S’abonner

Téléchargez des dépenses numériques via courriel

Parser-EN.png

Cette fonctionnalité vous permet de télécharger des dépenses numériques sur votre environnement Captio tout simplement en les envoyant par courriel. Ces dépenses vous parviennent via des canaux numériques (courriel, application, etc.) de la part des différents fournisseurs. 

Grâce à cette fonctionnalité, il est possible d’inclure les dépenses numériques comme toutes les autres dépenses et de les gérer et les intégrer dans la politique de dépenses de l’entreprise. 

 

Quel type de dépenses pouvons-nous envoyer par courriel ? 

Uniquement les dépenses que vos différents fournisseurs vous envoient en format numérique, que ce soit par courriel ou via téléchargement depuis une appli ou par un autre canal numérique.

 

Qu’est-ce qu’une dépense numérique ?

Les dépenses numériques sont celles que les différents fournisseurs vous envoient en format numérique. Elles sont valables pour l’agence des impôts, étant donné que l’homologation se produit par rapport au processus de numérisation du papier.  

  

Comment ça fonctionne?

Il suffit d’envoyer le courriel avec la dépense que vous voulez télécharger sur votre environnement Captio à l’adresse suivante :

gastos@captio.com

 

Voulez-vous utiliser un courriel autre que celui de votre compte Captio ?

Pour utiliser cette fonctionnalité avec d’autres adresses email, vous devrez inscrire les adresses depuis lesquelles vous voulez envoyer des dépenses numériques. Pour ce faire, accédez à l’application web de Captio et cliquez sur la rubrique Configuration - Préférences

Puis rendez-vous sur la rubrique Factures numériques via courriel.  Dans cette rubrique vous pouvez ajouter vos adresses email depuis lesquelles vous voulez renvoyer des factures numériques à gastos@captio.com ou expenses@captio.com et le système peut reconnaître à quel compte celles-ci sont associées. Vous pouvez ajouter autant d’adresses que vous souhaitez. De cette manière, vous pourrez renvoyer à Captio les factures numériques que vous receviez sur d’autres courriels différents de celui de votre compte Captio.

 

Où vont les dépenses envoyées par courriel ?

Une fois envoyé le courriel, les dépenses sont téléchargées sur votre environnement Captio, à la rubrique Captures. À partir de ce moment, elles sont traitées comme des dépenses communes et vous pouvez en éditer les données, les ajouter à une note de frais, etc.

 

Qu’est-ce qu’il se passe si le courriel depuis lequel j’envoie la dépense est déjà associé à un autre compte Captio ?

 Après avoir notifié quelles adresses email vous voulez associer à votre compte pour cette fonctionnalité, vous recevrez un courriel sur chacune des adresses pour vous communiquer que celles-ci ont été correctement associées. 

Au cas où l’une des adresses soit déjà associée à un autre compte Captio, vous recevrez un email vous rappelant cette circonstance et vous pourrez choisir de l’associer au nouveau compte ou pas. Une adresse email ne peut être associée qu’à un seul compte Captio.

 

Que peut-il arriver si le courriel n’est pas configuré sur mon compte Captio ?

Lorsque vous envoyez une dépense à gastos@captio.com depuis une adresse email non associée à aucun utilisateur de Captio, vous recevez une notification vous rappelant le besoin d’inscrire ce courriel sur le compte Captio de votre choix. Ladite dépense ne sera pas traitée. Ainsi, il faudra la renvoyer une fois la configuration soit correctement réalisée.

 

 Existe-t-il une autre option pour télécharger une dépense de ce type ? 

Effectivement, il est également possible de télécharger ce type de dépenses déjà en format numérique en téléchargeant le PDF de la dépense et puis le chargeant via l’application mobile ou web, tel qu’il est indiqué dans l’article Télécharger dépenses numériques en pdf.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 1 sur 2
Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande