Depuis la section Alertes/ Alerts, vous pourrez définir les normes de vérification à appliquer aux frais qui seront reportés par les utilisateurs au sein de votre entreprise. Captio détectera automatiquement les cas qui ne respectent pas les normes établies et les signalera comme étant potentiellement conflictuels dans les notes de frais correspondantes.
Il est important de tenir compte du fait que le calcul selon ces normes est effectué lorsque la note de frais passe d'une phase de contrôle à une autre, et que le type d'alertes calculées variera en fonction des alertes configurées pour chacune d'elle. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce point, veuillez consulter l'utilisation des workflows.
Il est possible de définir la politique de dépenses de votre entreprise de manière très précise en établissant des normes permettant de vérifier qu'un montant maximal n'est pas dépassé, qu'il n'y a pas de frais pour les week-ends, qu'il n'y a pas de frais en double et bien plus encore.
Pour créer une nouvelle alerte, cliquez sur le bouton Nouveau type d'alerte / New alert type. Une fenêtre s'affichera pour préciser ses caractéristiques, ainsi que les Utilisateurs / Users, Étapes de workflow / Workflow stages, Catégories / Categories et les Modes de paiement / Payment types qu'il concerne. Définissez ces informations puis cliquez sur Enregistrer / Save.
Les types d'alerte pouvant être configurés sont les suivants :
- Champs obligatoires / Required fields: Alerte au niveau du ticket qui apparaît lorsque des champs obligatoires n'ont pas été remplis.
- Justificatif obligatoire / Image required: Alerte au niveau du ticket qui nous informe du fait qu'une dépense n'a pas d'image du justificatif correspondant. Il est possible de configurer un montant minimal au-dessous duquel cette vérification ne sera pas effectuée.
- Jours fériés / Holidays: Alerte au niveau du ticket qui nous informe du fait qu'une dépense a été effectuée un jour non ouvrable. Les jours fériés à contrôler peuvent être configurés dans cette alerte même.
- Distance maximale par ticket / Maximum distance receipt: Alerte au niveau du ticket de frais kilométriques qui s'affichera si la distance saisie dépasse celle configurée.
- Week-end / Weekend: Alerte au niveau du ticket qui nous indique si la dépense a été effectuée le week-end (Samedi et/ou Dimanche).
- Montant maximum date / Maximum amount date : Alerte au niveau du ticket qui nous indique que, durant la période configurée, l'utilisateur a dépassé le montant prévu. La période peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Montant maximum note de frais / Maximum amount of report: Alerte au niveau de la note de frais qui nous indique si la note de frais dépasse le montant maximal autorisé.
- Montant dépassé/ Maximum amount of receipt : Alerte au niveau du ticket qui nous indique si le ticket dépasse le montant autorisé.
- Limite tickets par catégorie / jour / Maximum receipts / category per day: Alerte au niveau de la note de frais qui nous informe si le nombre maximal de tickets autorisés pour une catégorie a été dépassé.
- Restriction mode de paiement / Payment type restriction: Alerte qui nous informe si le ticket d'une catégorie concrète a été enregistré sous un mode de paiement non autorisé.
- Ticket édité / Edited receipts: Alerte au niveau du ticket qui nous indique si un utilisateur a modifié les champs reconnus automatiquement par Captio (date, fournisseur, montant) pour une dépense.
- Délai ticket dépassé /Old receipts : Alerte concernant un ticket qui nous indique que la date de celui-ci est antérieure à la période autorisée.
- Tickets en double /Repeated receipt : Alerte qui nous indique si un ticket est en double dans le système. Pour effectuer cette vérification, Captio utilise la combinaison de données Date / Montant / Fournisseur. Il est possible de configurer le système pour que cette vérification s'effectue entre les tickets de l'utilisateur ou entre ceux de tous les utilisateurs de l'environnement.
À partir de ce moment-là, Captio analysera les frais qui seront reportés afin de détecter tout non-respect de cette nouvelle norme. Tout non-respect détecté sera indiqué en en-tête de la note de frais et la dépense en question sera signalée (s'il s'agit d'une alerte concernant une dépense) dans la note de frais reçu par le contrôleur.
Cela facilitera le processus de révision, en permettant au contrôleur de détecter rapidement les cas potentiellement conflictuels, de les analyser dans le cadre de la note de frais et de décider s'il faut les approuver ou pas. Il faut savoir que les alertes n'ont pas un effet bloquant, c'est-à-dire que, bien qu'une note de frais contienne des alertes, le contrôleur est la personne qui décide en dernier ressort de son approbation ou de son refus.