A conciliação de pagamentos com cartão do Captio serve para automatizar o processo de associar um pagamento com um cartão de empresa e uma despesa comunicada num relatório de despesas por um utilizador do Captio.
A partir do separador de Conciliação, o utilizador administrador do Captio pode carregar os movimentos dos cartões bancários da empresa. Uma vez carregados no Captio, estes movimentos serão conciliados automaticamente com as despesas comunicadas pelos utilizadores (recibos comunicados) que tenham sido pagos com cartão de empresa.
O Captio realiza a conciliação automática tendo em consideração vários factores:
- Despesa: refere-se às despesas comunicadas pelo utilizador, a forma de pagamento, data e montante.
- Pagamento: verifica-se o titular do cartão, data e montante.
O processo automático de conciliação apenas se realiza quando se encontra um movimento e uma despesa que tenham exatamente a mesma informação (fornecedor, data, montante). Caso existam diferenças, deverá proceder-se por segurança a uma conciliação manual. Estes casos serão marcados como conciliações pendentes, que devem ser realizadas, pelo utilizador que comunicou a despesa ou pelo seu supervisor a partir da secção de relatórios.
As despesas conciliadas manualmente serão marcadas nos relatórios correspondentes, onde o supervisor poderá confirmar que se trata de uma conciliação correta.
Carregamento de movimentos de cartões no Captio
Uma vez realizado o carregamento do ficheiro, os movimentos contidos no ficheiro serão exibidos no ecrã de conciliação juntamente com o seu estado após a conciliação automática ligada à carga de movimentos no Captio.
Através deste ecrã pode-se consultar o estado dos movimentos (”Conciliado”, “Sem conciliar”), e o utilizador a quem pertence cada movimento e inclusivamente realizar uma descarga em Excel da referida informação através do botão que aparece acima à esquerda.
- No caso de movimentos conciliados, podermos ver também a imagem capturada pelo utilizador.
- No caso de movimentos sem conciliar, ficarão neste estado até que seja capturada a referida despesa por parte do utilizador. O administrador também pode ocultar movimentos se sabe que o referido recibo já não será capturado (mantendo assim a listagem de movimentos realmente pendentes)