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Gérer vos dépenses depuis l’application

Dans cet article, nous vous apprendrons:

Capturer et ajouter des dépenses depuis l’application mobile

Pour capturer une dépense depuis l’application, vous pouvez le faire depuis l’écran principal en cliquant sur le bouton flottant (sur la partie inférieure). En faisant cela, la caméra s’ouvrira et vous pourrez faire la capture de la dépense.

Vous pouvez également capturer un ticket depuis l’option Capturer ticket / Capture receipt du menu principal. Pour déployer le menu principal, choisissez l'icône avec trois lignes horizontales sur le coin supérieur gauche de votre écran. (Il est possible d’accéder à ce menu depuis tous écrans).

Une fois faite, la capture sera téléchargée automatiquement. Le traitement des dépenses se compose des états suivants :

  • Téléchargement du frais : Ceci signifie que la photo que vous venez de prendre est en train de se télécharger sur le nuage. Une fois ce processus lancé, nous ne vous permettons plus d’éditer ces images.
  • Lecture des données : À ce moment, l’outil OCR transforme l’image en caractères de texte et, par la suite, notre technologie ICR détermine quelles données correspondent aux données clé de date, fournisseur et montant. Finalement, dans les cas où il n'est pas possible d'assurer le succès à 100 %, la dépense fera l’objet d’une révision de qualité. Pendant la durée de ce processus, vous pouvez entrer sur la dépense et ajouter les champs additionnels établis par votre administrateur (catégorie, mode de paiement, etc.) et l’assigner à un projet de note de frais ou continuer à télécharger des dépenses pour faire la catégorisation plus tard.
  • Si la dépense a été correctement lue et si cela n’a pas encore été fait, l’état "Veuillez remplir les champs obligatoires" sera affiché pour vous rappeler d'ajouter des catégories, des modes de paiement ou tout autre champ personnalisé exigé par votre entreprise.  

Lorsque la dépense est complète et vérifiée, l’icône à continuation sera affiché.

Comment éditer des dépenses depuis l'application mobile ?

Pour éditer une dépense celle-ci doit être disponible sur la liste de dépenses de notre application mobile ou bien figurer sur une note de frais à l’état "Brouillon" ou "Rejetée". Vous ne pourrez pas modifier les dépenses figurant sur une note de frais dans l’état "d’approbation" ou "Approuvée".

Pour éditer une dépense :

  • Entrez sur l’application mobile et accédez à la liste des frais.  
  • Cliquez sur lea dépense à modifier.
  • Changez l’information de votre choix dans les champs additionnels.
  • Si cela vous convient, ajoutez la dépense à une note de frais en brouillon ou refusée.
  • Après avoir tout corrigé, cliquez sur Sauvegarder changements et vous verrez l’information mise à jour.

Il est possible également d’éditer une dépense depuis l’option Dépenses du menu principal. Pour le déployer, choisissez l'icône avec trois lignes horizontales sur le coin supérieur gauche de votre écran. (Il est possible d’accéder à ce menu depuis tous écrans).

Comment ajouter des frais de kilométrage depuis l'application mobile ?

Vous pouvez ajouter un frais de kilométrage â travers l’option Kilométrage du menu principal. Pour le déployer, choisissez l'icône avec trois lignes horizontales sur le coin supérieur gauche de votre écran. (Il est possible d’accéder à ce menu depuis tous écrans).

À continuation :

  • Ajoutez la date de la dépense
  • Indiquez le numéro de kilomètres parcourus
  • Ajoutez la catégorie
  • Complétez les champs personnalisés définis par votre entreprise
  • Cliquez sur Sauvegarder changements

Et voilà ! Le système calculera le prix final en fonction de votre taux de kilométrage.

Comment ajouter des indemnitées journalières depuis l’application mobile ?

Les indemnitées journalières (dépenses avec une valeur prédéfinie par votre entreprise) sont introduites manuellement ; il vous suffira de choisir la catégorie correspondante. Si vous ne complétez pas le champ du fournisseur, Captio le fera de manière automatique avec le même nom de l’indemnité journalière.

Même si cela n’est pas obligatoire, vous pouvez ajouter un justificatif de paiement. Pour ce faire :

  • Cliquez sur le bouton avec forme de clip situé à la partie supérieure à droite
  • Cliquez sur le carré avec le signe plus
  • Indiquez si vous voulez télécharger une photo depuis votre galerie ou bien ouvrir la caméra pour faire une capture.
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