículo encontrarás información sobre:
- Quién puede entrar en la pantalla
- Cómo conceder el acceso a una persona que no es administradora
- Qué información muestra el listado
- Cómo filtrar y ordenar
- Qué significa cada estado
- Cómo consultar el detalle y el historial de un gasto
Quién puede ver la pantalla
La opción aparece en el menú principal cuando tu empresa tiene activa la recuperación de facturas.
- Si administras el entorno, entras directamente.
- Si no administras el entorno, necesitas el permiso de consulta de recuperación de facturas. Con ese permiso ves los gastos de todo el entorno, no solo los tuyos.
Quien entra ve los gastos del entorno que ya tienen una solicitud de recuperación. Los gastos eliminados no aparecen.
Cómo dar acceso a otra persona
- Entra en Usuarios.
- Localiza a la persona y haz clic en Editar.
- Abre la pestaña de Permisos.
- Marca el permiso de consulta de recuperación de facturas.
- Guarda.
El permiso solo se muestra si la recuperación de facturas está activa en el entorno y el módulo de permisos está activado.
¡Importante! Una persona administradora no necesita este permiso. El permiso sirve para que otra persona consulte la recuperación de facturas de todo el entorno.
El listado
Al entrar verás una tabla. Por defecto está ordenada por fecha de solicitud, de más reciente a más antigua, y muestra 10 gastos por página. Puedes cambiar a 20 o 50 en la parte inferior de la tabla.
Haz clic en el título de una columna para ordenar por ella.
| Columna | Qué indica |
|---|---|
| Fecha de solicitud | Fecha del primer registro de recuperación de ese gasto. |
| Fecha de recepción | Fecha del último registro de recuperación de ese gasto. |
| Usuario | Persona a la que pertenece el gasto. |
| Fecha | Fecha del gasto. |
| Proveedor | Nombre del proveedor. |
| Importe | Importe del gasto, con su moneda. |
| Receptor | Identificador fiscal del receptor guardado en el gasto. |
| Estado | Situación de la recuperación. Pasa el ratón por el icono para leer la explicación. |
| Ver | Abre el detalle del gasto. |
Si un gasto también tiene certificación, junto al icono de recuperación puede aparecer un segundo icono. Ese segundo icono indica el estado de la certificación. Pasa el ratón por encima para leerlo.
Si no hay gastos que cumplan los filtros, la tabla muestra que no hay datos.
Cómo buscar y filtrar
Arriba del listado hay un buscador y el enlace Filtro avanzado.
En el buscador:
- Si escribes un identificador con formato UUID, la búsqueda se hace por identificador.
- Si escribes cualquier otro texto, la búsqueda se hace por nombre de proveedor.
- Si ya has rellenado Identificador o Proveedor en el filtro avanzado, el buscador no se aplica.
En Filtro avanzado puedes combinar estos criterios. Después pulsa Filtrar. Para volver a ver todo el listado, pulsa el botón de restablecer filtros.
| Filtro | Cómo funciona |
|---|---|
| Fecha de solicitud | Rango desde / hasta. Puedes informar solo una de las dos fechas. El día indicado entra en el resultado. |
| Fecha de recepción | Igual que la fecha de solicitud. |
| Fecha del gasto | Igual que la fecha de solicitud. |
| Estado | Solicitada, No aplica, Correcta o Fallida. |
| Importe | Rango desde / hasta. |
| Proveedor | Texto contenido en el nombre del proveedor. |
| Identificador | Texto contenido en el identificador de la factura. |
| Receptor | Texto contenido en el identificador fiscal del receptor. |
| Usuario | Busca y selecciona una persona. Por defecto están todas. |
Qué significa cada estado
El icono resume la situación. El texto que aparece al pasar el ratón concreta el motivo.
| Estado del filtro | Qué está pasando |
|---|---|
| Solicitada | La recuperación está en curso. |
| No aplica | Este gasto no cumple los requisitos para la recuperación de facturas. |
| Correcta | La factura se ha recuperado. |
| Fallida | La solicitud no se ha podido completar. |
Según el caso, el texto del icono puede ser uno de estos:
| Mensaje | Significado |
|---|---|
| Pendiente | La solicitud se ha creado y está pendiente de ser procesada. |
| Asignada | La solicitud ha sido asignada para su gestión. |
| Esperando respuesta del emisor | La solicitud está pendiente de respuesta por parte del emisor de la factura. |
| Procesada | La factura ha sido recuperada o la solicitud se ha procesado correctamente. |
| Cancelada | La solicitud de recuperación de factura ha sido cancelada. |
| Cancelada: documento ilegible | La información o el documento disponible no es legible. |
| Cancelada: información insuficiente | No hay información suficiente para recuperar la factura. |
| Cancelada: emisor no encontrado | No se ha podido identificar o localizar al emisor de la factura. |
| Cancelada por el usuario | La solicitud ha sido cancelada manualmente por el usuario. |
| No aplica | Este gasto no cumple los requisitos para la recuperación de facturas. |
Cómo ver el detalle de un gasto
- En la fila del gasto, haz clic en Ver.
