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Come gestire le spese di viaggio dall'app

Acquisire ed aggiungere le spese dall'app

Per acquisire una spesa dall'app puoi farlo dalla schermata principale cliccando sul pulsante flottante (in basso). In questo modo, si aprirà la fotocamera e sarai in grado di realizzare la lettura della spesa.

Potrai anche acquisire uno scontrino usando l'opzione "Acquisisci scontrino/Capture receipt" dal menù principale.  Per visualizzarla, seleziona l'icona con le tre linee orizzontali situata nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. (Questo menù è accessibile da qualsiasi tipo di schermo).

Una volta effettuata la lettura, l'immagine verrà caricata automaticamente.  L'elaborazione delle spese è composta dai seguenti stati:

  • Caricamento spesa: Ciò significa che la foto che hai appena scattato si sta salvando sul Cloud.  Una volta che questo processo ha inizio, non ti sarà possibile modificare nessuna immagine per rispettare le disposizioni dell'Agenzia delle Entrate.
  • Lettura dati: In questo momento, lo strumento di OCR trasforma l'immagine in caratteri di testo e, una volta fatto, la nostra tecnologia di ICR indica quali dati corrispondono alla data, al fornitore e all'importo. Infine, nei casi in cui non è possibile garantire il 100% della riuscita del processo, la spesa passerà attraverso una revisione di qualità. Durante il periodo di durata di questa fase, puoi inserire la spesa ed aggiungere i campi personalizzati stabiliti dalla tuo amministratore (categoria, metodo di pagamento, ecc.) ed assegnarla alla bozza di un rapporto o continuare a caricare altre spese ed effettuare la categorizzazione in un secondo momento.
  • Se la spesa è stata letta correttamente, ti verrà indicato lo stato "Verifica dati" che ti permetterà di aggiungere categorie, metodi di pagamento e qualsiasi altro campo personalizzato richiesto dalla tua azienda.

Una volta che la spesa è stata verificata e completata, verrà visualizzata la seguente icona.

Come modificare le spese dall'app

Per modificare una spesa, questa deve essere disponibile nell'elenco delle spese della nostra app o inserita in un rapporto in stato di "Bozza" o "Rifiutato".  Non potrai modificare le spese se si trovano in un rapporto "Convalidato" o "Approvato".

Per modificare una spesa:

  • Accedi all'app e vai all'elenco delle spese.  
  • Clicca sulla spesa che desideri modificare.
  • Modifica le informazioni dei campi personalizzati.
  • Aggiungi, se vuoi, la spesa alla bozza di un rapporto.
  • Quando è tutto corretto, clicca su "Salva" e le informazioni si aggiorneranno.

Puoi anche modificare una spesa dalla sezione "Spese" del menù principale. Per visualizzarla, seleziona l'icona con le tre linee orizzontali situata nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. (Questo menù è accessibile da qualsiasi tipo di schermo).

Come aggiungere le spese di chilometraggio dall'app

Potrai aggiungere una spesa di chilometraggio dalla sezione "Chilometraggio" del menù principale. Per visualizzarla, seleziona l'icona con le tre linee orizzontali situata nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. (Questo menù è accessibile da qualsiasi tipo di schermo).

Successivamente:

  • Aggiungi la data della spesa.
  • Indica il numero di chilometri percorsi.
  • Aggiungi la categoria.
  • Completa i campi personalizzati richiesti dalla tua azienda.
  • Clicca su "Salva modifiche".

Fatto! Il sistema calcolerà il prezzo finale in base alla tua tariffa chilometrica.

Come aggiungere le spese delle diarie dall'app

Le diarie (spese che possiedono un valore predefinito dalla tua azienda) devono essere inserite manualmente semplicemente indicando la categoria corrispondente.  Se non completi il campo del fornitore, Captio lo completerà automaticamente con lo stesso nome presente nella diaria.

Sebbene non sia necessario, puoi allegare una ricevuta a questa spesa. Per farlo:

  • Clicca sul pulsante in alto a destra a forma di graffetta.
  • Clicca sul quadrato con il simbolo del "+".
  • Seleziona se desideri caricare una foto dalla galleria o aprire la fotocamera.
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