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Gerir relatórios a partir do site

Como gerar relatórios a partir do site

Uma vez geradas as despesas, pode criar facilmente relatórios para solicitar que estas sejam liquidadas (isto é, que recebe o dinheiro de volta). Para tal, aceder ao separador de relatórios, clicar em “criar relatório” e introduzir um título (por exemplo: despesas março 2022 ou Feira Barcelona 2017).

 A seguir, irá abrir-se o seu relatório, onde poderá realizar as seguintes ações:

  1. Introduzir as despesas correspondentes: clicar em “Introduzir recibos”, abre-se uma janela onde verá todas as despesas pendentes de introduzir num relatório (se for necessário, pode filtrar por data para encontrá-las); selecionar os que precise e clicar em Introduzir.
  2. Antes de pedir a aprovação do seu relatório, vamos ver quais são os outros campos que este apresenta:
    1. Despesas, reembolsáveis ou não reembolsáveis (realizadas com o cartão de empresa): Aqui poderá ver todas as despesas que selecionou previamente; verificar que está todo correto e, se acrescentou alguma despesa que não se aplica, eliminar clicando em “eliminar”
    2. Adiantamentos: se solicitou algum adiantamento para este relatório, selecione-o. É realizado o cálculo do que lhe adiantaram e do que pagou para saber finalmente se a liquidação será positiva ou negativa (e terá de devolver o que sobrou)
    3. Conciliação: a conciliação é um processo contabilístico que emparelha cada pagamento que realizou com o seu cartão corporativo com as despesas que gerou. Se esta opção estiver disponível, clicar em “conciliação” e verificar que tudo está em ordem.
    4. Finalmente, conferir que todas as despesas (reembolsáveis e não) são corretas.
  3.  Agora, volte ao início do seu relatório e solicite a aprovação clicando em “Solicitar aprovação.” Pode “colocar em cópia” a quem escolher acrescentando o seu endereço de e-mail eletrónico no campo destinado a tal.

Como editar relatórios a partir do site

Não se esqueça de que para alterar um relatório ou apagá-lo, deve estar em estado "Rascunho" ou "Rejeitado". Modificar um relatório implica modificar o próprio relatório ou as suas despesas associadas.

 Para eliminar, editar ou introduzir despesas, deve-se:

  1. Aceder ao relatório onde se encontra o recibo que deseja editar ou eliminar.
  2. Se quer eliminar uma despesa, clicar no botão Eliminar que se encontra ao lado da despesa.
  3. Se deseja editá-la, selecionar a despesa para aceder à sua informação, modificá-la e depois guardar as alterações.
  4. Se deseja introduzir novas despesas ao relatório, selecionar o botão Introduzir recibo

Para eliminar um relatório, indicar o relatório e selecionar o botão Eliminar; tenha em consideração que é apagado unicamente o relatório, não se perdem as despesas que contém. Estas voltarão à listagem de recibos pendentes e será possível voltar a gerar um novo relatório com elas.

 

Como rever relatórios via website

Dependendo de como o seu administrador tenha configurado o seu ambiente, pode receber um alerta de email, cada vez que recebe um relatório para monitorizar no Captio. Os relatórios ainda por rever surgem no separador Relatório na secção Revisão Pendente. Pode aceder através do link do email de notificação ou via Captio.

Inserir no portal Web do Captio as suas credenciais e a palavra-passe.

No ecrã Relatórios irá encontrar as secções Revisão Pendente e Revistos, aqueles que irá utilizar no processo de supervisão. Na lista Revisão Pendente irá encontrar todos os relatórios que necessitam de ser verificados.

A lista de relatórios indica o nome, utilizador, data, número de despesas e alertas, e o montante total. Selecionar o relatório que pretende rever.

Já no relatório, verá uma caixa com a lista de alertas (normas automáticas configuradas pela administração do ambiente para satisfazer os requisitos da sua política de despesas; tais como, por exemplo, não aceitar despesas de fim-de-semana ou aquelas que excedem um determinado montante) e as despesas respetivas. Ter em consideração que estes alertas são informativos e não bloqueiam a aprovação de um relatório, a qual continua a ser ao seu critério.

Após alcançar este ponto, pode alterar as despesas, como necessário, de acordo com a política de cada empresa. Para alterá-las: 

  • Clicar na imagem da despesa
  • Editá-la (o sistema irá dar-lhe a opção de adicionar um comentário para explicar a causa ao utilizador)
  • Clicar em Guardar; irá ver o comentário na área Comentários do relatório.

Nesta fase de revisão pode ainda remover do relatório aquelas despesas que considera inválidas (quer os recibos tenham gerado alertas ou não). Para remover uma despesa, clicar no botão Remover da linha da despesa que pretende eliminar. Uma janela irá surgir, no caso de pretender adicionar um comentário para o utilizador. Ao guardá-lo, irá ver esse comentário na área Comentários do relatório.

Após esta despesa ser removida do relatório. A despesa não será perdida ou eliminada permanentemente. Pelo contrário, irá voltar à caixa de despesas pendentes, onde podem ser eliminadas definitivamente ou não, conforme considerar adequado.

 

Cómo generar un nombre de informe de forma automática

 

Nome gerado automaticamente: Permite definir chaves para se gerar o nome do relatório de forma automática consoante a configuração. As chaves de configuração podem ser combinadas entre elas copiando uma ao lado da outra de forma seguida.  Tem de se copiar o código a vermelho todo sem o modificar (exceto nos casos especificados). 

  • As chaves disponíveis são as seguintes:

 

{user:name} => Nome

{user:email} => E-mail

{user:userCode} => OpçõesUtilizador.CódigoUtilizador

{user:costCentre} => OpçõesUtilizadores.CentroCustos

{user:companyCode} => CódigoEmpresa

 

{today|yyyyMMdd} => data atual com o formato aaaaMMdd. 

* O formato pode-se personalizar, mais informação em https://docs.microsoft.com/es-es/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings

 

{ReportCounter|#} => Contador com aumentos automáticos por empresa

{ReportCounterAnnual|#} => Contador com aumentos automáticos por empresa e ano

{ReportCounterForUser|#} => Contador com aumentos automáticos por utilizador

{ReportCounterForUserAnnual|#} => Contador com aumentos automáticos por utilizador e ano

* “#” corresponde ao número de caracteres do campo, serão acrescentados zeros à esquerda, se for necessário.



{ReportCounterMonthly} - Contador mensal por ambiente (relatórios)
{ReportCounterForUserMonthly} - Contador mensal por usuário (relatórios)
{TravelCounterMonthly} - Contador mensal por ambiente (viagem)
{TravelCounterForUserMonthly} - Contador mensal por usuário (viagens)
{AdvanceCounterMonthly} - Contador mensal por ambiente (avanços)
{AdvanceCounterForUserMonthly} - Contador mensal por usuário (adiantamentos)
{weekOfTheYear} - Número da semana do ano

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