Factura electrónica vs digitalización certificada de facturas


El presente es un documento legal para entender la diferenciación entre la factura electrónica vs la digitalización certificada de facturas.

 

  1.     INTRODUCCIÓN

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de Noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (“ Reglamento de facturación”), en su art. 8 “ Medios de expedición de las facturas”, establece:

 

“1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

  1. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.

La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.

  1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta”.

 

  1.     LA FACTURA ELECTRÓNICA

El artículo 9 siguiente de la misma norma define la factura electrónica como “ aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico […]”.

En concreto se entiende como Factura electrónica ( también conocida como factura telemática/ factura digital), dentro de sus varias definiciones, como aquel documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos. En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.

 

 

  1.     DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

 

La digitalización certificada se entiende como el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria (artículo 7 de la Orden EHA/962/2007).

 

 

Por lo que el obligado tributario a través de dicho proceso puede convertir las facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserve en papel que tengan carácter de original, en formato digital, a través de un software de digitalización homologado.  

 

  1.     CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS ( ELECTRÓNICAS Y EN PAPEL).

 

Como se ha comentado en apartados anteriores las obligaciones relacionadas con la expedición y la conservación de facturas han sido desarrolladas, por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de Noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Los artículos 17 y 18 del citado Reglamento regulan la forma de remisión de las facturas o documentos sustitutivos y, en particular, la remisión por medios electrónicos de dichos documentos, estableciendo los procedimientos mediante los que puede efectuarse dicha remisión que, en todo caso, deben garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

  

El artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece la obligación, según sea el caso, de conservar los originales o las copias de los documentos que se enumeran en dicho precepto. Con carácter general, las facturas y documentos sustitutivos deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales. Como excepción, en la Orden EHA /962/2007 se prevé la posibilidad de que en el caso de que el documento se reciba en soporte electrónico y venga firmado mediante un sistema de firma electrónica reconocida o cualquier sistema de firma homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en los términos descritos en el citado Reglamento y en esta Orden, el destinatario que disponga de la correspondiente opción en su dispositivo de verificación de firma pueda imprimir el documento de forma legible junto a sendas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática. La factura o documento sustitutivo así conservado es una opción válida, pensada para posibilitar la conciliación de los intereses de aquellos empresarios y profesionales que desean expedir facturas electrónicas firmadas y los de aquellos destinatarios que, por su reducida dimensión o desarrollo tecnológico, desean que la conservación de tales documentos se realice en papel.

 

A modo opuesto, existe la validez de la digitalización de documentos recibidos en soporte papel , permitiendo la sustitución de los documentos originales en papel por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas de las mismas y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de grandes cantidades de papel que constituyen los documentos originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo. Esta digitalización, sin embargo, debe efectuarse sin menoscabo de la seguridad y garantías documentales que, como justificantes, aportan los documentos originales en papel a las que se pretende sustituir, en cuyo soporte, generalmente, son expedidas y recibidas por los empresarios o profesionales regulados por la Orden EHA/962/2007.

 

Proceso de digitalización que se prevé que pueda ser realizado por los propios obligados tributarios o por un tercero prestador de servicios de digitalización mediante el empleo en ambos casos de un software de digitalización certificado, cuya homologación deberá ser solicitada por las entidades desarrolladoras del software a la Agencia Tributaria.

 

Por lo tanto, los destinatarios de las facturas deben conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas, salvo que se opte por el formato de conversión de facturas en papel a formato digital ( digitalización certificada), según lo dispuesto en el art. 7 y 8 de la Orden. Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel, siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden (conversión de digital a papel).

  

 

  1. CONCLUSIONES

 

El software de digitalización Captio, homologado ante la Agencia Tributaria Española, permite el proceso de conversión de facturas en papel en formato digital, por lo que el empleo del mismo permite la destrucción de los documentos en papel, disponiendo la misma validez al documento digital que al documento original en papel,  siempre atendiendo los requisitos técnicos y normativos establecidos por la Orden EHA/962/2007.

 

¿Pero qué pasa con las facturas electrónicas cargadas en la plataforma del software Captio?

 

Teniendo en cuenta que las facturas electrónicas disponen por sí solas de validez legal, por tratarse de un documento tributario generado por medios informáticos admitido normativamente, pero con  unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel, las mismas no requieren de ninguna certificación por parte de ningún software de digitalización homologado de facturas.

 

En consecuencia, la funcionalidad de subir gastos digitales en pdf, permite cargar y almacenar gastos en formato pdf provenientes de distintos proveedores y mediante distintos canales (email, app, etc.) en nuestra plataforma de software.  Esto ofrece a nuestros clientes la posibilidad incorporarlos a la política de gastos de la empresa y de este modo gestionar y aprobar a través de nuestra misma plataforma, la gestión de todos los gastos de los empleados de la empresa, tanto los electrónicos, como los originados en formato papel. 

 

Estos gastos pueden ser cargados por los usuarios vía app o vía backoffice web según sea más cómodo para ellos.   Y una vez el archivo haya sido leído aparecerá com un gasto más y a partir de aquí ya se podrá tratar como un gasto común, editar los datos, añadirlo a un informe, etc.

 

En el siguiente enlace del Centro de Ayuda de Captio puedes conocer más sobre la funcionalidad: Subir gastos digitales recibidos en formato PDF

 

  1. NORMATIVA

 

  •       Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.
  •       Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  •       Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.
  •       Resolución de 24 de octubre  de 2997 de la AEAT, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización.

 

 

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