Les employés qui exercent habituellement leur activité en dehors des bureaux de l'entreprise génèrent des dépenses. Ces dépenses doivent être réclamées à l'entreprise afin qu'elle les paye. Les utilisateurs reportant les dépenses pour Captio capturent les dépenses et les reportent à leur superviseur.
Comment procèdent-ils :
- Les utilisateurs reportant les dépenses utilisent leur smartphone ou leur tablette pour photographier les tickets qui justifient leurs dépenses.
- Captio extrait automatiquement les informations importantes de la photographie du ticket. La photographie est stockée dans le cloud et sert de justificatif avec toutes les garanties légales liées.
- À la fin de la période établie par l'entreprise (par exemple, note de frais mensuel), les utilisateurs reportant les dépenses génèrent automatiquement leurs notes de frais et en demandent l'approbation.
Ainsi, les utilisateurs reportant les dépenses ont deux attributions essentielles : capturer les dépenses et générer des notes de frais de dépenses pour demander leur remboursement. Pour ce faire, ils disposent de deux outils :
- L'application pour téléphone portable – Captio appli. L'application pour smartphone de Captio qui permet de capturer des dépenses et de gérer des notes de frais alors qu'on est en déplacement.
- Application web. Elle permet de travailler sur Captio tout en étant confortablement installé devant un PC, d'accéder à des statistiques et de réaliser des tâches de gestion avancées.