Le processus de rapprochement est nécessaire lorsqu'un utilisateur de rapport de dépenses génère un nouveau rapport de dépenses, y compris les billets/dépenses payés avec une carte d'entreprise, des cartes Emburse, etc. dans ce rapport.
Le processus de rapprochement automatique n'est effectué que lorsqu'un mouvement et une dépense sont trouvés qui ont exactement les mêmes informations (date, montant et devise). En cas de différences, pour des raisons de sécurité, un rapprochement manuel devra être effectué.
Les mouvements sont chargés une fois par jour (en fonction de l'envoi par la banque) sauf pour les Emburse Cards qui sont chargées en temps réel.
Rapprochement APP
Rapprochement WEB
Reapprochement APP
Que deviennent les dépenses effectuées avec une carte liée au compte entreprise ?
Ces transactions n'ont pas pu être rapprochées automatiquement et doivent l'être manuellement.
Dans la section dépenses de l'application, vous verrez les transactions bancaires (paiements par carte) représentées par une icône de carte et en jaune : Ajouter un reçu.
Les dépenses effectuées avec des méthodes de paiement réconciliables (ceci est défini par l'administrateur, ce sont normalement des cartes d'entreprise) apparaîtront dans votre compte Captio comme une transaction qui doit être réconciliée.
En cliquant sur la transaction, vous verrez le montant, la date et les informations sur le fournisseur.
Pour rapprocher les dépenses avec les transactions bancaires qui n'ont pas été rapprochées automatiquement, vous pouvez procéder de deux manières.
1. Créez-le à partir du mouvement / transaction bancaire
2. Récupérer une dépense/un ticket capturé à partir de la transaction bancaire
1. Créez-le à partir du mouvement / transaction bancaire
Si vous choisissez la première option et cliquez sur la transaction, vous pouvez rapprocher la dépense en cliquant sur l'icône de l'appareil photo et en capturant la dépense. Ou vous pouvez télécharger une dépense en pdf. Ce sont les dépenses que vous recevez numériquement, normalement dans votre e-mail.
Si vous souhaitez supprimer la photo, vous pouvez la supprimer du bouton de la corbeille et en télécharger une nouvelle :
Vous pourrez également sélectionner la catégorie de la transaction et remplir d'autres informations demandées par votre organisation.
À ce moment, vous pouvez économiser les frais.
2. Récupérer une dépense/un ticket capturé à partir de la transaction bancaire
Dans le cas où vous avez déjà créé la dépense, vous pouvez la joindre à la transaction créée automatiquement.
Pour ce faire, vous devez accéder à la transaction et cliquer sur le bouton Rejoindre. Et puis sélectionnez les dépenses que vous avez déjà créées.
3 : Joindre une dépense/un ticket capturé(e) à la transaction bancaire
Si vous avez déjà créé/capturé la dépense, vous pouvez la joindre à la transaction créée automatiquement.
Pour ce faire, vous devez accéder à la transaction et cliquer sur le bouton Joindre. Sélectionnez ensuite la dépense que vous avez déjà créée.
Vous pouvez également sélectionner la catégorie de la transaction et compléter les autres informations demandées par votre organisation.
A ce stade, vous pouvez enregistrer la dépense.
4 : rapprochement à partir de la note de frais.
Vous pouvez également rapprocher une dépense à partir de la note de frais elle-même et l'associer à une transaction. Pour ce faire, vous devez capturer le ticket et, une fois à l'intérieur, cliquer sur Fusionner, comme le montre l'image ci-dessous, et rechercher la transaction correspondante.
L'option de fusion ne s'affichera que si la méthode de paiement du ticket est conciliable et s'il y a une transaction en attente de rapprochement.
Reapprochement WEB
Dans la section mouvements/transactions, vous verrez vos mouvements et ceux des autres utilisateurs si vous avez des autorisations, et le mode de paiement avec lequel ils ont été effectués (carte, carte emburse, etc.)
Sur l'écran de rapprochement où vous verrez :
- L'utilisateur à qui appartient le mouvemen
- Date.
