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Conciliação de despesas (app e web)

O que significa reconciliar uma despesa?

O processo de conciliação é necessário quando um usuário do relatório de despesas gera um novo relatório de despesas, incluindo neste relatório boletos/despesas pagas com cartão corporativo, cartões Emburse, etc.

É um processo automático?

O processo de reconciliação automática só é realizado quando é encontrado um lançamento e uma despesa que possuem exatamente as mesmas informações (data, valor e moeda). Caso haja diferenças, por segurança, deverá ser realizada uma reconciliação manual.

As movimentações são carregadas uma vez ao dia (com base no envio do banco), exceto os Cartões Emburse, que são carregados em tempo real.

O que acontece com os gastos realizados com cartão vinculado à conta da empresa que não foram conciliados automaticamente?


As despesas efetuadas com meios de pagamento conciliáveis ​​(isso é definido pela administradora, normalmente são cartões de empresa) aparecerão na sua conta Captio como uma transação que deve ser conciliada.

 

Conciliação APP
Conciliação WEB

 

Conciliação APP

O que acontece com os gastos efetuados com cartão vinculado à conta empresa?


As despesas efetuadas com meios de pagamento conciliáveis ​​(isto é definido pelo administrador, normalmente são cartões de empresa) aparecerão na sua conta Captio como uma transação a conciliar.

Ao clicar na transação, você verá o valor, a data e as informações do provedor.

Para conciliar despesas com transações bancárias que não foram conciliadas automaticamente, você pode fazer de duas maneiras.

1. Crie a partir do movimento/transação bancária
2. Cobrar uma despesa/ticket capturado da transação bancária

 


1. Crie a partir do movimento/transação bancária

Se você escolher a primeira opção e clicar na transação, poderá reconciliar a despesa clicando no ícone da câmera e capturando a despesa. Ou você pode carregar uma despesa em pdf. São as despesas que você recebe digitalmente, normalmente no seu e-mail.

 

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No caso de você querer excluir a foto, você pode excluí-la do botão da lixeira e fazer upload de uma nova:

 

 

Você também poderá selecionar a categoria da transação e preencher outras informações solicitadas por sua organização.

Neste momento você pode salvar a despesa.

 

 

 

2. Cobrar uma despesa/ticket capturado da transação bancária

 


No caso de já ter criado a despesa, pode associá-la à transação criada automaticamente.

Para isso você deve acessar a transação e clicar no botão Join. Em seguida, selecione as despesas que você já criou.

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Conciliação WEB

Na seção de movimentos/transações, você verá seus movimentos e os de outros usuários se você tiver permissões e a forma de pagamento em que foram feitos (cartão, cartão de débito, etc.)

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Na tela de reconciliação onde você verá:

  • O usuário a quem pertence o movimento.
  • Data.
  • O provedor.
  • O método de pagamento
  • número do cartão
  • O relatório a que pertence
  • O valor do pagamento na moeda original.
  • O valor do pagamento na moeda do ambiente.
  • O status "Reconciliado" ou "Não reconciliado.

Na última coluna você pode executar algumas tarefas adicionais que dependerão dos módulos que você contratou:

Se a despesa não for conciliada, você pode criar uma antecipação (caso tenha um saque em dinheiro com cartão de empresa, por exemplo) ou ocultá-la.
Se a despesa for conciliada, você poderá ver o ticket (despesa) relacionado.
Você só pode criar adiantamentos a partir das movimentações de formas de pagamento não reembolsáveis.

 

Nesta secção serão apresentados os bilhetes pagos com cartão de empresa, sendo que para cada bilhete será indicado, através da coluna Conciliado/Reconciliado, se o bilhete é reconciliado ou não.

 


Se o ticket tiver o ícone A na coluna Reconciliado/Reconciliado, significa que foi reconciliado automaticamente, enquanto que se aparecer o ícone M, significa que foi reconciliado manualmente. Se nada aparecer, é porque você está esperando para conciliar manualmente.

 


Nesta última coluna você pode executar algumas tarefas adicionais que dependerão dos módulos que você contratou:

Se a despesa não for conciliada, você pode criar uma antecipação (caso tenha um saque em dinheiro com cartão de empresa, por exemplo) ou ocultá-la.
Se a despesa for conciliada, você poderá ver o ticket (despesa) relacionado.
Você só pode criar adiantamentos a partir das movimentações de formas de pagamento não reembolsáveis.

Nota importante: O processo de reconciliação automática só é efetuado quando se verifica um movimento e uma despesa com exatamente a mesma informação (data, valor). Caso existam divergências, por questões de segurança, deverá ser realizada uma reconciliação manual.

 


Como reconciliar manualmente na web:

Esses casos serão marcados como conciliações pendentes, que devem ser realizadas pelo usuário que reportou a despesa ou pelo seu supervisor na seção de relatórios. As despesas reconciliadas manualmente serão marcadas nos relatórios correspondentes, onde o supervisor pode confirmar que é uma reconciliação correta.

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OBS: Caso o sistema encontre vários pagamentos de candidatos para conciliar automaticamente com o mesmo boleto, não será conciliado automaticamente para evitar erros.

 


Ao selecionar o Gerenciador de reconciliação/Editor de reconciliação, será exibida uma tela pop-up que permite reconciliar manualmente todos os tickets que aparecem como reconciliação pendente no Captio para o relatório em questão.

Esta tela pop-up está organizada em dois painéis:

  • No painel esquerdo de Despesas não reembolsáveis ​​/ Despesas não reembolsáveis, são mostrados os tickets capturados. A parte superior mostra os tickets pendentes de reconciliação, enquanto a parte inferior mostra os tickets que já foram reconciliados, manual ou automaticamente.
  • No painel direito de Pagamentos reconciliados e pagamentos não conciliados / Pagamentos conciliados e não conciliados, são mostrados os movimentos carregados no Captio. Na parte superior você verá os pagamentos conciliados com o boleto selecionado à esquerda. Na parte inferior, o Captio propõe os pagamentos candidatos a serem conciliados, ordenados de acordo com o movimento mais provável.

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Você deve selecionar uma despesa não reconciliada na parte superior do painel esquerdo e, em seguida, as transações não reconciliadas serão exibidas na parte inferior do painel direito de Pagamentos não reconciliados, classificados de acordo com a probabilidade de serem a transação correta. Uma vez selecionado, você poderá reconciliar a despesa usando a opção Conciliar/Reconciliar indicada à direita do valor.

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Após a reconciliação manual, o boleto aparece na seção Recibos reconciliados/Recibos reconciliados e o pagamento correspondente aparece na seção Pagamentos reconciliados/Pagamentos reconciliados.

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Quando todos os pagamentos já estiverem conciliados com o respectivo boleto, você pode salvar as alterações com o botão verde Reconciliar/Reconciliar, o gerenciador de conciliação fechará e o relatório recalculará automaticamente os valores dos boletos e o relatório baseado em pagamentos bancários .

OBS: o valor da movimentação bancária prevalece sobre o valor do boleto

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