- Se abre una ventana con el estado actual en un aviso de la parte superior.
- A la izquierda ves el resumen del gasto: identificador, número de factura, emisor, receptor, fecha del gasto, proveedor, importe, moneda, fecha de solicitud, fecha de recepción y usuario.
- A la derecha hay dos pestañas:
- Vista: imagen del justificante. Puedes ampliarla.
- Log: historial de la recuperación, del movimiento más reciente al más antiguo. Cada línea muestra la fecha, la explicación del estado y, cuando existe, un detalle adicional.
Si el gasto tiene certificación, la ventana muestra también un segundo aviso con ese estado.
Cierra la ventana para volver al listado. Los filtros que tenías aplicados se mantienen.
Configuración disponible para las empresas
Las organizaciones pueden definir qué gastos deben enviarse a recuperación para optimizar costes y mejorar la eficiencia.
| Configuración | Ejemplo |
|---|---|
| Antigüedad del gasto | Últimos 30 días |
| Importe | Solo gastos superiores o inferiores a un importe determinado |
| Categoría | Restaurantes, hoteles, transporte, etc. |
| Grupo de usuarios | Ventas, dirección, comerciales, etc. |
| RFC / empresa | Entornos multiempresa o multirazón social |
| Validación fiscal | Activar o desactivar EDICOM |
Beneficios
Para el empleado
- Menos gestiones manuales.
- Menos necesidad de solicitar facturas al comercio.
- Menos incidencias por documentación incompleta.
Para finanzas y administración
- Menor esfuerzo de revisión.
- Mayor cumplimiento fiscal.
- Mayor control sobre qué gastos se procesan.
- Mejor preparación para exportaciones contables y ERP.
Para la empresa
- Reducción del riesgo fiscal.
- Mayor porcentaje de gastos deducibles.
- Automatización de un proceso tradicionalmente manual.
- Mejor trazabilidad documental.
Casos de uso
Ticket de restaurante
Un empleado sube una fotografía del ticket. Captio solicita automáticamente el CFDI. Una vez recuperado, el XML y el PDF aparecen asociados al gasto.
El empleado ya dispone del XML
Si el empleado adjunta directamente el XML y el PDF, Captio no solicita una nueva recuperación y puede proceder directamente a la validación.
Recepción por email
Si la factura llega mediante email con XML y PDF, Emburse Captio puede validarla automáticamente antes de crear el gasto.
Entornos multiempresa
Cada empleado puede estar asociado a un RFC distinto, garantizando que las facturas se soliciten siempre a nombre de la entidad correcta.
¿Qué hace y qué no hace Emburse Captio?
Sí hace
✅ Solicitar CFDI automáticamente cuando procede.
✅ Recuperar XML y PDF mediante proveedores especializados.
✅ Asociar la documentación al gasto correspondiente.
✅ Validar CFDI mediante EDICOM (si está contratado).
✅ Facilitar procesos de exportación y control documental.
No hace
❌ No garantiza la recuperación del 100 % de las facturas.
❌ No presenta impuestos ante el SAT.
❌ No realiza devoluciones ni recuperaciones fiscales.
❌ No sustituye el asesoramiento fiscal ni las políticas internas de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿El empleado tiene que solicitar el CFDI manualmente?
No necesariamente. Si el gasto cumple las condiciones configuradas, Emburse Captio puede solicitarlo automáticamente.
¿Puedo aprobar un gasto sin CFDI?
Sí. La aprobación del gasto es independiente del proceso de recuperación.
¿Dónde encuentro el CFDI?
Como archivos adjuntos del gasto, una vez que se han obtenido correctamente.
¿Funciona con cualquier comercio?
No siempre. La recuperación depende de la capacidad del comercio para emitir y proporcionar el CFDI.
¿Qué ocurre si no se consigue la factura?
El gasto permanece registrado y puede gestionarse manualmente según las políticas de la empresa.
¿Es una funcionalidad disponible para todos los clientes?
Es una funcionalidad específica para clientes de México que tengan activado el servicio.
¿Cuál es la diferencia entre recuperación y validación?
- Recuperación: obtener el CFDI.
- Validación: comprobar que el CFDI es fiscalmente válido.
¿Funciona fuera de México?
No. Este flujo está diseñado específicamente para la gestión de CFDI en México.