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Gerir despesas de viagem no site

Para os dias em que não se encontre a viajar, poderá utilizar o Captio a partir do seu computador graças à nossa versão web, 100% online, acessível a partir de qualquer navegador e com segurança garantida por SSL e HTTPS.

 Neste artigo encontrará informação sobre: 

 

Como introduzir despesas a partir do site

Com certificado digital (Espanha)

Em primeiro lugar, gostaríamos de informar que o nosso software se encontra aprovado pela Administração Fiscal, algo essencial para que a sua empresa possa cumprir os requisitos fiscais. Para ter efeito legal, a legislação exige o uso de sistemas que “garantam a autenticidade da origem e a integridade do seu conteúdo”. Ao utilizar a nossa app não há problema desde que é capturada a despesa até que é carregada na nuvem, onde não pode ser modificada. No entanto, não se pode garantir o mesmo padrão no momento de carregar despesas a partir do seu computador.

Por esta razão, se a sua empresa tiver contratado o certificado, você não poderá carregar um recibo de despesa. Se mesmo assim, precisa de introduzir uma despesa (porque, por alguma razão, não se aplica a nível fiscal e quer recuperá-la) poderá fazê-lo através do nosso site:

  • Iniciar sessão em login.captio.net para aceder à sua conta com a sua informação
  • Uma vez no separador de início, tem acesso direto a “Criar recibo”. Se já estiver no painel, clicar no separador “recibos”.
  • Para introduzir uma nova despesa, clicar em “criar recibo” e preencher a informação que lhe solicitamos:
    • Data, fornecedor, montante total e moeda que aparece no recibo
    • Categoria: a pessoa responsável de administrar o Captio terá criado certas categorias para organizar as despesas de toda a sua equipa. Selecionar a que mais se adapte à natureza da sua despesa. É possível que ao escolher uma categoria sejam modificados os campos que deve preencher sobre a despesa segundo as regras estabelecidas.
    • Forma de pagamento: Precisa dizer à sua empresa como pagou esta despesa, dado que em função da forma de pagamento, será reembolsável (por exemplo, com dinheiro ou cartão próprio) ou não reembolsável (caso tenha cartão de empresa)
    • Comentários: tem um campo livre para introduzir qualquer informação valiosa.

Sem certificado digital (restantes países)

Caso a sua empresa não requeira que as despesas se encontrem aprovadas, os recibos de pagamento poderão ser introduzidos. Nesse caso, o processo a seguir é o seguinte:

  • Clicar no botão de “Importar a partir do PC”
  • Selecionar o arquivo a partir do seu computador
  • O sistema começará a fazer a leitura automática e colocará a despesa no separador “Capturas”

Como editar despesas a partir do site

Caso precise de fazer alguma alteração às suas despesas, apenas tem de localizá-las (para tal pode utilizar os filtros avançados de data, categoria e forma de pagamento) e clicar no botão de “editar” que verá à direita. Abre-se novamente o assistente de criação ou edição de despesas e pode realizar as modificações correspondentes.

Quando se pode editar uma despesa?

Pode-se editar uma despesa sempre que se encontre em “Pendentes”, isto é que não tenha sido incluída em nenhum relatório ou quando tenha sido introduzida num relatório que ainda não tenha sido enviado. Da mesma forma, e sempre que assim tenha sido configurado pela pessoa que administra o Captio, é possível que possa editar uma despesa quando o relatório tenha sido enviado, mas não aprovado.

Como introduzir despesas de quilometragem a partir do site

As despesas de quilometragem são aquelas que decorrem do uso particular do seu veículo por motivos de trabalho. Variam em função da taxa que tenha sido estabelecida na vossa política de despesas de empresa.

Para introduzir uma despesa de quilometragem a partir do site, apenas tem de:

  • Clicar no botão de “+Quilometragem”
  • Introduzir data
  • Selecionar, se for aplicável, algum dos trajetos predefinidos configurados pela administração para que seja realiza a contabilização de distância.
  • Se o trajeto não estiver predefinido, pode escrever diretamente a distância percorrida.
  • Também pode utilizar a integração de Google Maps para, introduzindo os pontos de origem e destino, calcular automaticamente o roteiro. Clicar no “Mapa” no quadro da direita, preencher com os endereços, clicar em Calcular e, se concordar, clicar em guardar.
  • Escolher uma categoria.
  • Selecionar uma forma de pagamento.
  • Clicar no botão guardar
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