Le processus de conciliation est nécessaire lorsqu'un utilisateur ayant reporté des dépenses génère une nouvelle note de frais, cette note comprenant des tickets / dépenses payés avec la carte d'entreprise.
Une fois sur l'écran principal des notes de frais, l'utilisateur devra se rendre à la section de Frais non remboursables / Non-reimbursable expenses. Les tickets payés avec la carte d'entreprise figureront dans cette section et le fait qu'ils soient conciliés ou pas sera indiqué, pour chaque ticket, dans la colonne Concilié / Reconciled.
Si le ticket présente l'icône 
dans la colonne Concilié / Reconciled, cela signifie qu'il a été automatiquement concilié. Par contre, si c'est l'icône 
qui figure, cela signifie qu'il a été concilié manuellement.
Un ticket n'est pas concilié de manière automatique si sa date et son montant ne correspondent à aucun mouvement téléchargé sur Captio. Par exemple, il se peut que le montant soit le même, mais que la date du ticket et la date de mouvement ne coïncident pas, car le mouvement correspondant a été enregistré avec un jour de retard par note de frais à la dépense.
Vous devrez vous rendre dans la section de Conciliation de la note de frais, où vous disposerez d'un résumé de l'état de conciliation des dépenses de la note. S'il y a des tickets qui n'ont pas été conciliés, leur conciliation devra être réalisée manuellement. C'est pour cela que vous disposez de la fonctionnalité Gestion de conciliation / Reconciliation editor.
REMARQUE : Si le système trouve plusieurs paiements à concilier de manière automatique avec un même ticket, il ne les conciliera pas automatiquement afin d'éviter toute erreur possible.
En sélectionnant le Gestion de conciliation / Reconciliation editor, un écran contextuel s'affichera pour permettre de concilier manuellement tous les tickets à concilier par Captio pour la note de frais en question.
Cet écran contextuel est organisé en deux panneaux :
- Sur le panneau de gauche de Frais non remboursables / Non-reimbursable expenses les tickets capturés sont affichés. En haut, les tickets à concilier sont affichés, tandis que les tickets qui ont déjà été conciliés, manuellement ou automatiquement, figurent en bas.
- Sur le panneau de droite de Paiements conciliés et paiements non conciliés / Reconciled and Unreconciled payments, les mouvements téléchargés sur Captio sont affichés. En haut, vous verrez les paiements conciliés avec le ticket sélectionné de la partie gauche. En bas, Captio propose les paiements à concilier classés en fonction de leurs possibilités de correspondre au mouvement correct.
Vous devrez sélectionner une dépense non conciliée en haut du panneau gauche pour que, en bas du panneau droit de Paiements non conciliés / Unreconciled payments, les mouvements non conciliés s'affichent classés selon leurs possibilités de correspondre au mouvement correct. Une fois sélectionné, vous pourrez concilier la dépense par le biais de l'option Concilier / Reconcile indiquée à droite du montant.
Après avoir été concilié manuellement, le ticket s'affiche dans la section Tickets conciliés / Reconciled receipts et le paiement correspondant s'affiche sur les Paiements conciliés / Reconciled payments.
Une fois tous les paiements conciliés avec leur ticket correspondant, vous pourrez enregistrer les modifications introduites à l'aide du bouton vert Concilier / Reconcile. Le gestionnaire de conciliations se fermera et la note de frais recalculera automatiquement les valeurs des tickets et de la note de frais en fonction des paiements bancaires.
REMARQUE : la valeur du mouvement bancaire prévaut sur la valeur figurant sur le ticket.
Vous pouvez regarder une vidéo d'explication du processus de conciliation complet en suivant ce lien.