Esta funcionalidade permite carregar gastos digitais para o seu ambiente da Captio através do envio destes por correio eletrónico. Estes gastos chegam através de canais digitais (e-mail, app, etc.) por parte dos diferentes fornecedores.
Com esta funcionalidade, os gastos digitais podem ser incluídos como mais um gasto e, deste modo, ser geridos e integrados na política de gastos da empresa.
Que tipo de gastos posso enviar por e-mail?
Apenas os gastos que receber em formato digital pelos diferentes fornecedores, seja por e-mail ou por download através da app ou de outro canal digital.
O que é um gasto digital?
Os gastos digitais são os gastos recebidos em formato digital pelos diferentes fornecedores. Estes já são válidos para a agência tributária, pois a homologação é relativa ao processo de digitalização do papel.
Como funciona?
É tão fácil como enviar um e-mail com o gasto que pretende carregar para o seu ambiente Captio para este endereço:
Quer usar outro e-mail que não seja o da sua conta da Captio?
Para poder usar esta funcionalidade com outros e-mails, deverá registar aqueles a partir dos quais pretende mandar os gastos digitais. Para isso, deverá aceder à aplicação web da Captio e clicar na secção Configuração - Preferências.
Aqui, deverá ir à secção Faturas digitais por e-mail. Nesta secção, pode acrescentar os seus endereços de correio eletrónico a partir dos quais quer reenviar faturas digitais para gastos@captio.com ou expenses@captio.com e o sistema consiga reconhecer a que conta estão associados. Poderá acrescentar todos os endereços que pretender, desta forma, poderá reenviar à Captio as faturas digitais que receber noutros correios diferentes do da sua conta da Captio.
O que acontece com os gastos que enviei por e-mail?
Depois de enviar o e-mail, os gastos serão carregados para o seu ambiente da Captio na secção Capturas e, a partir daqui, já poderá processá-lo como um gasto comum, editar os dados, acrescentá-lo a um relatório, etc.
O que acontece se o e-mail com que mando um gasto já estiver associado a outra conta da Captio?
Depois de ter notificado que e-mails quer associar à sua conta para esta funcionalidade, receberá um e-mail em cada um deles notificando a associação dos mesmos.
Caso algum dos e-mails já estar associado a outra conta da Captio, receberá um e-mail informando disso e poderá decidir se o associa à nova conta ou não. Um e-mail só pode estar associado a uma única conta da Captio.
O que acontece se não tiver o e-mail configurado na minha conta da Captio?
Caso envie um gasto para gastos@captio.com a partir de uma conta de e-mail não associada a nenhum utilizador da Captio, será notificado sobre a necessidade de registar esse e-mail na conta da Captio que pretender. Esse gasto não será processado, pelo que deverá voltar a mandar depois de realizar a configuração.
Há outra forma de carregar um gasto deste tipo?
Sim, também pode carregar esta tipologia de gastos já digitais descarregando o PDF do gasto e carregá-lo mediante a aplicação móvel ou a web, tal como se explica neste artigo de Carregar gastos digitais em PDF.