Na secção de adiantamentos, poderá solicitar ao seu supervisor adiantamentos em dinheiro. Caso não possa ver este separador, entre em contacto com o administrador da plataforma (este módulo não está ativado por defeito).
Nesta secção podem ver-se os adiantamentos com os seus estados refletidos na coluna Estado.
Os diferentes estados são os seguintes:
- Solicitado: Quando é solicitado um adiantamento e este se encontra em fase de aprovação.
- Rejeitado: Os adiantamentos rejeitados são identificados com este estado e contam com o botão de Editar, com o qual podemos fazer alterações no adiantamento rejeitado para depois voltar a enviá-lo para a sua aprovação. Poderemos alterar os montantes (introduzir, eliminar, alterar), a data de recolha e os dias de viagem.
- Válido: Os adiantamentos que foram aprovados são identificados com este estado e estão disponíveis para serem acrescentados a qualquer relatório que tiver.
- Liquidado: Estes adiantamentos encontram-se dentro de um relatório já liquidado.
- Aprovado: apenas para ambientes de caixa de usuário. Este status aparecerá até que o usuário do caixa entregue o adiantamento.
Para iniciar o processo, clicar no botão Solicitar adiantamento.
Aparecerá um formulário onde poderá especificar os pormenores do adiantamento que deseja solicitar.
Uma vez preenchidos os campos correspondentes, clicar no botão verde. O seu supervisor receberá a pedido de adiantamento.
Alguns comentários:
- Data de recolha: é apenas um campo informativo, não vinculante, para que o responsável de entregar o adiantamento ao trabalhador conheça a data em que, como requerente, desejaria que o adiantamento estivesse disponível.
- Viagem: Sim/Não: Permite, em caso afirmativo, indicar o número de dias de viagem. Assim, o sistema orientará sobre o máximo montante recomendado. Pode solicitar um montante superior, mas ficará registado que está a solicitar um montante superior ao montante recomendado pela empresa.
- Montante de adiantamento: é o montante que deseja solicitar. Este montante pode ser constituído por uma ou várias divisas. Para tal, introduziremos o valor desejado, selecionaremos a divisa, e clicaremos no botão +. Esta operação deverá repetir-se por cada divisa solicitada, caso se trate de um adiantamento multidivisa.
Não se esqueça de que o seu adiantamento não estará disponível até que o seu supervisor o aprove. Pode consultar a qualquer momento o estado do seu pedido na tabela do ecrã inicial da secção de adiantamentos.
Quando o adiantamento estiver aprovado, será atribuído ao próximo relatório de despesas que for criado. Caso não queira que o adiantamento seja usado nesse relatório de despesas, pode alterá-lo no próprio relatório.
Uma vez incluído o adiantamento no relatório, as despesas pagas em dinheiro serão “compensadas” com o montante antecipado. Podem apresentar-se diferentes casos:
- O montante das despesas é inferior ao montante do adiantamento.
- Os montantes do adiantamento cobrem a totalidade da despesa, mas ainda foi necessário realizar uma alteração de divisa adicional.
- O montante gasto é superior ao montante do adiantamento.
CASO 1: O montante das despesas é inferior ao montante do adiantamento:
Neste exemplo, o resultado da liquidação é -177€ dado que, na divisa com a qual trabalha a empresa normalmente (EUR), na qualidade de trabalhador deve 177 euros à empresa. Mas repare que, na realidade, há uma linha por cada divisa, dado que os montantes a devolver são, respetivamente, 177 euros e 194 libras.
Ainda, poderia acontecer que, das 194 libras, na realidade quer devolver 190 libras, porque realizou uma despesa pessoal (que não pretende debitar à empresa) por um montante de 4 libras. Nesse caso, utilizará o botão (‘=EUR’) para indicar que existe uma parte dessas libras que vai devolver em euros, porque são libras que gastou a nível pessoal. Esta modificação ficaria da seguinte forma:
Uma vez realizada esta ação, verificará que o montante em euros a devolver foi incrementado segundo a alteração estabelecida entre euros e libras, devido às libras que gastou a nível particular.
CASO 2: Os montantes do adiantamento cobrem a totalidade da despesa, mas ainda precisou de fazer um câmbio de divisa adicional:
Isto pode acontecer se, por exemplo, com início em Londres teve de fazer uma viagem a outro país, com uma divisa diferente à divisa do adiantamento e, então teve uma despesa, por exemplo, em dólares americanos. Verá que o sistema informa sobre essa situação e deve realizar a ação pertinente para indicar como conseguiu os USD gastos em dinheiro:
Para comunicar esse câmbio de divisa, pode selecionar a divisa que utilizou como moeda de origem, indicando a quantidade utilizada para o câmbio e a quantidade em divisa final obtida após o câmbio. No exemplo, utilizam-se 90 das 194 libras, e por essas 90 libras obtém-se 134,289 dólares:
Agora, o relatório volta a ter toda a informação necessária para apresentar as diferentes linhas de divisas com os montantes a devolver/receber. A taxa de câmbio (calculada a partir da divisa de partida, o Euro) calcula-se a partir da informação dada, e, visto que se obtiveram mais dólares dos que forma gastos, ficará registado que há menos libras a devolver e, também, que os dólares excedentes devem ser devolvidos:
CASO 3: O montante gasto é superior ao montante do adiantamento:
Seguindo o exemplo, foram gastos mais euros dos que foram entregues como adiantamento (foi usado dinheiro do nosso bolso em EUR). Neste caso, já não é preciso devolver euros, mas sim os montantes sobrantes noutras divisas. E como resultado da liquidação, regista-se que a empresa deve reembolsar os euros excedidos (as outras divisas devem ser devolvidas):