Revisar informes de gastos que contengan pagos realizados con tarjeta de empresa implica algunas variaciones en el proceso habitual de supervisión.
Para empezar el proceso, dirígete a la pestaña de Movimientos /transacciones. Allí encontraras los apartados de Pendientes de revisar / Check Pending, donde figuran todos los informes que requieren de tú supervisión.
Si seleccionas un informe, accederás a su información. En la sección de Gastos no reembolsables/Non-reimbursable expenses, verás los tiques pagados con tarjeta de empresa, donde para cada tique se indicará, a través de la columna Conciliado/Reconcilied, si el tique ha podido ser conciliado automáticamente o no.
Si el gasto está marcado con el ícono "A" en la columna de Conciliado / Reconcilied, significa que se ha conciliado automáticamente, en cambio, si aparece el ícono "M" , significa que se ha conciliado manualmente.
Un gasto no queda conciliado de manera automática si no coincide estrictamente en fecha e importe con algún movimiento cargado en Captio.
Para conciliar manualmente los gastos sin conciliar, puedes desplazarte hasta la sección de Conciliación del informe, en la que dispones de un resumen del estado de conciliación de los gastos del informe. En caso de existir gastos sin conciliar, la conciliación deberá realizarse de manera manual (si la política de empresa así lo explicita).
Otro factor que depende de las políticas de la empresa son las acciones relativas a la conciliación tomadas por las distintas partes. En la mayor parte de los casos, los reportadores de gastos habrán realizado una primera fase de conciliación que tú, como supervisor, podrás revisar.
Para hacerlo, dispone de la funcionalidad Gestor de conciliaciones/Reconciliation editor.
NOTA: Si el sistema encuentra varios gastos candidatos de conciliar de manera automática con un mismo tique, no se conciliará automáticamente para evitar errores.
Al seleccionar esta opción, verás una pantalla emergente que te permitirá conciliar de manera manual todos aquellos gastos que figuren como pendientes de conciliar en Captio para el informe en cuestión.
Esta pantalla emergente está organizada en dos paneles:
- El panel izquierdo es para los Gastos no reembolsables/Non-reimbursable expenses y se muestran los gastos reportados por el usuario. En la parte superior se muestran los gastos pendientes de conciliación, mientras que en la parte inferior se muestran aquellos gastos que ya se han conciliado, ya sea manual o automáticamente.
- El panel derecho es para los Pagos conciliados y pagos sin conciliar/ Reconciled and Unreconciled payments y se muestran los movimientos bancarios cargados en Captio. En la parte superior, aparecerán los movimientos conciliados con el gasto que hayas seleccionado previamente de la parte izquierda. En la parte inferior, Captio propondrá una serie de movimientos candidatos a conciliar. Éstos estarán ordenados según sus posibilidades de ser el movimiento correcto.
Para continuar con el proceso, deberás seleccionar un gasto sin conciliar en la parte superior del panel izquierdo. Entonces se mostrará en la parte inferior del panel derecho de Pagos sin conciliar/Unreconciled payments los movimientos sin conciliar, selecciona uno. Una vez selecciones la opción Conciliar/Reconcile, las dos entidades quedarán conciliadas.
Tras el proceso de conciliación manual, el gasto se listará en la sección Tiques conciliados/Reconciled receipts y el movimiento bancario correspondiente pasará a figurar en los Pagos conciliados/Reconciled payments.
Cuando todos los movimientos estén conciliados con su correspondiente gasto, podrás proceder a guardar los cambios con el botón verde Conciliar/Reconcile, se cerrará el gestor de conciliaciones y automáticamente el informe recalculará los importes de los gastos y del informe en función de los pagos bancarios.
NOTA: prevalece el valor del movimiento bancario sobre el valor del gasto
Puedes ver un vídeo explicativo del proceso completo de conciliación en este enlace.