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Gestire le spese di viaggio dal sito web

Durante i giorni in cui non sei in viaggio, potrai utilizzare Captio dal tuo computer grazie alla nostra versione web, 100% online, accessibile da qualsiasi browser e con sistemi di sicurezza garantiti mediante SSL e HTTPS.

Come aggiungere le spese dal sito web

Con certificazione digitale (Spagna)

Prima di tutto, ci teniamo a informarti che il nostro software è stato omologato dall'Agenzia delle Entrate, qualcosa di essenziale affinché la tua azienda soddisfi i requisiti fiscali.   Come requisito imperativo, affinché abbiano validità legale, è possibile usare solo sistemi che "garantiscono l'autenticità dell'origine e l'integrità del loro contenuto". Utilizzando la nostra app, non ci sono problemi, dal momento che questa riconosce la spesa e la carica immediatamente nel Cloud, dove non potrà essere modificata. Tuttavia, non è possibile garantire la stessa cosa quando si caricano le spese dal computer.

Questo è il motivo per cui se la tua azienda possiede una certificazione digitale, non sarà possibile caricare alcuna ricevuta di pagamento. Se hai comunque necessità di aggiungere una spesa (perché desideri recuperarla nonostante non si applichi a livello fiscale), potrai farlo attraverso il nostro sito web:

  • Vai su login.captio.net e accedi al tuo account usando le tue credenziali.
  • Dalla scheda di "Inizio", hai accesso diretto a "Crea scontrino".  Se ti trovi già nella piattaforma, clicca sulla scheda "Scontrini".
  • Per aggiungere una nuova spesa, clicca su "Crea scontrino" e inserisci le informazioni richieste:
    • Data, fornitore, importo totale e valuta che appare sullo scontrino.
    • Categoria: la persona responsabile della gestione di Captio avrà creato alcune categorie per organizzare le spese dell'intero staff. Seleziona quella che meglio si adatta al tuo tipo di spesa. È possibile che una volta scelta una categoria, i campi da compilare cambino in base alle norme stabilite.
    • Metodo di pagamento: sarà necessario informare la tua azienda su come hai pagato la spesa in questione, poiché in base al metodo di pagamento, questa sarà rimborsabile (ad esempio, in contanti o con la tua carta) o non rimborsabile (se hai utilizzato la carta aziendale).
    • Note: hai a tua disposizione un campo libero per aggiungere informazioni rilevanti.

Senza certificazione digitale (altri paesi)

Nel caso in cui nella tua azienda non sia necessario omologare le spese, allora potrai aggiungere le ricevute di pagamento. In questo caso, il processo da seguire è il seguente:

  • Clicca sul pulsante "Importa da PC".  
  • Seleziona il file dal tuo computer.
  • Il sistema inizierà ad eseguire la lettura automatica ed inserirà la spesa nella scheda "Acquisizioni".

Come modificare le spese dal sito web

Se è necessario apportare modifiche alle tue spese, dovrai semplicemente individuarle (per farlo puoi utilizzare i filtri avanzati di data, categoria e metodo di pagamento) e cliccare sul pulsante "Modifica" che vedrai a destra.  Si aprirà la procedura guidata da dove potrai apportare le modifiche necessarie.

Quando può essere modificata una spesa?

Potrai modificare una spesa ogni volta che è in "In sospeso", vale a dire quando non è stata ancora inclusa in un rapporto o quando è stata inserita in un rapporto ma questo non è stato ancora inviato. Inoltre, e a condizione che la persona che amministra Captio lo abbia configurato in tal modo, potrai modificare una spesa quando il rapporto è stato inviato, ma non approvato.

Come aggiungere le spese di chilometraggio dal sito web

Le spese di chilometraggio sono quelle che derivano dall'uso del tuo veicolo per motivi di lavoro. Esse variano in base alla tariffa stabilita dalla politica di spesa della tua azienda.

Per aggiungere una spesa di chilometraggio dal sito web, devi solo:  

  • Cliccare sul pulsante "Chilometraggio".
  • Aggiungere la data.
  • Selezionare, se applicabile, uno qualsiasi dei tragitti predefiniti configurati dall'amministratore per il calcolo della distanza.
  • Se il tragitto non è predefinito, puoi scrivere direttamente la distanza percorsa.
  • Puoi anche utilizzare l'integrazione con Google Maps per calcolare automaticamente il percorso, inserendo il punto di partenza e il punto di destinazione. Clicca su "Mappa" nel riquadro a destra, inserisci gli indirizzi, clicca su "Calcola" e, se sei d'accordo, clicca su "Salva".
  • Scegliere una categoria.
  • Selezionare un metodo di pagamento.
  • Cliccare sul pulsante "Salva".
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