Come esaminare i rapporti dall’app
Per esaminare i rapporti che ti sono stati assegnati, dovrai accedere con le tue credenziali ed andare alla sezione “Rapporti” dal menù principale.
Lì vedrai i rapporti divisi in 3 schede: “I miei rapporti” (i tuoi), “Revisione” ed “Approvati”.
Clicca su “Revisione” per visualizzare tutti i rapporti che hanno bisogno di essere presi in esame.
Rapporti senza avvisi: se non viene visualizzato alcun segno di avviso, potrai approvare o rifiutare il rapporto accedendovi e cliccando sul pulsante corrispondente.
Rapporti con avvisi: se appare un segno esclamativo, significa che il rapporto ha un avviso (ad esempio, un importo massimo) o che alcune delle spese in esso contenute non sono conformi alla politica di spesa dell’azienda (cosa che provoca la notifica dell’avviso); per vedere di cosa si tratta, accedi al rapporto ed apri le spese in conflitto. Puoi eliminare le spese che non corrispondono alle norme stabilite dall’azienda ed approvare o rifiutare il rapporto usando i pulsanti situati in basso.
Come esaminare i rapporti dal sito web
A seconda della configurazione dell’ambiente stabilita dall’amministratore, riceverai un avviso via email ogni volta che riceverai un rapporto da prendere in esame su Captio. I rapporti in attesa di revisione sono elencati nella scheda “Rapporti”, alla sezione “In attesa di approvazione”. Puoi accedere tramite il link presente nell’email di notifica o direttamente da Captio.
Accedi al portale di Captio con la tua email e password.
Nella schermata “Rapporti” troverai le sezioni “In attesa di approvazione” ed “Approvati”. Queste sono le sezioni che userai durante il processo di revisione. Nell’elenco “In attesa di approvazione” troverai tutti i rapporti che richiedono la tua revisione.
In questo elenco viene indicato il nome, l’utente, la data, il numero di scontrini, gli avvisi e l’importo totale. Seleziona il rapporto che desideri prendere in esame.
Una volta aperto il rapporto, potrai vedere un riquadro con i dettagli degli avvisi (si tratta di norme automatiche che sono state configurate dall’amministratore dell’ambiente per soddisfare i requisiti della politica di spese dell’azienda, come ad esempio, che non vengano accettate le spese del fine settimana o quelle che superino un determinato importo) e le spese interessate. Tieni presente che gli avvisi sono informativi, non bloccano la possibilità di approvare un rapporto, questa decisione spetta solo a te.
A questo punto, possiamo modificare le spese in conformità con la politica di ogni azienda. Per modificarle:
- Clicca sull’immagine della spesa.
- Modifica (il sistema ci darà la possibilità di aggiungere un commento per spiegare la causa della modifica all’utente).
- Clicca su “Salva”. Potrai visualizzare il commento nell’area “Commenti” del rapporto.
In questa fase del processo di revisione, possiamo anche eliminare dal rapporto le spese che consideriamo non valide (sia che abbiano avvisi o no). Per rimuovere una spesa, clicca sul pulsante “Elimina” presente accanto alla spesa che desideri eliminare. Si aprirà una finestra che ti offre la possibilità di aggiungere un commento per l’utente. Una volta salvato, potrai visualizzare il commento nell’area “Commenti” del rapporto.
La spesa viene rimossa solo dal rapporto, e non viene persa né eliminata in modo permanente, ma ritorna nell’elenco delle spese in sospeso dell’utente, che dovrà incaricarsi, se necessario, di eliminarla in modo definitivo.
Filtri
Hai anche la possibilità di creare filtri per trovare i report più facilmente.
Dall’angolo in alto a destra puoi:
Filter (Filtra) → Applica i filtri che hai configurato e mostra i report corrispondenti.
Advanced Filter (Filtro avanzato) → Mostra opzioni aggiuntive di filtraggio (a seconda della configurazione del tuo account).
Barra di ricerca → Consente di cercare per parole chiave o per nome del report.
I filtri possono essere salvati.
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Filtri disponibili
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Date of the last report status change (Data dell’ultima modifica dello stato del report) | Consente di filtrare i report in base alla data in cui il loro stato è cambiato per l’ultima volta (ad esempio, quando sono stati approvati). |
| Settled (Liquidato) | Puoi scegliere se visualizzare i report liquidati, non liquidati o tutti. |
| Cost center (Centro di costo) | Filtra per centro di costo per limitare i risultati a un dipartimento o a un budget specifico. |
| Expense payment method (Metodo di pagamento della spesa) | Filtra in base al metodo di pagamento della spesa: carta aziendale, contanti, ecc. |
| Workflow (Flusso di approvazione) | Consente di cercare i report associati a un flusso o circuito di approvazione specifico. |
| User (Utente) | Cerca i report presentati da una persona specifica. |
| Date of expense (Data della spesa) | Consente di filtrare i report in base alle date in cui sono state sostenute le spese. |
| Alerts (Avvisi) | Mostra solo i report con avvisi, senza avvisi o tutti. |
| Company code (Codice azienda) | Filtra per codice azienda (utile se il tuo account gestisce più società). |
| Expenditure category (Categoria di spesa) | Restringe i risultati a una categoria specifica (viaggi, pasti, materiale d’ufficio, ecc.). |
I filtri possono essere salvati e restano memorizzati anche dopo la chiusura della finestra del browser.
Nella parte superiore vedrai un pulsante che indica se è applicato un filtro e potrai rimuoverlo se lo desideri.
Modalità di revisione (Review Mode)
Con la funzione Review Mode puoi rivedere i report spese in modo più rapido, fluido e continuo, senza dover tornare alla lista generale dopo ogni azione.
Con la Review Mode attivata, puoi passare automaticamente da un report all’altro una volta che approvi o rifiuti un report.