Avances
Cette rubrique vous permet de demander des avances afin de disposer de celles-ci pour vos dépenses.
Seuls les utilisateurs ayant les avances activées peuvent voir et accéder à la fonctionnalité Avances.
AVANCES À PARTIR DE L’APPLI
Demander une avance
Pour demander une avance à partir de l’application, accédez à la rubrique avances/advances du module inférieur du menu principal.
Demander une nouvelle Avance
Utilisez le bouton supérieur droit (+) pour demander une nouvelle avance.
Plusieurs champs sont alors visibles. Il est obligatoire de remplir les champs Motif et Workflow, ainsi que les champs personnalisés déterminés par votre entreprise.
Vous pouvez modifier la devise de l’avance en cliquant sur le bouton contenant l’information de devise.
Si vous activez le champ Voyage, vous verrez un champ additionnel où il est possible de spécifier les jours de voyage et voir ainsi le montant recommandé par votre entreprise en fonction du nombre de jours indiqué.
Une fois introduites toutes les données, cliquez sur demander l’avance/request advance pour lancer votre requête.
À ce moment, et en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise, vous verrez si le montant dépasse le montant recommandé ou obligatoire.
L’avance est maintenant affichée sur la liste Activées/Active avec la mention Demandée/Requested.
Une fois demandée l'avance, vous pourrez accéder aux détails correspondants mais vous ne pourrez pas l’éditer tant qu’elle affiche l’état Demandée.
Le champ Multidevise apparaît uniquement dans les avances contentant plus d’une devise. Celles-ci doivent être demandées via le site web. L’application vous permet uniquement de voir les montants de chaque devise.
Sur cet écran sont détaillés tous les montants dans chacune des devises indiquées dans la demande d’avance correspondante. Les éléments de cette liste ne peuvent être sélectionnés ni édités, ils sont affichés à titre informatif.
ÉTAT DES AVANCES
Les éventuels états des avances sont les suivants :
- Activées : Avances en état Demandée/Approuvée/En cours/Refusée.
- Liquidées : Avances ayant été liquidées (toujours dans une note de frais déjà liquidée).
Demandée
Avance en phase d’approbation.
Approuvée (seulement quand il existe un compte contrôle de caisse)
Le réviseur a approuvé l’avance demandée.
En cours
L’état En cours indique que l’avance est à votre disposition, et que vous pouvez, par ailleurs, l’ajouter à une note de frais à travers le champ Note de frais.
Avance liquidée
Une fois l’avance liquidée, il sera possible uniquement de consulter son contenu et d’accéder au détail multidevise.
En état liquidée l’avance ne peut pas être éliminée.
AVANCES À PARTIR DU SITE WEB
Dans la rubrique avances, vous pourrez demander à votre contrôleur des avances en liquide. Si vous ne pouvez pas voir cet onglet, contactez l'administrateur de la plateforme (ce module n'est pas activé par défaut).
Dans cette rubrique, vous pourrez voir les avances ainsi que leurs états dans la colonne État / Status.
Les différents états sont les suivants :
- Demandée / Requested: Lorsque vous avez demandé une avance et que celle-ci se trouve en phase d'approbation.
- Rejetée / Rejected: les avances refusées sont identifiées au moyen de cet état et disposent du bouton éditer / edit permettant d'effectuer des modifications sur l'avance refusée pour ensuite la renvoyer afin qu'elle soit approuvée. Vous pourrez modifier les montants (ajouter, retirer, modifier), la date de collecte / Collection date et les jours de déplacement professionnel / Trip days.
- Accordée / Valid: Les avances qui ont été approuvées sont identifiées au moyen de cet état et sont disponibles afin d'être ajoutées à n'importe quelle note de frais disponible.
- Liquidée / Settled: ces avances appartiennent à une note de frais déjà liquidé.
- Approuvé: uniquement pour les environnements de boîte utilisateur. Ce statut apparaîtra jusqu'à ce que l'utilisateur caissier remette l'avance.
Pour enclencher le processus, cliquez sur le bouton Demander une avance / Request.
Un formulaire où vous pourrez spécifier les détails de l'avance que vous souhaitez demander s'affichera.
Une fois les champs pertinents remplis, cliquez sur le bouton vert. Votre contrôleur recevra votre demande d'avance.
Quelques remarques :
- Date de retrait : Il s'agit uniquement d'un champ fourni à titre indicatif, non contraignant, pour que le responsable de la remise de l'avance à l'employé connaisse la date à laquelle, en tant que demandeur, celui-ci souhaiterait avoir l'avance à sa disposition.
