Cómo supervisar informes desde la app
Para supervisar los informes que te hayan sido asignados, deberás acceder con tus credenciales de siempre e ir a la sección de “informes” desde el menú principal.
Allí verás los informes divididos en 3 pestañas: “Mis informes” (los tuyos), “Revisión” y Aprobados.
Haz click en ”Revisión” para ver todos los informes que necesitan tu supervisión.
Informes sin alertas: Si no aparece ningún indicio de alerta, puedes aprobar o rechazar el informe entrando en él y haciendo click en el botón apropiado.
Informes con alertas: Si aparece un signo de exclamación en un informe, implica que o bien el informe tiene una alerta (por ejemplo importe máximo) o bien alguno de los gastos que hay en él no cumple con vuestra política de gastos (y se dispara un aviso); para ver qué puede estar pasando, accede al informe y a su vez, entra en los gastos conflictivos. Puedes eliminar los gastos que no concuerden con vuestras normas y aprobar el informe o rechazarlo, utilizando los botones inferiores.
Cómo supervisar informes desde la web
Dependiendo de la configuración que tu administrador haya realizado de tu entorno, recibirás un aviso por email cada vez que recibas un informe para supervisar en Captio. Los informes pendientes de supervisión figuran en la pestaña Informe en la sección Pendientes de Revisar. Puedes acceder a través del enlace en el email de aviso o bien accediendo en Captio.
Accede al portal web de Captio con tu login y tu contraseña.
En la pantalla de Informes encontrarás los apartados de Pendientes de revisar y Revisados que son las que vas a utilizar en el proceso de supervisión. En la lista de Pendientes de revisar encontrarás todos los informes que requieren de tu supervisión.
Filtros
También tienes la posibilidad de crear filtros para poder encontrar los informes más fácilmente.
Desde arriba a la derecha puedes:
Filter (Filtrar) → Aplica los filtros que hayas configurado y muestra los informes correspondientes.
Advanced Filter (Filtro avanzado) → Muestra opciones adicionales de filtrado (dependiendo de la configuración de tu cuenta).
Barra de búsqueda → Permite buscar por palabras clave o por el nombre del informe.
Los filtros se pueden guardar y se guardan incluso al cerrar la ventana del navegador.
En la parte superior verás un botón que indica si hay algún filtro aplicado y podrás eliminar el filtro si lo deseas (THERE ARE FILTERS IN USE).
Filtros disponibles:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Date of the last report status change (Fecha del último cambio de estado del informe) | Permite filtrar los informes según la fecha en que su estado cambió por última vez (por ejemplo, cuando fueron aprobados). |
| Settled (Liquidado) | Puedes elegir entre ver los informes liquidados, no liquidados o todos. |
| Cost center (Centro de coste) | Filtra por centro de coste para limitar los resultados a un departamento o presupuesto concreto. |
| Expense payment method (Método de pago del gasto) | Filtra según cómo se pagó el gasto: tarjeta de empresa, efectivo, etc. |
| Workflow (Flujo de aprobación) | Permite buscar los informes asociados a un flujo o circuito de aprobación específico. |
| User (Usuario) | Busca los informes presentados por una persona concreta. |
| Date of expense (Fecha del gasto) | Permite filtrar los informes en función de las fechas en las que se realizaron los gastos. |
| Alerts (Alertas) | Muestra sólo los informes con alertas, sin alertas o todos. |
| Company code (Código de empresa) | Filtra por el código de la empresa (útil si tu cuenta gestiona varias sociedades). |
| Expenditure category (Categoría de gasto) | Restringe los resultados a una categoría específica (viajes, comidas, material de oficina, etc.). |
Open Review mode
Con la función de Review Mode puedes revisar informes de gastos de forma más rápida, ágil y continua, sin necesidad de volver a la lista general tras cada acción.
Con el Review Mode activado, puedes pasar automáticamente de un informe al siguiente una vez apruebas o rechazas el informe.
En el listado de los informes nos indica el nombre, el usuario, la fecha, el número de gastos y de alertas y el importe total. Selecciona el informe que desees supervisar.
Una vez en el informe, podrás ver un recuadro con el detalle de las alertas (son reglas automáticas que desde la administración del entorno se han configurado para cumplir con los requisitos de vuestra política de gastos, como por ejemplo no aceptar gastos de fin de semana o que superen un importe determinado) y los gastos afectados. Ten en cuenta que las alertas son informativas, no bloquean la posibilidad de aprobar un informe, esa decisión está de tu mano.
Puedes ver todas las posible alertas en este artículo.
Una vez llegamos a este punto, podemos modificar los gastos que lo necesiten según la política de cada empresa. Para modificarlos:
- Haz click sobre la imagen del gasto
- Edítala (el sistema nos dará la opción de añadir un comentario para explicar al usuario la causa)
- Haz click en guardar; verás ese comentario en la zona de Comentarios del informe.
En este momento de revisión, también podemos eliminar del informe los gastos que consideramos inválidos (tengan estos tiques avisos o no). Para quitar un gasto, haz click en el botón Quitar de la línea del gasto que queramos quitar. Te aparecerá una ventana por si quieres añadir un comentario para el usuario y al guardarlo, verás ese comentario en la zona de Comentarios del informe.
Este gasto solo se quita del informe. El gasto no se pierde ni elimina definitivamente, este vuelve a la bandeja de gastos pendientes del propio usuario que será quien lo elimine definitivamente o no según corresponda.