La conciliation de paiements par carte de Captio sert à automatiser le processus d'association entre un paiement par carte d'entreprise et une dépense reportée dans une note de frais par un utilisateur de Captio.
Dans l'onglet de Conciliation / Conciliation, l'utilisateur administrateur de Captio peut télécharger les mouvements des cartes bancaires de l'entreprise. Une fois téléchargés sur Captio, ces mouvements seront automatiquement rapprochés avec les frais reportés par les utilisateurs (tickets fournis) qui ont été payés au moyen de la carte d'entreprise.
Captio effectue la conciliation automatique en tenant compte de plusieurs facteurs :
- Dépense : l'utilisateur ayant reporté les frais ainsi que le mode de paiement, la date et le montant sont contrôlés.
- Paiement : le titulaire de la carte, la date et le montant sont vérifiés.
Le processus de conciliation automatique ne se produit que lorsqu'il y a un mouvement et une dépense contenant exactement les mêmes informations (fournisseur, date, montant). En cas de différences, vous devrez effectuer, par sécurité, une conciliation de manière manuelle. Ces conciliations seront signalées comme étant en cours et devront être effectuées soit par l'utilisateur qui a reporté la dépense, soit par son contrôleur dans la section de notes de frais.
Les dépenses conciliées de manière manuelle seront signalés dans les notes de frais correspondants, où le contrôleur pourra confirmer qu'il s'agit d'une conciliation correcte.
Téléchargement de mouvements de cartes sur Captio
Une fois le téléchargement du fichier réalisé, les mouvements contenus dans le fichier seront affichés sur l'écran de conciliation, de même que son état à la suite de la conciliation automatique liée au téléchargement de mouvements sur Captio.
Par le biais de cet écran, il sera possible de consulter l'état du mouvement (« Concilié », « Non concilié ») et l'utilisateur à qui appartient chaque mouvement, voire même de télécharger ces informations sur un fichier Excel en cliquant sur le bouton qui apparaîtra en haut à gauche.
- Dans le cas de mouvements conciliés, l'image capturée par l'utilisateur s'affichera également.
- Dans le cas de mouvements non conciliés, ils demeureront dans cet état jusqu'à ce que l'utilisateur capture la dite dépense. En outre, l'administrateur pourra masquer certains mouvements s'il sait que les tickets auquel ils correspondent ne seront pas capturés (maintenant ainsi la liste de mouvements qui sont vraiment à traiter).