Os relatórios não são mais do que um agrupamento de despesas. A pessoa que comunica as despesas pode gerar diferentes tipos de relatório por período de tempo (por exemplo: despesas de abril 2018) ou por projeto (despesas Feira de Barcelona).
Neste artigo mostramos-lhe:
- Como gerir relatórios de despesas
- Estado dos relatórios
- Rever relatórios de despesas
- Descarga de relatórios
Gerir relatórios de despesas
Pode gerir os relatórios de despesas a partir do separador do menu superior Relatórios.
Embora habitualmente o trabalho com relatórios seja da responsabilidade do supervisor, se a supervisão de relatórios de um utilizador não está associada a nenhum fluxo de trabalho, esta tarefa será da sua responsabilidade como pessoa que administra o ambiente.
Estado dos relatórios
Verá que o separador de relatórios está estruturado em várias secções que mostram o estado dos relatórios.
(a) Os relatórios pendentes de revisão: são aqueles que foram enviados por um utilizador comunicador de despesas sem fluxo de trabalho atribuído, de modo que ainda não estão aprovados. Explicamos-lhe como rever e aprovar relatórios um pouco mais adiante.
(b) Os relatórios aprovados são aqueles que, como o seu nome indica, estão aprovados.
Finalmente, em (c) Todos os relatórios, poderá encontrar todos os relatórios de todos os utilizadores do ambiente independentemente do seu estado de aprovação, incluídos os pendentes.
Como rever relatórios a partir do site
Como admin, apenas terá de rever relatórios se os seus utilizadores não têm atribuídos fluxos de trabalho e, portanto, não têm supervisor.
Será notificado com um aviso por e-mail cada vez que receba um relatório para rever no Captio. Para tal, poderá fazê-lo facilmente a partir do separador RELATÓRIOS > Pendentes de revisão. Pode aceder através da ligação no e-mail de aviso ou diretamente a partir do Captio.
Aviso importante: a aprovação de relatórios de despesas pode desencadear uma série de processos automáticos como, por exemplo, a contabilização num ERP. Tenha em consideração este facto, no momento de alterar o estado de relatórios aprovados que já poderiam estar contabilizados, porque pode provocar uma duplicidade de assentos contabilísticos ao aprovar novamente o relatório.
Se precisa que um relatório volte para o utilizador em estado Rascunho para incluir alguma despesa ou realizar alguma alteração, poderá fazê-lo da seguinte forma:
- Ir ao separador de Relatórios.
- Procurar o relatório aprovado ou exportado e aceder a este.
- Clicar no botão Retroceder a rascunho.
- Aparecerá uma janela de confirmação, onde poderá escolher continuar (caso pretenda reverter este relatório para rascunho) ou cancelar a referida ação.
Uma vez enviado o relatório para rascunho, este já estará disponível na caixa de entrada do utilizador que o criou para que realize as alterações correspondentes.
Esta funcionalidade apenas está disponível para o utilizador administrador e apenas na seção de relatórios Aprovados.
Descarga de relatórios
A descarga dos relatórios pode ser realizada a partir das diferentes secções. Em cada uma delas mostram-se os diferentes botões para descarregar os relatórios. Os botões básicos são Descarregar PDF e Descarregar Excel.
Descarregar PDF: esta opção permite gerar um arquivo em formato PDF correspondente a um ou vários relatórios. O aspeto destes ficheiros de exportação pode ser personalizado a partir do separador Configuração.
Descarregar Excel: esta opção permite gerar um arquivo CSV com os dados dos relatórios que selecionemos. Isto é útil quando é preciso elaborar a informação antes de acrescentá-la a um sistema de contabilidade. Receberá um e-mail com o arquivo; este e-mail pode ser configurado a partir do separador de Configuração.
O arquivo gerado terá formato CSV e poderá abrir-se com o Microsoft Excel. Os dados estarão separados por ";" e mostrarão uma fila por cada recibo existente nos relatórios e colunas com os seguintes dados de cada um deles: código do relatório, nome, estado, fluxo de trabalho, utilizador, centro de custo, data, fornecedor, categoria, forma de pagamento, moeda, etc... Toda esta informação é a que podemos utilizar para importar para o sistema contabilístico.