Gestión de CFDI en Emburse Captio

¿Qué es el CFDI?

El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica oficial en México. Es el documento fiscal necesario para justificar gastos y poder deducirlos ante el SAT.

Un CFDI está compuesto por:

• Archivo XML: documento fiscal válido.
• Archivo PDF: representación visual del XML.

Para que un gasto sea fiscalmente deducible, la empresa suele necesitar disponer del CFDI y asegurarse de que cumple los requisitos fiscales correspondientes (RFC correcto, estructura válida, datos obligatorios, etc.).

El problema que resuelve Emburse Captio

En muchas organizaciones, el proceso de obtención y validación de facturas sigue siendo manual:

• El empleado debe conservar el ticket.
• Solicita la factura al comercio.
• Descarga el XML y el PDF.
• Los adjunta manualmente al gasto.
• Finanzas revisa posteriormente si la documentación es correcta.

Este proceso genera retrasos, errores, gastos no deducibles y una importante carga administrativa.

Emburse Captio automatiza gran parte de este proceso para reducir el esfuerzo de empleados y equipos financieros, mejorando el cumplimiento fiscal y la deducibilidad de los gastos.

¿Qué hace Emburse Captio?

Emburse Captio ofrece dos capacidades complementarias:

La idea es simple: el empleado sigue registrando sus gastos como siempre y Captio automatiza el trabajo que tradicionalmente realizaban el propio empleado o el departamento de finanzas.

¿Cómo funciona la gestión de CFDI?

1. Registro del gasto

El empleado:

• Realiza un gasto.
• Toma una fotografía del ticket o comprobante, o adjunta un documento.
• Completa la información requerida del gasto.

Importante: el proceso solo se inicia cuando el gasto está completamente registrado.

Canales soportados

• Web
• Aplicación móvil
• Email (buzón de gastos corporativo)

2. Evaluación de recuperación

Una vez registrado el gasto, Captio analiza si procede solicitar el CFDI.

Captio solicita automáticamente la recuperación cuando:

• El usuario ha subido únicamente un ticket, imagen o PDF sin XML.
• El gasto está completo.
• Cumple las reglas configuradas por la empresa.
• La moneda es MXN o USD.
• El RFC del empleado o de la empresa está correctamente configurado.

Captio no solicita la recuperación cuando:

• Ya existe un XML adjunto.
• Es un gasto de kilometraje o dieta.
• No cumple los filtros configurados por la empresa.
• La moneda es distinta de MXN o USD.
• Existe alguna incidencia en la configuración fiscal del usuario.

3. Solicitud del CFDI

Si el gasto cumple las condiciones necesarias:

• Emburse Captio envía automáticamente la solicitud de recuperación al proveedor especializado.
• El proveedor intenta obtener la factura directamente del emisor.

Los tiempos habituales pueden ser:

• Hasta 24 horas en procesos automáticos.
• Hasta 72 horas en procesos que requieren gestión manual.

Importante: la recuperación no garantiza la obtención del CFDI en todos los casos, ya que depende de la capacidad del comercio para emitir o proporcionar la factura.

4. Recepción y conciliación

Si la recuperación es exitosa:

• Emburse Captio recibe los archivos XML y PDF.
• Ambos documentos se vinculan automáticamente al gasto correspondiente.
• Quedan disponibles como adjuntos del gasto.

5. Validación fiscal del CFDI

Cuando la empresa tiene activado el servicio de validación:

• El XML se valida mediante EDICOM.
• Se comprueba que cumple los requisitos fiscales aplicables.
• Se verifica que el documento es apto para procesos contables y fiscales.

La validación no sustituye las revisiones o políticas internas de la empresa, pero ayuda a reducir errores y riesgos de cumplimiento.

Estados del CFDI

Estado de recuperación

Estado de validación

¿Qué ve el usuario o administrador?

Actualmente:

• El gasto sigue su flujo habitual de aprobación y reporte.
• Cuando se obtiene el CFDI, los archivos XML y PDF aparecen adjuntos al gasto.
• Si no se obtiene, no aparecen documentos adjuntos.

Importante

• La recuperación del CFDI no bloquea la aprobación del gasto.
• El sistema no muestra actualmente todos los estados intermedios del proceso al empleado.
• Existen mejoras previstas para ofrecer mayor visibilidad y seguimiento.

Configuración disponible para las empresas

Las organizaciones pueden definir qué gastos deben enviarse a recuperación para optimizar costes y mejorar la eficiencia.

Beneficios

Para el empleado

• Menos gestiones manuales.
• Menos necesidad de solicitar facturas al comercio.
• Menos incidencias por documentación incompleta.

Para finanzas y administración

• Menor esfuerzo de revisión.
• Mayor cumplimiento fiscal.
• Mayor control sobre qué gastos se procesan.
• Mejor preparación para exportaciones contables y ERP.

Para la empresa

• Reducción del riesgo fiscal.
• Mayor porcentaje de gastos deducibles.
• Automatización de un proceso tradicionalmente manual.
• Mejor trazabilidad documental.

Casos de uso

Ticket de restaurante

Un empleado sube una fotografía del ticket. Captio solicita automáticamente el CFDI. Una vez recuperado, el XML y el PDF aparecen asociados al gasto.

El empleado ya dispone del XML

Si el empleado adjunta directamente el XML y el PDF, Captio no solicita una nueva recuperación y puede proceder directamente a la validación.

Recepción por email

Si la factura llega mediante email con XML y PDF, Emburse Captio puede validarla automáticamente antes de crear el gasto.

Entornos multiempresa

Cada empleado puede estar asociado a un RFC distinto, garantizando que las facturas se soliciten siempre a nombre de la entidad correcta.

¿Qué hace y qué no hace Emburse Captio?

Sí hace

✅ Solicitar CFDI automáticamente cuando procede.

✅ Recuperar XML y PDF mediante proveedores especializados.

✅ Asociar la documentación al gasto correspondiente.

✅ Validar CFDI mediante EDICOM (si está contratado).

✅ Facilitar procesos de exportación y control documental.

No hace

❌ No garantiza la recuperación del 100 % de las facturas.

❌ No presenta impuestos ante el SAT.

❌ No realiza devoluciones ni recuperaciones fiscales.

❌ No sustituye el asesoramiento fiscal ni las políticas internas de la empresa.

Preguntas frecuentes

¿El empleado tiene que solicitar el CFDI manualmente?

No necesariamente. Si el gasto cumple las condiciones configuradas, Emburse Captio puede solicitarlo automáticamente.

¿Puedo aprobar un gasto sin CFDI?

Sí. La aprobación del gasto es independiente del proceso de recuperación.

¿Dónde encuentro el CFDI?

Como archivos adjuntos del gasto, una vez que se han obtenido correctamente.

¿Funciona con cualquier comercio?

No siempre. La recuperación depende de la capacidad del comercio para emitir y proporcionar el CFDI.

¿Qué ocurre si no se consigue la factura?

El gasto permanece registrado y puede gestionarse manualmente según las políticas de la empresa.

¿Es una funcionalidad disponible para todos los clientes?

Es una funcionalidad específica para clientes de México que tengan activado el servicio.

¿Cuál es la diferencia entre recuperación y validación?

• Recuperación: obtener el CFDI.
• Validación: comprobar que el CFDI es fiscalmente válido.

¿Funciona fuera de México?

No. Este flujo está diseñado específicamente para la gestión de CFDI en México.