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Délégation des utilisateurs

Fonctionnalités avancées : Délégation des utilisateurs

La délégation permet aux utilisateurs de Captio d’assumer de manière temporelle les attributions d’autres utilisateurs pour la réalisation d’une tâche en particulier. Il s’agit d’une option très utile en cas de vouloir céder l’utilisation de Captio à un assistant, par exemple.

Pour accéder à toutes les fonctionnalités ayant rapport avec la délégation, cliquez sur le troisième onglet de la rubrique "Utilisateurs".

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Vision générale

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Les deux premières cases permettent à l’administrateur de cocher l’option pour que les utilisateurs puissent gérer leurs propres délégations et permettre l’utilisation des délégations totales des autorisations.  Si l’administrateur permet aux utilisateurs de créer des délégations, il recevra un courriel résumé avec les changements dans les délégations effectués par les utilisateurs.

Avec la délégation partielle, l’utilisateur récepteur des autorisations pourra capturer des dépenses et faire des liquidations pour le compte de l’utilisateur délégant. La délégation totale permet à l’utilisateur récepteur de réaliser, pour le compte de l’utilisateur délégant, toute action que ce dernier soit autorisé à faire.

Sur la liste de l’écran de Délégation vous verrez les utilisateurs détenant actuellement des autorisations pour accéder sur Captio et pour agir au nom d’autres personnes, ainsi que le nombre d’utilisateurs sur lesquels ils ont des autorisations de délégation.

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Afin qu’un utilisateur cesse entièrement d’agir au nom d’autres utilisateurs, il est possible d’éliminer toutes les délégations en faveur de celui-ci en utilisant le bouton Supprimer.

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Toutes les actions effectuées par un utilisateur délégué seront enregistrées dans le registre des actions sur les notes de frais avec le nom de l’utilisateur en question.

Ajouter une nouvelle délégationdelegacion5.png

Pour créer une nouvelle délégation, cliquez sur le bouton Ajouter délégation pour ouvrir l'assistant. Vous n’avez qu’à suivre les pas à continuation:

  1. Commencez à taper le nom d’utilisateur qui pourra agir au nom d’un autre.
  2. Sélectionnez les utilisateurs au nom desquels il pourra agir, tout en cochant les caisses correspondantes.
  3. Choisissez le type de délégation à effectuer.
  4. Fermez la fenêtre d'assisant et voilà!

Une fois finie cette configuration, l’utilisateur en question pourra accéder aux comptes des utilisateurs pour lesquels il aura des autorisations de délégation.

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Accéder en mode délégation

L’utilisateur entrera normalement sur Captio, avec son nom d’utilisateur et son mot de passe.  Pour travailler au nom d’un autre utilisateur, il pourra accéder par le menu d’utilisateur (coin supérieur droit) et sélectionner l’option Accéder à un autre compte.

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Un menu déroulant vous montrera tous les utilisateurs auxquels vous avez accès. Sélectionnez celui qui vous intéresse et vous commencerez à agir en son nom.

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Une fois le travail fini, il n’est pas nécessaire de sortir de la plateforme ; il suffit d’aller sur le menu déroulant du coin supérieur droit.

 

 

 

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