5. Anticipos

Los anticipos sirven para gestionar los pagos en efectivo y por anticipado que se asignan a un trabajador para gastar durante un viaje de empresa.

Existen dos secciones relacionadas con los anticipos en la parte del usuario administrador de Captio:

• la configuración de sus características
• el flujo de aprobación (workflow).

Configuración de los anticipos

Para configurar los anticipos, accede a configuración > preferencias > anticipos.

Veamos qué parámetros puedes configurar en las solicitudes de anticipos:

• Nombre autogenerado: Permite definir unas claves para que se genere el nombre del anticipo de forma automática según la configuración. Las claves de configuración se pueden combinar entre ellas copiando una al lado de la otra de forma seguida.  Hay que copiar todo el código en rojo sin modificarlo (excepto en los casos que se especifíca). 

  • Las claves disponibles son las siguientes:

     

    {user:name} => Nombre

    {user:email} => Email

    {user:userCode} => OpcionesUsuarios.CodigoUsuario

    {user:costCentre} => OpcionesUsuarios.CentroCoste

    {user:companyCode} => CodigoEmpresa

     

    {today|yyyyMMdd} => fecha actual con el formato yyyyMMdd. 

    * El formato se puede personalizar, más info en https://docs.microsoft.com/es-es/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings

     

    {AdvanceCounter|#} => Contador autoincremental por empresa

    {AdvanceCounterAnnual|#} => Contador autoincremental por empresa y año

    {AdvanceCounterForUser|#} => Contador autoincremental por usuario

    {AdvanceCounterForUserAnnual|#} => Contador autoincremental por usuario y año

    * "#" corresponde al número de caracteres del campo, añadiendo ceros a la izquierda si es necesario.

     

     

• Permitir a los revisores editar la referencia: El checkbox activado permitirá que los revisores modifiquen el nombre del anticipo.
• Días de liquidación: establece un plazo de días tras el que avisaremos que el anticipo no se ha liquidado.
• Email aviso liquidación: añade el correo electrónico de la persona a la que quieres que avisemos de que no se ha liquidado el anticipo.
• Importe mínimo de control: Si estableces un valor en este campo, todas las peticiones de anticipos que sean iguales o inferiores se aprobarán directamente, evitando las fases de workflow intermedias.
• Importe máximo permitido: No se podrá solicitar ningún anticipo por importe superior a lo que establezcas en este campo.
• Número de copias del justificante: Puedes configurar cuántas copias del justificante de liquidación quieres imprimir.
• Divisa base: Es decir, moneda contable del anticipo.
• Tabla valores cambio divisa: Puedes establecer manualmente los cambios de divisa queafectarán a los anticipos, o marcar la siguiente casilla.
• Actualización automática: actualizaremos los valores de las divisas automáticamente. 

Una vez has configurado los anticipos, tendrás que añadir a los usuarios que lo necesiten a través de los flujos de aprobación.

Creación de workflows de anticipos

Cuando hayas configurado los parámetros anteriores, es momento de crear los flujos de aprobación o workflows.

La creación de un workflow de anticipos se parece a la de un workflow de aprobación de informes, echa un vistazo a este artículo si necesitas más detalle. Para crear un nuevo workflow de anticipos:

• Haz click en “Nuevo.”
• Añade un nombre.
• Selecciona tipo > Anticipos en el menú desplegable.

A continuación, pueden añadirse todas las etapas necesarias, usuarios y campos implicados de la misma forma que se haría en un workflow de informes, para acabar haciendo click en el botón Guardar.

Una vez hayas definido el workflow de anticipos, el proceso se iniciará cada vez que un usuario reportador de gastos incluido en él solicite uno. Su solicitud pasará por las etapas definidas hasta que se apruebe o rechace. En caso de que se apruebe, el anticipo se asociará al próximo informe de gastos que el usuario reportador genere. Desde el administrador también se pueden ver los anticipos que se gestionan en la empresa y el estado de los mismos. Como así también la eliminación de un anticipo solicitado y aún pendiente de aprobación.

Notificaciones de anticipos:

Cuando se superan los días de liquidación se envían 3 emails de aviso al usuario del anticipo:

1. El día que se superan los días de liquidación
2. 15 días desde el envío del primer email, en caso que el anticipo siga vigente y sin liquidar
3. 30 días desde el envío del primer email, en caso que el anticipo siga vigente y sin liquidar

En caso que se haya designado en preferencias un "email aviso liquidación", ésta recibirá un email de aviso 30 días después que se superan los días de liquidación, en caso que el anticipo siga vigente y sin liquidar.

 

 

Si quieres información sobre cómo se aprueban los anticipos, echa un vistazo a este artículo.