¿Qué significa conciliar un gasto?
El proceso de conciliación es necesario cuando un usuario reportador de gastos genera un nuevo informe de gastos, incluyendo en este informe tiques/gastos pagados con tarjeta de empresa, Emburse cards, etc.
¿Es un proceso automático?
El proceso de conciliación automática solo se realiza cuando se encuentra un movimiento y un gasto que tengan exactamente la misma información (fecha, importe y divisa). En caso de que haya diferencias, por seguridad, habrá que realizar una conciliación manual.
Los movimientos se cargan 1 vez al día (en base el envío por parte de la entidad bancaria) exceptuando los de Emburse Cards que se cargan en tiempo real.
¿Qué pasa con los gastos realizados con una tarjeta vinculada a la cuenta de empresa que no se han conciliado automáticamente?
Los gastos realizados con métodos de pago conciliables (esto lo define el administrador, son normalmente tarjetas de empresa) aparecerán en tu cuenta de Captio como una transacción que deberá ser conciliada.
Conciliación APP
Conciliación WEB
Conciliación APP (si no se ha realizado automáticamente)
Estas transacciones no han podido ser conciliadas automáticamente y necesitan ser conciliadas manualmente.
En el apartado de gastos de la app, verás las transacciones bancarias (pagos realizado con tarjeta) representados con un icono de tarjeta y en amarillo: Añadir gasto (add receipt).
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Al clicar en añadir gasto verás la información detallada:
Para conciliar los gastos con transacciones bancarias que no se hayan conciliado automáticamente podrás hacer de dos formas.
- OPCIÓN 1: Conciliar la transacción realizando una captura al gasto.
- OPCIÓN 2: Añadiendo un pdf (recibo digital homologado).
- OPCIÓN 3: Juntar un ticket capturado desde la transacción bancaria.
- OPCIÓN 4: Conciliar desde el ticket de gasto.
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OPCIÓN 1: Conciliar la transacción realizando una captura al gasto.
Dentro de la transacción podrás conciliar el gasto clicando en el icono de la cámara y capturar el gasto. O puedes subir un gasto en pdf. Estos son los gastos que recibes de forma digital, normalmente en tu email.
En el caso que desees borrar la foto podrás eliminarla desde el botón de papelera y subir una nueva:
- OPCIÓN 2: Añadiendo un pdf (recibo digital homologado).
- OPCIÓN 3: Juntar un gasto/ticket capturado desde la transacción bancaria
En el caso de que ya hayas creado/capturado el gasto, podrás unirlo con la transacción creada automáticamente.
Para ello debes acceder a la transacción y clicar en el botón Unir. Y posteriormente seleccionar el gastos que ya tienes creado.
También podrás seleccionar la categoría de la transacción y rellenar otra información que te pidan en tu organización.
En este momento ya puedes guardar el gasto.
OPCIÓN 4: conciliación desde el ticket de gasto.
También puedes conciliar un gastos desde el mismo ticket de gasto y asociarlo con una transacción. Para ello deberás realizar la captura del ticket y una vez dentro clicar en Unir (Merge), tal como se muestra en la imagen inferior y buscar la transacción que pertinente.
Solo se mostrara la opción unir si la forma de pago del tique es reconciliable y si existe alguna transacción pendiente de conciliar.
Conciliación WEB
La conciliación desde la web se puede realizar de dos formas:
1. Desde el apartado Movimientos / transacciones
2. Desde el apartado Gastos, dentro del propio ticket
1. Desde el apartado Movimientos / transacciones:
En el apartado movimientos/transactions, verás tus movimientos y los de otros usuarios si tienes permisos, y la forma de pago en que se han realizado (tarjeta, emburse card, etc.)
En la pantalla de conciliación donde verás:
- El usuario al que pertenece el movimiento.
- La fecha.
- El proveedor.
- El método de pago
- El número de tarjeta
- El informe al que pertenece
- La cantidad del pago en la moneda original.
- La cantidad del pago en la moneda del entorno.
- El estado ”Conciliado” o “Sin conciliar.
