Pode definir as regras de verificação para as despesas comunicadas pelos utilizadores na sua empresa na secção Alertas. O Captio irá detetar automaticamente casos que não cumprem com o que é fornecido e serão marcados como potencialmente em conflito com os relatórios de despesas correspondentes.
É importante ter em atenção que o cálculo destas regras é realizado quando o relatório passa de uma fase de revisão para outra, e que o tipo de alertas calculados irá variar segundo os alertas configurados para cada uma delas. Para mais informação sobre esta matéria, por favor, consultar Usar fluxos de trabalho
Pode definir a política de despesas da sua empresa em grande detalhe implementando regras para garantir que um montante máximo não é excedido, que não existem montantes de fim-de-semana submetidos, que não existem despesas repetidas e assim por diante.
Para criar um novo alerta, clicar no botão Novo tipo de alerta. Uma janela irá surgir onde pode especificar as suas características, bem como, os Utilizadores, Estados de Fluxo de trabalho, Categorias e Tipos de pagamentos que lhe dizem respeito. Definir esta informação e clicar em Guardar.
Os tipos de alertas configuráveis são:
- Campos obrigatórios: Alerta ao nível do recibo que é acionado quando existem campos que estão vazios.
- Imagem obrigatória: Alerta ao nível do recibo que nos informa que uma despesa não contém uma imagem do recibo. É possível definir um montante mínimo abaixo do qual esta verificação não é realizada.
- Férias: Alerta ao nível do recibo que nos informa que uma despesa ocorreu num feriado. Os feriados públicos a serem controlados podem ser configurados no mesmo alerta.
- Recibo de distância máxima: Alerta ao nível de recibo de quilometragem que é acionado se a distância inserida excede a distância máxima definida.
- Fim-de-semana: Alerta ao nível do recibo que nos informa que uma despesa ocorreu num fim-de-semana (Sábado e/ou Domingo).
- Data de montante máximo: Alerta ao nível do relatório que nos informa que no período de tempo definido o utilizador excedeu o montante predefinido. O período pode ser diário, semanal ou mensal.
- Montante máximo do relatório: Alerta ao nível do relatório que nos informa se o relatório excede o montante máximo permitido.
- Montante máximo do recibo: Alerta ao nível do recibo que nos informa se o recibo excede o montante máximo permitido.
- Recibos/categoria máximos por dia: Alerta ao nível do relatório que indica se o número máximo de recibos permitido para uma dada categoria foi excedido.
- Restrição de tipo de pagamento: Alerta que nos informa se um recibo de uma categoria particular foi guardado numa forma de pagamento que não é permitido.
- Recibo editado: Alerta ao nível do recibo que nos diz se um utilizador alterou os campos de uma despesa automaticamente reconhecidos pelo Captio (data, fornecedor, montante).
- Recibos antigos: Alerta ao nível do recibo que nos informa que a data do recibo é anterior ao período permitido.
- Recibos repetidos: Alerta que nos diz se um recibo foi repetido no sistema. Para realizar esta verificação, o Captio usa a combinação de dados Data/Montante/Fornecedor. É possível configurar esta verificação a ser realizada entre os recibos do utilizador ou entre todos os utilizadores no ambiente.
A partir deste momento, o Captio analisará as despesas que são comunicadas para detetar a não conformidade com esta nova regra. Quando é detetada, isto será indicado no cabeçalho do relatório e a despesa específica será também assinalada (se for um alerta ao nível das despesas) no relatório recebido pelo supervisor.
Tal irá melhorará o processo de revisão, permitindo ao supervisor detetar rapidamente quaisquer casos potenciais de conflito, analisá-los no próprio relatório e decidir se os aprova. Repare que os alertas não são bloqueadores, isto é, se um relatório contém alertas, o revisor é aquele que toma a decisão final de aprová-los ou não.