Neste artigo mostramos-lhe:
- Como gerar um relatório de despesas a partir da app
- Como introduzir despesas num relatório
- Como editar relatórios a partir da app
- Como rever relatórios a partir da app
Como gerar um relatório de despesas a partir da app
Poderá criar um relatório novo a partir da opção Relatórios do menu principal. Na secção Os meus Relatórios poderá ver, acima à direita, o botão de criar novos relatórios.
A seguir:
- Clicar no botão.
- Introduzir o nome do relatório.
- Introduzir despesas no relatório clicando em “Introduzir recibos”.
- Ou guardar e acabar de preencher mais tarde.
Como introduzir despesas num relatório
Há várias formas de introduzir despesas num relatório:
-
A partir da listagem de despesas
Poderá introduzir um recibo a um relatório a partir da opção despesas do menu principal.
Uma vez aí:
- Entrar na despesa que lhe interesse
- Atribui-la a um relatório que se encontre em rascunho (caso não apareça esta opção é porque não existe nenhum relatório criado). Com esta ação, a despesa desaparecerá da listagem geral de despesas.
- Clicar em Guardar Alterações
-
A partir de um relatório
Poderá introduzir uma despesa num relatório a partir da opção Relatórios do menu principal. Dentro desta secção surgem várias secções:
- Os meus Relatórios (relatórios pendentes de aprovação)
- Aprovados (histórico dos últimos 12 relatórios aprovados)
- E, se for um revisor de relatórios, também aparecerá visível a secção Revisão.
Em “Os meus Relatórios” pode ver os que estão em estado de rascunho, rejeitados ou em revisão. Apenas poderá introduzir despesas nos que se encontrem em rascunho e revisão. Para fazê-lo:
- Aceder ao relatório
- Clicar no ícone de recibo (no centro no canto superior direito)
- Abre-se um ecrã com todas as despesas prontas para introduzir.
- Pode acrescentá-los todos de uma vez ou selecionar individualmente um por um os que desejar.
- Clicar em introduzir. A app calculará o total do relatório somando os montantes das novas despesas.
Como editar relatórios a partir da app
Poderá editar o nome, os campos personalizados ou o fluxo de trabalho (fluxo de aprovação) de um relatório já criado enquanto se encontre em estado rascunho e/ou rejeitado. Para tal:
- Aceda com as suas credenciais de acesso à App do Captio.
- Para modificar o campo personalizado associado a um relatório a partir da app do Captio selecione a opção Relatórios do menu principal.
- Entre no relatório que quer modificar e clicar no ícone com forma de lápis que aparece na parte superior direita.
- Realizar as alterações que desejar. Clicar em guardar.
Como rever relatórios a partir da app
Para gerir os relatórios que lhe foram atribuídos, deve aceder com as suas credenciais habituais e entrar na secção “Relatórios” do menu principal.
Aqui verá os relatórios divididos em 3 separadores: “Os meus Relatórios” (seus), Revisão e Aprovados.
Clicar em “Revisão” para ver todos os relatórios que requerem a sua supervisão.
Relatórios sem alertas: se não aparecer nenhum indício de alerta, pode aprovar ou rejeitar o relatório entrando nele e clicando no botão apropriado.
Relatórios com alertas: se aparecer um signo de exclamação num relatório, implica que, ou o relatório tem um alerta (por exemplo montante máximo), ou alguma das despesas inseridas não cumprem a vossa política de despesas (e é acionado um aviso). Para verificar o problema, aceda ao relatório e, por sua vez, entre nas despesas que apresentam problemas. Pode eliminar despesas que não estejam de acordo com as suas normas e aprovar o relatório, ou rejeitá-lo, utilizando os botões na parte inferior.