Como supervisionar relatórios pelo aplicativo
Para supervisionar os relatórios que lhe foram atribuídos, você deve acessar com suas credenciais habituais e ir à seção “Relatórios” no menu principal.
Lá você verá os relatórios divididos em três abas: “Meus relatórios” (os seus), “Revisão” e “Aprovados”.
Clique em “Revisão” para ver todos os relatórios que precisam da sua supervisão.
Relatórios sem alertas:
Se não houver nenhum sinal de alerta, você pode aprovar ou rejeitar o relatório abrindo-o e clicando no botão correspondente.
Relatórios com alertas:
Se aparecer um ponto de exclamação em um relatório, isso indica que o relatório possui um alerta (por exemplo, valor máximo excedido) ou que uma ou mais despesas nele não estão de acordo com a política de despesas da sua empresa (o que gera um aviso). Para verificar o que está acontecendo, acesse o relatório e, em seguida, abra as despesas com problemas.
Você pode excluir as despesas que não estejam em conformidade com as regras e aprovar ou rejeitar o relatório usando os botões inferiores.
Como supervisionar relatórios pela web
Dependendo da configuração feita pelo seu administrador, você receberá um aviso por e-mail sempre que um relatório for designado para sua supervisão no Captio.
Os relatórios pendentes de supervisão aparecem na aba “Relatórios”, na seção “Pendentes de Revisão”.
Você pode acessá-los pelo link do e-mail de aviso ou entrando diretamente no Captio.
Acesse o portal web do Captio com seu login e senha.
Na tela de Relatórios, você encontrará as seções Pendentes de revisão e Revisados, que são as que você usará no processo de supervisão.
Na lista de Pendentes de revisão, estão todos os relatórios que exigem sua supervisão.
Filtros
Você também pode criar filtros para encontrar relatórios com mais facilidade.
No canto superior direito, você pode:
- Filter (Filtrar) → Aplica os filtros configurados e exibe os relatórios correspondentes.
- Advanced Filter (Filtro avançado) → Exibe opções adicionais de filtragem (dependendo da configuração da sua conta).
- Barra de busca → Permite buscar por palavras-chave ou pelo nome do relatório.
Os filtros podem ser salvos e permanecem mesmo após fechar o navegador.
Na parte superior, verá um botão indicando se há algum filtro aplicado e poderá removê-lo se desejar (THERE ARE FILTERS IN USE).
Filtros disponíveis:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Date of the last report status change (Data da última alteração de status do relatório) | Permite filtrar relatórios conforme a data da última mudança de status (por exemplo, quando foram aprovados). |
| Settled (Liquidado) | Exibe relatórios liquidados, não liquidados ou todos. |
| Cost center (Centro de custo) | Filtra por centro de custo para restringir resultados a um departamento ou orçamento específico. |
| Expense payment method (Método de pagamento da despesa) | Filtra conforme o método de pagamento: cartão corporativo, dinheiro, etc. |
| Workflow (Fluxo de aprovação) | Busca relatórios associados a um fluxo de aprovação específico. |
| User (Usuário) | Busca relatórios enviados por uma pessoa específica. |
| Date of expense (Data da despesa) | Filtra relatórios conforme as datas em que as despesas foram realizadas. |
| Alerts (Alertas) | Exibe apenas relatórios com alertas, sem alertas ou todos. |
| Company code (Código da empresa) | Filtra pelo código da empresa (útil para contas que gerenciam várias sociedades). |
| Expenditure category (Categoria de despesa) | Restringe os resultados a uma categoria específica (viagens, refeições, material de escritório, etc.). |
Modo de Revisão (Review Mode)
Com a função Review Mode, você pode revisar relatórios de forma mais rápida, ágil e contínua, sem precisar voltar à lista geral após cada ação.
Com o Review Mode ativado, é possível passar automaticamente de um relatório para o próximo assim que aprova ou rejeita o anterior.
Na lista de relatórios, são exibidos o nome, o usuário, a data, o número de despesas e de alertas, e o valor total.
Selecione o relatório que deseja supervisionar.
Dentro do relatório, você verá um quadro com o detalhe dos alertas — são regras automáticas configuradas pela administração do ambiente para garantir o cumprimento da política de despesas da empresa (por exemplo, não aceitar despesas de fim de semana ou acima de um determinado valor).
Os alertas são apenas informativos; eles não impedem a aprovação de um relatório — a decisão é sua.
Você pode ver todos os tipos de alertas neste artigo.
Edição e exclusão de despesas
Ao chegar a esta etapa, você pode modificar as despesas que precisarem de ajustes conforme a política da empresa.
Para isso:
- Clique sobre a imagem da despesa.
- Edite-a (o sistema permite adicionar um comentário explicando o motivo ao usuário).
- Clique em Salvar; o comentário aparecerá na seção Comentários do relatório.
Durante a revisão, também é possível remover despesas que considere inválidas (tenham ou não alertas).
Para remover uma despesa, clique no botão Remover na linha correspondente.
Uma janela aparecerá para adicionar um comentário ao usuário; após salvar, ele será exibido na área de Comentários do relatório.
A despesa é apenas removida do relatório — não é excluída definitivamente.
Ela retorna à bandeja de despesas pendentes do próprio usuário, que poderá eliminá-la de forma permanente ou reutilizá-la, conforme o caso.