En esta sección se mostrarán los tiques pagados con tarjeta de empresa, y para cada tique se indicará, a través de la columna Conciliado/Reconciled, si el tique está conciliado o no.
Si el tique tiene el icono A en la columna de Conciliado/Reconciled, significa que se ha conciliado automáticamente, en cambio sí aparece el icono M significa que se ha conciliado manualmente. Si no aparece nada es porque está pendiente de conciliar manualmente.
En esta última columna podrás ejecutar algunas tareas adicionales que dependerán de los módulos que tengas contratados:
- Si el gasto no está conciliado puedes crear anticipo (en caso de que tengas una retirada de efectivo con tarjeta de empresa, por ejemplo) u ocultarlo.
- Si el gasto está conciliado, podrás ver el ticket (gasto) relacionado.
- Solamente se podrá crear anticipos a partir de los movimientos de formas de pago no reembolsables.
Nota importante: El proceso de conciliación automática solo se realiza cuando se encuentra un movimiento y un gasto que tengan exactamente la misma información (fecha, importe). En caso de que haya diferencias, por seguridad, habrá que realizar una conciliación manual.
Cómo conciliar de forma manual en la web:
Estos casos se marcarán como conciliaciones pendientes, que deberán realizar o bien el usuario que ha reportado el gasto o bien su supervisor desde la sección de informes. Los gastos conciliados manualmente se marcarán en los correspondientes informes, donde el supervisor podrá corroborar que se trata de una conciliación correcta.
NOTA: Si el sistema encuentra varios pagos candidatos de conciliar de manera automática con un mismo tique, no se conciliará automáticamente para evitar errores.
Al seleccionar el Gestor de conciliaciones/Reconciliation editor, se mostrará una pantalla emergente que permite conciliar de manera manual todos aquellos tiques que figuren como pendientes de conciliar en Captio para el informe en cuestión.
Esta pantalla emergente está organizada en dos paneles:
- En el panel izquierdo de Gastos no reembolsables/Non-reimbursable expenses se muestran los tiques capturados. En la parte superior se muestran los tiques pendientes de conciliación, mientras que en la parte inferior se muestran aquellos tiques que ya se han conciliado, ya sea manual o automáticamente.
- En el panel derecho de Pagos conciliados y pagos sin conciliar/ Reconciled and Unreconciled payments se muestran los movimientos cargados en Captio. En la parte superior verás los pagos conciliados con el tique que esté seleccionado de la parte izquierda. En la parte inferior, Captio propone los pagos candidatos a conciliar ordenados según tengan más posibilidades de ser el movimiento correcto.
Deberás seleccionar un gasto sin conciliar en la parte superior del panel izquierdo y entonces se mostrará en la parte inferior del panel derecho de Pagos sin conciliar/Unreconciled payments los movimientos sin conciliar ordenados según tengan más posibilidades de ser el movimiento correcto. Seleccionado esto, podrás conciliar el gasto mediante la opción Conciliar/Reconcile indicada a la derecha del monto.
Tras la conciliación manual, el tique pasa a figurar en la sección Tiques conciliados/Reconciled receipts y el pago correspondiente pasa a figurar en los Pagos conciliados/Reconciled payments.
Cuando todos los pagos estén ya conciliados con su correspondiente tique, podrás guardar los cambios con el botón verde Conciliar/Reconcile, se cerrará el gestor de conciliaciones y automáticamente el informe recalculará los valores de los tiques y del informe en función de los pagos bancarios.
NOTA: prevalece el valor del movimiento bancario sobre el valor del tique
2. Desde el apartado Gastos, dentro del propio ticket:
Desde el apartado gastos de la web puedes clicar en el gasto que desees conciliciar y podrás ver la siguiente pantalla:
En la pantalla derecha, debajo, verás las transacciones pendientes de conciliar y podrás clicar en la transacción que concuerde con el gasto así conciliarlos.
En el momento que cliques para realizar la conciliación, la transacción aparecerá arriba, tal como se muestra en esta pantalla: