Para capturar uma despesa na app pode fazê-lo a partir do ecrã principal clicando no botão flutuante (na zona inferior). Ao fazê-lo, a câmara abre-se e poderá capturar a despesa.
Também poderá capturar um recibo a partir da opção Capturar recibo do menu principal. Para desdobrá-lo selecione o ícone com as três linhas horizontais no canto superior esquerdo do seu ecrã. (Este menu é acessível a partir de todos os ecrãs).
Quando tiver realizado a captura, será carregada automaticamente. O processamento das despesas está compostos pelos seguintes estados:
- Carregar despesa: isto significa que a fotografia que acabou de fazer está a ser guardada na nuvem. Uma vez iniciado este processo, não permitimos que estas imagens sejam editadas para cumprir com o estipulado pela Administração Fiscal.
- A ler dados: neste momento, a ferramenta de OCR transforma a imagem em caracteres de texto e, uma vez concluído, a nossa tecnologia de ICR indica-nos quais são os dados que correspondem os dados chave da data, fornecedor e montante. Finalmente, nos casos em que não se pode garantir o sucesso a 100%, a despesa passará por uma revisão de qualidade. Durante o tempo que demora este processo pode entrar na despesa e introduzir os campos personalizados que o seu admin estabeleceu (categoria, forma de pagamento, etc) e atribui-lo a um relatório em rascunho ou continuar a carregar mais despesas para categorizá-las depois.
- Se a despesa foi lida corretamente e você ainda não o fez, indicará um estado de “conferir dados” para que possa acrescentar categorias, formas de pagamento e quaisquer outros campos personalizados que a sua empresa requerer.
Quando a despesa for verificada e completa, verá o seguinte ícone.
Como editar despesas a partir da app
Para editar uma despesa deve estar disponível na listagem de despesas da nossa app ou inserida num relatório em estado "Rascunho" ou "Rejeitado". Não poderá editar despesas quando estas se encontram num relatório em estado de "Validação" ou "Aprovado".
Para editar uma despesa:
- Entre na app e aceda à listagem de despesas.
- Clicar na despesa que quiser editar.
- Alterar a informação que desejar dos campos personalizados.
- Se desejar, introduzir a despesa num relatório em rascunho.
- Quando tudo for corregido, clicar em Guardar e verá que a informação é atualizada.
Também poderá editar uma despesa a partir da opção despesas do menu principal. Para desdobrá-lo, deve selecionar o ícone com as três linhas horizontais no canto superior esquerdo do seu ecrã. (Este menu é acessível a partir de todos os ecrãs).
Como introduzir despesas de quilometragem a partir da app
Poderá introduzir uma despesa de quilometragem a partir da opção Quilometragem do menu principal. Para desdobrá-lo deve selecionar o ícone com as três linhas horizontais no canto superior esquerdo do seu ecrã. (Este menu é acessível a partir de todos os ecrãs).
A seguir:
- Introduzir a data da despesa
- Indicar o número de quilómetros percorridos
- Introduzir categoria
- Completar os campos personalizados que a sua empresa solicitar
- Clicar em Guardar alterações
Está pronto. O sistema calculará o preço final com base na sua taxa de quilometragem.
Como introduzir despesas de ajudas de custo a partir da app
As ajudas de custo (despesas com valor predefinido pela sua empresa) são introduzidas de forma manual; apenas terá de indicar a categoria correspondente. Se não completar o campo do fornecedor, o Captio irá completá-lo automaticamente com o mesmo nome da Ajuda de custo.
Embora não seja necessário, pode juntar um comprovativo a esta despesa. Para tal:
- Clicar no botão superior direito com forma de clip
- Clicar no quadrado com o signo +
- Selecionar se quiser carregar uma fotografia a partir da sua galeria ou abrir a câmara para capturá-lo.