Las opciones de gestión tributaria permiten asignar diferentes impuestos a los gastos, llegando a automatizar prácticamente por completo la introducción de los impuestos correspondientes a cada uno de ellos.
En este artículo abordamos los siguientes aspectos.
- «Creación» (designación) de impuestos.
- Vinculación de impuestos a categorías.
- Introducción de gastos y asignación de impuestos por parte de los declarantes.
- Exportación de los datos del gasto y fiscales.
«Creación» de impuestos
Para empezar a utilizar la gestión tributaria, ve a la pestaña de «Configuración» y marca la casilla de «Activar información fiscal en los gastos» dentro del apartado «Impuestos».
Marca la casilla de «Información requerida» si quieres que sea obligatorio para el usuario rellenar también la información fiscal al subir un gasto.
La tabla a continuación muestra una lista de los diferentes impuestos creados, con el nombre del impuesto y el tipo correspondiente, el país asociado a ese impuesto, el porcentaje, un código e información sobre si está activado.
Por defecto, cuando se activa un módulo se crean los siguientes impuestos:
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ESPAÑA (IVA) |
FRANCIA (TVA) |
ITALIA (VAT) |
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● General 21 % ● Reducido 10 % ● Superreducido 4 % |
● Normal 20 % ● Intermédiaire 10 % ● Réduit 5,5 % ● Super Réduit 2,1 % |
● Ordinaria 22 % ● Ridotta 10 % ● Minima 4 % |
Si deseas añadir otros impuestos, puedes hacerlo pinchando en el botón «Añadir impuesto». También puedes editar impuestos ya disponibles haciendo clic en «Editar» en el lado derecho.
Cuando accedas a la edición o la «creación» de un impuesto, aparecerá una pantalla en la que deberás indicar:
- el nombre del impuesto (y sus traducciones)
- el país al que corresponde
- el nombre de los gastos (y sus traducciones)
- el porcentaje
- la fecha de inicio o los periodos de aplicación del impuesto
- el código interno para la exportación a contabilidad
La sección «Recuperación de impuestos» que aparece más abajo sirve para autorizar la exportación de impuestos (módulo de gestión de la recuperación).
Puedes activar la recuperación de impuestos para usuarios específicos seleccionándolos de la lista.
Vinculación de impuestos a categorías
Una vez que los impuestos han sido designados, tienes la posibilidad de vincularlos a categorías específicas. Para ello, ve a la sección «Categorías».
Desde aquí puedes editar o crear una nueva categoría y asociar diferentes impuestos específicos a la misma.
Empieza seleccionando el país para que aparezcan todos los impuestos relacionados. Puedes añadir varios tipos impositivos a la misma categoría (siempre y cuando los impuestos no sean del mismo país) seleccionándolos desde el recuadro que aparece a la derecha. El recuadro de la izquierda muestra los impuestos que están asociados a la categoría seleccionada en este momento.
El desplegable «Calcular por defecto» te permite escoger el tipo impositivo que se utilizará por defecto para calcular el importe del impuesto en función de la cantidad leída por el sistema de lectura automática de Captio. Recuerda que si has configurado más de un tipo impositivo para la categoría, el usuario podrá modificar el tipo calculado por defecto para adaptarlo a cada gasto específico.
También puedes marcar el impuesto vinculado a la categoría como deducible, e incluir un porcentaje de deducción.
Por último, recuerda que no podrás asignar impuestos a categorías exclusivas para kilometraje o a categorías que contengan subcategorías.
Introducción de gastos y asignación de impuestos por parte de los declarantes
Una vez que el administrador de Captio haya creado los impuestos correspondientes y los haya asignado a categorías, las opciones de gestión tributaria asistida pasarán a estar disponibles para los usuarios en el momento de subir sus gastos.
Cuando el usuario sube un gasto e indica una categoría, el importe del impuesto se calcula directamente en función del tipo impositivo para esa categoría y del importe del gasto que haya leído Captio.
Recuerda que cuando existe más de un tipo impositivo posible para la misma categoría, el importe del impuesto será calculado teniendo en cuenta el tipo que el administrador haya marcado como tipo por defecto (si es que ha indicado alguno).
Si el usuario quiere ampliar la información sobre qué impuesto ha sido calculado, o incluso modificar este parámetro, puede hacerlo seleccionando el impuesto.
Desde la pantalla de «Gestión tributaria» es posible modificar el tipo de impuesto asociado a la categoría. Cuando se aplique más de un tipo al mismo gasto, también se podrán asignar importes específicos a cada uno de ellos. Captio comprobará que los tipos impositivos se han introducido correctamente, mediante la realización de cálculos.
El usuario también podrá indicar si el impuesto es deducible o no marcando una casilla en la parte superior de la pantalla.
Por supuesto, este proceso puede realizarse tanto desde la aplicación móvil de Captio como desde la interfaz web.
También es importante recordar que el administrador tiene la posibilidad de crear alertas para la fase de supervisión asociada a la gestión tributaria. Por ejemplo, para detectar aquellos casos en los que el usuario marque un gasto exento de impuestos o cuando se introduzca de forma manual más de un tipo impositivo.
En la creación de gastos a través de la API también es posible añadir información sobre fiscalidad.
Exportación de los datos del gasto y fiscales
Toda la información fiscal aparecerá en la exportación del informe estándar CSV.
También estará disponible a través de la API. De este modo, tendrás la posibilidad de descargar la información fiscal asociada a un gasto y la configuración general de impuestos.
Por último, esta información también será utilizada para mostrar el importe recuperable en el apartado «Recuperación de impuestos», en el que podrás descargar las imágenes de los recibos, ordenadas por proveedor.
IMPORTANTE: La configuración actual del módulo de recuperación de impuestos dejará de estar disponible para los nuevos clientes, que deberán utilizar directamente el módulo fiscal. Los clientes no están obligados a utilizar la configuración antigua para migrar al nuevo modelo, ya que ambos pueden convivir en Captio.
Los clientes que así lo soliciten tendrán completada esta migración lo antes posible, y cuando sea necesario se adaptará la información que está asignada actualmente a las categorías. En el momento del cambio, ambos modelos pueden coexistir para la descarga de las recuperaciones de impuestos.