Come generare rapporti dal sito web
Una volta generate le spese, puoi creare facilmente dei rapporti per sollecitarne il pagamento (vale a dire, sollecitarne il rimborso). Per farlo, accedi alla scheda "Rapporti", clicca su "Crea rapporto" e aggiungi un titolo (ad esempio: spese marzo 2022 o Feria Barcellona 2017).
Quindi, verrà aperto un rapporto in cui potrai realizzare le seguenti azioni:
- Aggiungi le spese corrispondenti: clicca su "Aggiungi scontrino", si aprirà una finestra in cui verranno visualizzate tutte le spese in sospeso da aggiungere in un rapporto (se necessario, per trovarle puoi filtrare per data), seleziona quelle che desideri e clicca su "Aggiungi".
- Prima di chiedere l'approvazione del tuo rapporto, vediamo cos'altro c'è:
- Spese, rimborsabili o non rimborsabili (quelle fatte con la carta aziendale): qui potrai visualizzare tutte le spese che hai precedentemente selezionato; controlla che sia tutto corretto e, se hai aggiunto una spesa che non ha a che vedere, rimuovila cliccando su "Elimina".
- Anticipi: se hai richiesto un anticipo per questo rapporto, selezionalo. Verrà eseguito il calcolo di ciò che ti hanno anticipato e di quello che hai pagato per sapere se la liquidazione sarà positiva o negativa (e dovrai restituire l'importo che ti è avanzato).
- Conciliazione: la conciliazione è una procedura contabile che associa le spese generate ad ogni pagamento effettuato con la carta aziendale. Se hai a disposizione questa opzione, clicca su "Conciliazione" e controlla che sia tutto in ordine.
- Infine, controlla che tutte le spese (rimborsabili e non) siano corrette.
- Adesso torna al rapporto e richiedi l'approvazione cliccando su "Richiedi approvazione". Puoi "mettere in copia" gli utenti che vuoi aggiungendo il loro indirizzo email nel campo corrispondente.
Come modificare rapporti dal sito web
Ricorda che per modificare un rapporto o per eliminarlo, questo deve trovarsi nella stato di "Bozza" o "Rifiutato". La modifica di un rapporto comporta la modifica di quest'ultimo o delle relative spese.
Per eliminare, modificare o aggiungere spese, fai quanto segue:
- Accedi al rapporto in cui si trova lo scontrino che desideri modificare o eliminare.
- Se desideri rimuovere una spesa, clicca sul pulsante "Elimina" situato accanto alla spesa in questione.
- Se desideri modificarlo, seleziona la spesa per accedere alle informazioni, modificale e quindi salvale.
- Se desideri aggiungere nuove spese al rapporto, seleziona il pulsante "Aggiungi scontrino".
Per eliminare un rapporto, selezionalo e clicca sul pulsante "Elimina". Tieni presente che verrà eliminato solo il rapporto e che le spese in esso contenute non andranno perse. Queste infatti torneranno nell'elenco degli scontrini in sospeso e con esse potremmo generare un nuovo rapporto.
Come esaminare i rapporti dal sito web
A seconda della configurazione dell'ambiente stabilita dall'amministratore, riceverai un avviso via email ogni volta che riceverai un rapporto da prendere in esame su Captio. I rapporti in attesa di revisione sono elencati nella scheda "Rapporti", alla sezione "In attesa di approvazione". Puoi accedere tramite il link presente nell'email di notifica o direttamente da Captio.
Accedi al portale di Captio con la tua email e password.
Nella schermata "Rapporti" troverai le sezioni "In attesa di approvazione" ed "Approvati". Queste sono le sezioni che userai durante il processo di revisione. Nell'elenco "In attesa di approvazione" troverai tutti i rapporti che richiedono la tua revisione.
In questo elenco viene indicato il nome, l'utente, la data, il numero di scontrini, gli avvisi e l'importo totale. Seleziona il rapporto che desideri prendere in esame.
Una volta aperto il rapporto, potrai vedere un riquadro con i dettagli degli avvisi (si tratta di norme automatiche che sono state configurate dall'amministratore dell'ambiente per soddisfare i requisiti della politica di spese dell'azienda, come ad esempio, che non vengano accettate le spese del fine settimana o quelle che superino un determinato importo) e le spese interessate. Tieni presente che gli avvisi sono informativi, non bloccano la possibilità di approvare un rapporto, questa decisione spetta solo a te.
A questo punto, possiamo modificare le spese in conformità con la politica di ogni azienda. Per modificarle:
- Clicca sull'immagine della spesa.
- Modifica (il sistema ci darà la possibilità di aggiungere un commento per spiegare la causa della modifica all'utente).
- Clicca su "Salva". Potrai visualizzare il commento nell'area "Commenti" del rapporto.
In questa fase del processo di revisione, possiamo anche eliminare dal rapporto le spese che consideriamo non valide (sia che abbiano avvisi o no). Per rimuovere una spesa, clicca pulsante "Elimina" presente accanto alla spesa che desideri eliminare. Si aprirà una finestra che ti offre la possibilità di aggiungere un commento per l'utente. Una volta salvato, potrai visualizzare il commento nell'area "Commenti" del rapporto.
La spesa viene rimossa solo dal rapporto, e non viene persa né eliminata in modo permanente, ma ritorna nell'elenco delle spese in sospeso dell'utente, che dovrà incaricarsi, se necessario, di eliminarla in modo definitivo.
Come generare automaticamente un nome di report
Nome auto-generato: Permette di definire alcuni parametri in modo che il nome del rapporto venga generato automaticamente in base alla configurazione. I parametri di configurazione possono essere combinati tra loro copiandoli uno accanto all'altro in fila. Bisognerà copiare tutto il codice in rosso senza modificarlo (tranne nei casi specificati).
- I parametri disponibili sono i seguenti:
{user:name} => Nome
{user:email} => Email
{user:userCode} => OpzioniUtenti.CodiceUtente
{user:costCentre} => OpzioniUtenti.CentroCosto
{user:companyCode} => CodiceAzienda
{today|yyyyMMdd} => data odierna in formato gg/mm/aa.
*Il formato può essere personalizzato, maggiori informazioni su https://docs.microsoft.com/es-es/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings
{ReportCounter|#} => Contatore auto-incrementale per azienda
{ReportCounterAnnual|#} => Contatore auto-incrementale per azienda e anno
{ReportCounterForUser|#} => Contatore auto-incrementale per utente
{ReportCounterForUserAnnual|#} => Contatore auto-incrementale per utente e anno
* "#" corrisponde al numero di caratteri del campo. Se necessario, si aggiungeranno degli zeri a sinistra.
{ReportCounterMonthly} - Contatore mensile per ambiente (rapporti)
{ReportCounterForUserMonthly} - Contatore mensile per utente (rapporti)
{TravelCounterMonthly} - Contatore mensile per ambiente (viaggio)
{TravelCounterForUserMonthly} - Contatore mensile per utente (viaggi)
{AdvanceCounterMonthly} - Contatore mensile per ambiente (anticipi)
{AdvanceCounterForUserMonthly} - Contatore mensile per utente (anticipi)
{weekOfTheYear} - Numero della settimana dell'anno