L'onglet d'Avances / Advances permet au contrôleur d'approuver ou de rejeter des avances.
Un contrôleur vérifiera uniquement les avances dans lesquelles il figure en tant que responsable de contrôle. Pour nommer les responsables de contrôle d'avances, l'administrateur de l'environnement doit avoir configuré un workflow pour le contrôle des avances.
Le bouton Approuver ? / Approve? ouvre une fenêtre contenant les données concernant l'avance demandée pour pouvoir voir et/ou modifier les données (motif, date de collecte, devise/s, etc.). Vous pouvez approuver ou rejeter la demande d'avance au moyen des boutons correspondants.
Une fois que cela est fait, le système affichera un message adressé au contrôleur pour confirmer l'opération.
Si vous approuvez la demande d'avance, celle-ci passera à l'étape suivante du workflow d'approbation d'avances (s'il y en a une). Une fois la demande approuvée à tous les niveaux prévus, l'utilisateur à l'origine de la demande disposera de l'avance sollicitée et celle-ci demeurera attribuée à la note de frais de dépenses suivant. La dite approbation sera notifiée à l'utilisateur par courriel.
Si vous rejeter la demande d'avance, l'utilisateur qui la demande recevra la nouvelle dans sa boîte Avances/My Advances avec l'état de l'avance portant la mention Rejetée / Rejected. L’utilisateur pourra éditer l’avance.
Une fois les changements effectués, l'utilisateur peut reformuler la demande d'approbation de la même avance et le contrôleur recevra à nouveau l'avance dans la boîte d’approbation avances.