- Le fournisseur.
- Le mode de paiement
- numéro de carte
- Le rapport auquel il appartient
- Le montant du paiement dans la devise d'origine.
- Le montant du paiement dans la devise de l'environnement.
- Le statut « Réconcilié » ou « Non réconcilié.
Dans la dernière colonne, vous pouvez exécuter des tâches supplémentaires qui dépendront des modules que vous avez contractés :
Si la dépense n'est pas rapprochée, vous pouvez créer une avance (dans le cas où vous avez un retrait d'espèces avec une carte d'entreprise, par exemple) ou la masquer.
Si la dépense est réconciliée, vous pourrez voir le ticket associé (dépense).
Vous ne pouvez créer des avances qu'à partir des mouvements de modes de paiement non remboursables.
Remarque importante : Le processus de rapprochement automatique n'est effectué que lorsqu'un mouvement et une dépense sont trouvés qui ont exactement les mêmes informations (date, montant). En cas de différences, pour des raisons de sécurité, un rapprochement manuel devra être effectué.
Ces cas seront marqués comme des rapprochements en attente, qui doivent être effectués soit par l'utilisateur qui a signalé la dépense, soit par son superviseur à partir de la section des rapports. Les dépenses réconciliées manuellement seront marquées dans les rapports correspondants, où le superviseur peut confirmer qu'il s'agit d'un rapprochement correct.
Comment concilier manuellement sur le Web :
Ces cas seront marqués comme des rapprochements en attente, qui doivent être effectués soit par l'utilisateur qui a signalé la dépense, soit par son superviseur à partir de la section des rapports. Les dépenses réconciliées manuellement seront marquées dans les rapports correspondants, où le superviseur peut confirmer qu'il s'agit d'un rapprochement correct.
NOTE : Si le système trouve plusieurs paiements candidats à rapprocher automatiquement avec le même ticket, celui-ci ne sera pas rapproché automatiquement pour éviter les erreurs.
Lors de la sélection du gestionnaire de rapprochement/éditeur de rapprochement, un écran contextuel s'affiche pour vous permettre de rapprocher manuellement tous les tickets qui apparaissent comme rapprochement en attente dans Captio pour le rapport en question.
Cette fenêtre contextuelle est organisée en deux panneaux :
Dans le panneau de gauche Dépenses non remboursables / Dépenses non remboursables, les billets capturés sont affichés. La partie supérieure affiche les tickets en attente de rapprochement, tandis que la partie inférieure affiche les tickets qui ont déjà été rapprochés, manuellement ou automatiquement.
Dans le panneau de droite Paiements rapprochés et paiements non rapprochés / Paiements rapprochés et non rapprochés, les mouvements téléchargés dans Captio sont affichés. En haut, vous verrez les paiements réconciliés avec le ticket sélectionné à gauche. En bas, Captio propose les paiements candidats à rapprocher, classés selon le mouvement le plus susceptible d'être le bon.
Vous devez sélectionner une dépense non rapprochée en haut du panneau de gauche, puis les transactions non rapprochées seront affichées en bas du panneau de droite des paiements non rapprochés, triées en fonction de leur transaction la plus susceptible d'être la bonne. Une fois cette option sélectionnée, vous pourrez rapprocher la dépense à l'aide de l'option Rapprocher/Réconcilier indiquée à droite du montant.
Après rapprochement manuel, le ticket apparaît dans la section Encaissements rapprochés/Encaissements rapprochés et le paiement correspondant apparaît dans les Paiements rapprochés/Paiements rapprochés.
Lorsque tous les paiements sont déjà rapprochés avec leur ticket correspondant, vous pouvez enregistrer les modifications avec le bouton vert Réconcilier/Réconcilier, le gestionnaire de rapprochement se fermera et le rapport recalculera automatiquement les valeurs des tickets et le rapport basé sur les paiements bancaires .
ATTENTION : la valeur du mouvement bancaire prévaut sur la valeur du ticket