En esta sección puedes solicitar anticipos con el fin de disponer de dinero anticipado para tus gastos.
La funcionalidad de anticipos solo es visible y accesible para esos usuarios que tengan los anticipos activados.
ANTICIPOS DESDE LA APP
Solicitar anticipo
Para solicitar un anticipo desde la app debes acceder a través del apartado anticipos/advances en el bloque inferior del menú principal.
Solicitar un nuevo Anticipo
Desde el botón superior derecho (+), puedes solicitar un nuevo anticipo.
Desde aquí vemos distintos campos, siendo obligatorios el Motivo, el Workflow y los campos personalizados que pueda exigir tu empresa.
Pulsando en el botón que contiene la información de moneda puedes modificar la moneda del anticipo.
En el caso que actives el campo de Viaje, verás un campo adicional donde podrás especificar los días de viaje con la finalidad de ver el importe recomendado por tu empresa, según los días que introduzcas.
Cuando hayas rellenado todos los datos puedes realizar la solicitud del mismo clicando en solicitar anticipo/request advance.
En este momento, y en base la política de gastos de tu empresa, se te informará de si el importe excede el recomendado u obligatorio.
Verás el anticipo reflejado en Activos/Active con la etiqueta de Solicitado/Requested.
Una vez el anticipo se ha solicitado, puedes acceder al detalle de éste y mientras permanezca en estado Solicitado no podrás editarlo.
El campo Multidivisa solo aparece en esos anticipos que contienen más de una divisa. Estos deben ser solicitados a través de la web. Desde la app solo es posible ver los importes de cada moneda.
En esta pantalla se detallan todos los importes en cada una de las monedas que se han solicitado en ese anticipo. Los elementos de este listado no son seleccionables ni editables, son solo informativos.
ESTADOS DE LOS ANTICIPOS
Los estados de los anticipos pueden ser los siguientes:
- Activos: Anticipos en estado Solicitado/Aprobado/Vigente/Rechazado.
- Liquidados: Anticipos que han sido liquidados (siempre en un informe ya liquidado).
Solicitado
Anticipo que se encuentra en fase de aprobación.
Aprobado (pendiente de entrega) (solo aparecerá en el caso de existir usuario caja)
El revisor ha aprobado el anticipo solicitado .
Una vez se realice la entrega del anticipo se mostrará el siguiente estado.
Vigente
En el momento que el anticipo se encuentra en estado Vigente significa que ya dispones del mismo, y puedes además, añadirlo a un informe a través del campo informe.
Anticipo liquidado
Cuando el anticipo ha sido liquidado solo se podrá visualizar el contenido del mismo y acceder al detalle multidivisa.
En estado de liquidado, el anticipo no puede ser eliminado.
ANTICIPOS DESDE LA WEB
En caso que no puedas ver esta pestaña, contacta con el administrador de la plataforma (este módulo no viene activado por defecto).
En este apartado se pueden ver los anticipos con sus estados reflejados en la columna Estado/Status.
Los diferentes estados son los siguientes:
- Solicitado/Requested: Para cuando hemos pedido un anticipo y éste se encuentra en fase de aprobación.
- Rechazado/Rejected: Los anticipos rechazados se identifican con este estado y tienen el botón de editar/edit con el cual podemos hacer cambios en el anticipo rechazado para luego volver a enviarlos para su aprobación. Podremos cambiar los importes (añadir, quitar, modificar), la fecha de recogida/Collection date y los días de viaje/Trip days.
- Vigente/Valid: Los anticipos que han sido aprobados se identifican con este estado y están disponibles para ser añadidos a cualquier informe que tenga.
- Liquidado/Settled: estos anticipos se encuentran dentro de un informe ya liquidado.
- Aprobado: Solo para entornos con usuario caja. Aparecerá este estado hasta que el usuario caja entregue el anticipo.
Para iniciar el proceso, haz clic en el botón Solicitar anticipo / Request.
Aparecerá un formulario donde podrás especificar los detalles del anticipo que deseas solicitar.
Una vez rellenados los campos pertinentes, haz clic en el botón verde. Tu supervisor recibirá la petición de anticipo.
Algunas apreciaciones:
- Fecha de recogida: Es solamente un campo informativo, no vinculante, para que el responsable de entregar el anticipo al empleado conozca la fecha en la que, como solicitante, desearía tener disponible el anticipo.
- Viaje: Sí/No: Permite, en caso afirmativo, indicar el número de días que comprenderá el viaje. Con esto, el sistema nos orientará sobre el máximo importe recomendado. Puedes solicitar un importe mayor, pero quedará reflejado que se está pidiendo un importe mayor del recomendado por la empresa.
