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Gestionar informes desde la web

 

Cómo generar informes a través de la web

Una vez has generado los gastos, puedes crear fácilmente informes para solicitar que te los liquiden (es decir, que te devuelvan el dinero.) Para ello, accede a la pestaña de informes, haz click en “crear informe” y añade un título (por ejemplo: gastos marzo 2022 o Feria Barcelona 2017).

A continuación, se abrirá tu informe, donde podrás realizar las siguientes acciones:

  1. Añade los gastos correspondientes: haz click en “Añadir tickets”, se abrirá una ventana donde verás todos los gastos pendientes de añadir a un informe (si lo necesitas, puedes filtrar por fecha para encontrarlos), selecciona los que consideres y haz click en Añadir.
  2. Antes de pedir la aprobación de tu informe, veámos qué más campos hay en él:
    1. Gastos, reembolsables o no reembolsables (los que se hacen con la tarjeta de empresa): Aquí podrás ver todos los gastos que has seleccionado previamente; comprueba que está todo correcto y, si has añadido algún gasto que no aplica, elimínalo haciendo click en “quitar”
    2. Anticipos: si has pedido algún anticipo para este informe, selecciónalo. Se hará el cálculo de lo que te han adelantado y lo que has pagado tú para saber finalmente si la liquidación será positiva o negativa (y tendrás que devolver tú lo que te haya sobrado)
    3. Conciliación: la conciliación es un proceso contable que empareja cada pago que realizas con tu tarjeta corporativa con los gastos que has generado. Si tienes esta opción disponible, haz click en “conciliación” y comprueba que todo está en orden.
    4. Finalmente, revisa que todos los gastos (reembolsables y no) son correctos.
  3. Ahora sí, vuelve al inicio de tu informe solicita la aprobación haciendo click en “Solicitar aprobación.” Puedes “poner en copia” a quienes tú elijas añadiendo su dirección de correo electrónica en el campo destinado a ello.

Cómo editar informes a través de la web

Recuerda que para modificar un informe o borrarlo, debe estar en estado "Borrador" o "Rechazado". Modificar un informe implica modificar el propio informe o sus gastos asociados.

Para quitar, editar o añadir gastos, haz lo siguiente:

  1. Accede al informe en el que se encuentra el tique que deseas editar o quitar.
  2. Si quieres quitar un gasto, haz click en el botón Quitar que se encuentra al lado del gasto.
  3. Si deseas editarlo, selecciona el gasto para acceder a su información, modificarla y luego guardar los cambios.
  4. Si deseas añadir nuevos gastos al informe, selecciona el botón Añadir ticket

Para eliminar un informe, indica el informe y selecciona el botón Eliminar; ten en cuenta que solo se borrará el informe, no se perderán los gastos que contenía. Estos volverán a la lista de tickets pendientes y podremos volver a generar un nuevo informe con ellos.

 

Cómo generar un nombre de informe de forma automática

 

Nombre autogenerado: Permite definir unas claves para que se genere el nombre del informe de forma automática según la configuración. Las claves de configuración se pueden combinar entre ellas copiando una al lado de la otra de forma seguida.  Hay que copiar todo el código en rojo sin modificarlo (excepto en los casos que se especifica). 

  • Las claves disponibles son las siguientes:

     

    {user:name} => Nombre

    {user:email} => Email

    {user:userCode} => OpcionesUsuarios.CodigoUsuario

    {user:costCentre} => OpcionesUsuarios.CentroCoste

    {user:companyCode} => CodigoEmpresa

     

    {today|yyyyMMdd} => fecha actual con el formato yyyyMMdd. 

    * El formato se puede personalizar, más info en https://docs.microsoft.com/es-es/dotnet/standard/base-types/custom-date-and-time-format-strings

     

    {ReportCounter|#} => Contador autoincremental por empresa

    {ReportCounterAnnual|#} => Contador autoincremental por empresa y año

    {ReportCounterForUser|#} => Contador autoincremental por usuario

    {ReportCounterForUserAnnual|#} => Contador autoincremental por usuario y año

    * "#" corresponde al número de caracteres del campo, se añadirán ceros a la izquierda si es necesario.

{ReportCounterMonthly} - Contador mensual por entorno (informes)
{ReportCounterForUserMonthly} - Contador mensual por usuario (informes)
{TravelCounterMonthly} - Contador mensual por entorno (viajes)
{TravelCounterForUserMonthly} - Contador mensual por usuario (viajes)
{AdvanceCounterMonthly} -  Contador mensual por entorno (anticipos)
{AdvanceCounterForUserMonthly} - Contador mensual por usuario (anticipos)
{weekOfTheYear} - Número de semana del año
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