- Voyage : Oui / Non : Cela permet, en cas de réponse affirmative, d'indiquer le nombre de jours que comprendra le déplacement. En fonction de cette information, le système vous orientera sur le montant maximal recommandé. Vous pouvez demander un montant plus élevé, mais il sera indiqué que vous demandez un montant supérieur à celui recommandé par l'entreprise.
- Montant avance : Il s'agit du montant que vous souhaitez demander. Ce montant peut être constitué d'une ou de plusieurs devises. Pour ce faire, vous saisirez le chiffre souhaité, vous sélectionnerez la devise puis vous cliquerez sur le bouton +. Vous devrez procéder à cette opération pour chaque devise demandée, en cas d'avance multidevise.
Souvenez-vous que votre avance ne sera pas disponible jusqu'à ce que votre contrôleur ne l'approuve. Vous pouvez consulter à tout moment l'état de votre demande sur le tableau de l'écran initial de la section d'avances.
Une fois l'avance approuvée, elle sera assignée à la prochaine note de frais que vous créerez. Si vous ne souhaitez pas que l'avance soit utilisée dans cette note de frais, vous pouvez la modifier à partir de celle-ci.
Une fois l'avance incluse dans la note de frais, les dépenses faites en liquide seront « compensées » par le montant avancé. Plusieurs cas de figure sont possibles :
- Le montant des dépenses est inférieur au montant de l'avance.
- Les montants de l'avance couvrent la totalité des dépenses, mais vous avez dû en outre effectuer un changement dans une devise supplémentaire.
Le montant dépensé est supérieur au montant de l'avance.
CAS 1 : Le montant des dépenses est inférieur au montant de l'avance :
Dans cet exemple, le résultat de la liquidation est -177 € étant donné que, dans la devise dans laquelle l'entreprise travaille normalement (EUR), vous devez, en tant qu'employé, 177 euros à l'entreprise. Mais il faut tenir compte du fait que, en réalité, il y a une ligne pour chaque devise, puisque les montants à rembourser sont, respectivement, 177 euros et 194 livres.
En outre, il se pourrait que vous souhaitiez rembourser 190 livres sur les 194 que vous devez parce que vous avez eu une dépense personnelle (qui ne sera pas répercutée sur l'entreprise) d'un montant de 4 livres. Dans ce cas, vous utiliserez le bouton (‘=EUR’) pour indiquer que vous rembourserez une partie de ces livres en euros, parce qu'il s'agit de livres que vous avez dépensées pour un usage personnel. Cette modification sera effectuée de la manière suivante :
Une fois cette action réalisée, vous vérifierez que le montant à rembourser en euros a augmenté proportionnellement au taux de change fixé entre les euros et les livres, en ce qui concerne les livres que vous avez dépensées pour votre usage personnel.
CAS 2 : Les montants de l'avance couvrent la totalité des dépenses, mais vous avez dû en outre réaliser un échange dans une devise supplémentaire :
Cela peut se produire si, par exemple, de Londres, vous avez dû effectuer un déplacement dans un autre pays où la devise est différente de celles que vous avez sur vous sous forme d'avance, et que vous avez dû payer une dépense en dollars américains, par exemple. Vous verrez que le système vous informe de cette situation et que vous devrez réaliser l'action appropriée pour indiquer comment vous avez obtenu les USD dépensés en liquide :
Pour informer de cet échange de devise, vous pouvez sélectionner la devise que vous avez utilisée à l'origine de l'échange, en indiquant le montant utilisé pour l'échange ainsi que le montant en devise final obtenu après l'échange. Dans l'exemple, vous utilisez 90 livres sur 194, et pour ces 90 livres vous avez obtenu 134,289 dollars :
Maintenant, la note de frais contient à nouveau toutes les informations nécessaires afin de présenter les différentes lignes de devises avec les montants à rembourser / percevoir. Le taux de change (calculé à partir de la devise de départ, l'euro) est calculé sur la base des informations fournies, et comme plus de dollars ont été obtenus que ceux qui ont été dépensés, il sera indiqué qu'il y a moins de livres à rembourser et que les dollars restants devront être remboursés.
CAS 3 : Le montant dépensé est supérieur au montant de l'avance :
Selon l'exemple, ont été dépensés plus d'euros que ceux qui avaient été donnés sous forme d'avance (vous avez mis des euros de votre poche). Dans ce cas, vous ne devez pas rembourser d'euros, bien que vous deviez rembourser les montants restants dans d'autres devises. Suite à la liquidation, il est indiqué que l'entreprise doit vous rembourser les euros en excédent (les autres devises doivent être remboursées) :