- Importe anticipo: Es el importe que deseas solicitar. Este importe puede estar constituido por una o varias divisas. Para ello, introduciremos la cifra deseada, seleccionaremos la divisa, y pulsaremos el botón +. Esta operación deberá repetirse por cada divisa solicitada, si es que se trata de un anticipo multidivisa.
Recuerda que tu anticipo no estará disponible hasta que tu supervisor lo haya aprobado. Puedes consultar en cualquier momento el estado de tu solicitud en la tabla de la pantalla inicial de la sección de anticipos.
Una vez el anticipo esté aprobado, se asignará a la próxima nota de gastos que crees. En caso de que no quieras que el anticipo se use en aquella nota de gastos, puedes modificarlo desde la misma.
Una vez incluido el anticipo en el informe, los gastos pagados en efectivo se irán “compensando” con el importe anticipado. Pueden presentarse distintos casos:
- El importe de los gastos es inferior al importe del anticipo.
- Los importes del anticipo cubren la totalidad del gasto, pero además has necesitado realizar un cambio de divisa adicional.
- El importe gastado es mayor que el importe del anticipo.
CASO 1: El importe de los gastos es inferior al importe del anticipo:
En este ejemplo, el resultado de la liquidación es -177€ dado que, en la divisa con la que trabaja la empresa normalmente (EUR), como empleado debes 177 euros a la empresa. Pero fíjate que en realidad hay una línea por cada divisa, dado que los importes a devolver son, respectivamente, 177 euros y 194 libras.
Además, podría ocurrir que, de las 194 libras, en realidad quieras devolver 190 libras, porque tuviste un gasto personal (que no repercutes a la empresa) por un importe de 4 libras. En ese caso, utilizarás el botón (‘=EUR’) para indicar que hay una parte de esas libras que devolverás en euros, porque son libras que te has gastado a nivel personal. Esta modificación quedaría como sigue:
Una vez realizada esta acción, comprobarás que el importe en euros a devolver se ha visto incrementado según el cambio establecido entre euros y libras, por aquellas libras que has gastado a nivel particular.
CASO 2: Los importes del anticipo cubren la totalidad del gasto, pero además has necesitado realizar un cambio de divisa adicional:
Esto podría ocurrir si, por ejemplo, desde Londres has tenido que hacer un viaje a otro país, con una divisa distinta a las que llevabas en el anticipo, y has tenido entonces un gasto, por ejemplo, en dólares americanos. Verás que el sistema te informa de esta situación, y debes realizar la acción pertinente para indicar cómo has conseguido los USD gastados en efectivo:
Para informar de este cambio de divisa, puedes seleccionar la divisa que has utilizado como origen del cambio, indicando la cantidad utilizada para el cambio y la cantidad en divisa final obtenida tras el cambio. En el ejemplo, utilizo 90 de las 194 libras, y por esas 90 libras obtengo 134,289 dólares:
Ahora sí, el informe vuelve a tener toda la información necesaria para presentar las diferentes líneas de divisas con los importes a retornar / percibir. La tasa de cambio (calculada desde la divisa de partida, el euro) queda calculada a partir de la información dada, y puesto que se han obtenido más dólares de los que se han gastado, quedará indicado que se dispone de menos libras a devolver, y también deberán devolverse los dólares sobrantes:
CASO 3: El importe gastado es mayor que el importe del anticipo:
Siguiendo el ejemplo, se han gastado más euros de los que se llevaban como anticipo (se han puesto euros de nuestro bolsillo). En este caso, ya no hay que devolver euros, aunque sí los importes sobrantes en otras divisas. Y como resultado de la liquidación, queda indicado que la empresa debe reembolsar los euros excedidos (las otras divisas deben retornarse):
Retorno de anticipos
En el caso en que no hayas consumido la totalidad de un anticipo, puedes retornar el excedente a tu empresa o re-aprovecharlo para otro informe de gastos (según dicten las normas de tu organización).
Recuerda realizar la devolución del efectivo a tu responsable de caja, que será quien lo marcará como "retornado" en el sistema.
Recuerda que para que un anticipo sea retornable, deberá haber sido anteriormente solicitado, aprobado y entregado en efectivo.
Notificaciones de anticipos
En caso que se superen los días de liquidación, recibirás 3 emails de aviso:
- El día que se superan los días de liquidación
- 15 días desde el envío del primer email, en caso que el anticipo siga vigente y sin liquidar
- 30 días desde el envío del primer email, en caso que el anticipo siga vigente y sin liquidar