O processo de conciliação é necessário quando um utilizador comunicador de despesas gera um novo relatório de despesas, incluindo neste relatório recibos/despesas pagos com o cartão de empresa.
Uma vez no ecrã principal do relatório, o utilizador deverá deslocar-se até à secção de Despesas não reembolsáveis. Nesta secção serão mostrados os recibos pagos com cartão de empresa, e para cada recibo será indicado, através da coluna Conciliado, se o recibo está conciliado ou não.
Um recibo não fica conciliado de forma automática se não coincide em data e montante com algum movimento carregado no Captio. Por exemplo, pode ser que o montante seja o mesmo, mas a data do recibo e a data do movimento não coincidam pois, o movimento correspondente ficou registado com um dia de atraso relativamente à despesa.
Deve deslocar-se até à secção de Conciliação do relatório, onde disporá de um resumo do estado de conciliação das despesas do relatório. Caso existam recibos sem conciliar, a conciliação do recibo deverá ser realizada de forma manual. Para tal, dispõe da funcionalidade Gestor de conciliações.
NOTA: Se o sistema encontra vários pagamentos suscetíveis de serem conciliados de forma automática com um mesmo recibo, não serão conciliados automaticamente para evitar erros.
Ao selecionar o Gestor de conciliações, surgirá um ecrã pop-up que permite conciliar de forma manual todos os recibos que figurem como pendentes de conciliar no Captio para o relatório em questão.
Este ecrã pop-up está organizado em dois painéis:
- No painel esquerdo de Despesas não reembolsáveis mostram-se os recibos capturados. Na parte superior mostram-se os recibos pendentes de conciliação, enquanto que, na parte inferior, aparecem os recibos que já foram conciliados, quer seja manual ou automaticamente.
- No painel direito de Pagamentos conciliados e pagamentos sem conciliar mostram-se os movimentos carregados no Captio. Na parte superior verá os pagamentos conciliados com o recibo que se encontre selecionado da parte esquerda. Na parte inferior, o Captio propõe os pagamentos candidatos a conciliar organizados segundo tenham mais possibilidades de ser o movimento correto.
Deverá selecionar uma despesa sem conciliar na parte superior do painel esquerdo e, então, se mostrarão na parte inferior do painel direito de Pagamentos sem conciliar os movimentos sem conciliar ordenados segundo tenham mais possibilidades de ser o movimento correto. Depois de selecionar esta opção, poderá conciliar a despesa mediante a opção Conciliar indicada à direita do montante.
Após a conciliação manual, o recibo passa a figurar na secção Recibos conciliados e o pagamento correspondente passa a figurar nos Pagamentos conciliados.
Quando todos os pagamentos já se encontrem conciliados com o seu recibo correspondente, poderá guardar as alterações com o botão verde Conciliar. O gestor de conciliações fecha-se e o relatório recalculará automaticamente os valores dos recibos e do relatório em função dos pagamentos bancários.
NOTA: prevalece o valor do movimento bancário sobre o valor do recibo
Pode ver um vídeo explicativo do processo completo de conciliação nesta ligação