Os avisos servem para definir regras de verificação para despesas comunicadas pelos utilizadores da sua empresa. O Captio detetará automaticamente os casos que não cumpram estas normas e irá assinalá-los como potencialmente conflituosos. Esta ferramenta é fundamental para o ajudar a cumprir a política de despesas da sua empresa.
É importante ter em consideração que o cálculo destas regras é realizado quando o relatório passa de uma fase de revisão para outra, e que o tipo de avisos calculados será diferente em função dos avisos configurados para cada uma.
Neste artigo, apresentamos-lhe:
Tipos de avisos existentes e como configurá-los
Para criar um novo aviso, apenas tem de clicar no botão “Novo tipo de aviso” para abrir o assistente. Em função do tipo de aviso que for selecionado, terá de completar uma informação ou outra, mas em geral pode programá-los para serem acionados em:
- Para todos os utilizadores ou para utilizadores concretos. Também pode assinalar a opção de atribuir aos novos utilizadores.
- Todas as etapas dos seus fluxos de aprovação ou para etapas concretas.
- Todas as categorias ou para categorias concretas. Também pode marcar a opção de atribuir às novas categorias.
- Todas as formas de pagamento ou para formas de pagamento concretas. Também pode assinalar a opção de atribuir a novas formas de pagamento.
Vamos ver agora que tipos de avisos pode configurar e como fazê-lo.
Avisos básicos:
Verificar recibos repetidos
Uso
O aviso surgirá caso existam recibos duplicados; para fazê-lo, o Captio compara montante e data entre os recibos que o Captio reconheceu.
Configuração:
Montante mínimo: Serve para indicar a partir de que montante quer que comecem a ser calculados os avisos. Insere-se, por exemplo, 10€, o sistema não terá em consideração as despesas inferiores a esse montante. Se quer incluir todos os recibos pode indicar a partir de 0 €.
Incluir recibos doutros utilizadores: Pode ativar a verificação entre os recibos do utilizador ou entre todos os recibos de todos os utilizadores do ambiente; apenas recomendamos esta opção se existe esta necessidade nalguma categoria em concreto por requisito da vossa política de despesas, dado que corresponde ao período entre etapas e a aprovação poderia requerer mais tempo do que o habitual.
Incluir fornecedor: Também pode ativar que sejam analisados os fornecedores no cálculo. De novo, tenha em consideração que, quanto mais informações houver para comparar, mais longa será a leitura e aprovação.
Verificar recibos editados
Uso
Este alerta avisa se um utilizador alterou os campos reconhecidos automaticamente pelo Captio (data, montante). Não esquecer que pode proibir os seus utilizadores de alterar esta informação quando configurar o seu ambiente.
Configuração
Assinalar que campos editados provocam o acionamento do alerta: data, montante.
Verificar Recibos atrasados
Uso
Neste alerta são comparadas a data extraída do recibo com a data em que um relatório passa de uma etapa para outra (isto é, a de revisão)
Configuração
Estabelece um limite de dias para calcular o alerta.
Recibo obrigatório
Uso
Alerta a nível de recibo que nos informa de que uma despesa não contém imagem do comprovativo.
Configuração
Montante mínimo: é possível configurar um montante mínimo por debaixo do qual não seja realizada esta verificação.
Incluir recibos de quilometragem: Se for assinalada esta opção, as despesas de quilometragem devem incluir recibo, utilizando a opção de Google Maps através do site. Verificar que os seus utilizadores foram informados desta comunicação.
Campos obrigatórios
Uso
Este alerta avisa de que existem campos obrigatórios por preencher quando pareciam opcionais no momento de carregar a despesa e, no entanto, são obrigatórios por política de empresa.
Configuração: Selecionar quais dos campos obrigatórios acionarão o cálculo deste alerta: categoria, forma de pagamento ou observações.
Avisos de funcionalidades avançadas:
Verificação de montante máximo do relatório
Uso
Alerta a nível de relatório que é acionada quando é ultrapassado o montante máximo permitido.
Configuração
Deverá definir o montante máximo permitido por relatório.
Verificação de montante máximo por recibo
Uso
Alerta a nível de recibo que nos informa se a despesa ultrapassa o máximo montante permitido.
Configuração
Deverá definir o montante máximo permitido por recibo
Verificação despesas fim-de-semana
Uso
Alerta a nível de despesa que nos informa se a despesa foi produzida durante o fim-de-semana (Sábado e/ou Domingo).
Verificação despesas feriados
Uso
Alerta a nível de despesa que nos informa se a despesa foi produzida durante algum dia feriado.
Configuração
Terá de acrescentar os dias feriados definidos no seu calendário de trabalho. Para tal, clicar no seletor de calendário, selecionar uma data e clicar em “Acrescentar”. Caso se produza um erro, selecionar o dia na listagem da esquerda e clicar para eliminar.
Verificação de distância máxima
Uso
Alerta a nível de despesa de quilometragem que é acionada se a distância introduzida ultrapassar a configurada.
Configuração
Deverá definir qual é a distância máxima permitida neste tipo de despesa.
Verificação de Montante máximo por data
Uso
Alerta a nível de relatório que nos informa de que no período de tempo configurado o utilizador ultrapassou o montante predefinido. O período pode ser diário, semanal ou mensal.
Configuração
Apenas terá de acrescentar o montante máximo e o período de tempo que aplica: diário, semanal ou mensal.
Restrição de forma de pagamento
Uso
Alerta que nos informa se um recibo de uma categoria concreta foi guardado numa forma de pagamento não permitida.
Número de recibos por Categoria/Dia
Número de recibos por Categoria/Dia: Alerta a nível de relatório que nos indica se foi ultrapassado o máximo de recibos permitidos para uma categoria; isto é, o máximo em número de recibos diário.
Visualização dos avisos
Depois de definir os avisos que lhe interessem, o Captio analisará as despesas que lhe sejam comunicadas (a partir desse momento) para detetar possíveis incumprimentos de normas. Quando for assim, existirá uma indicação no cabeçalho do relatório e será acrescentada uma marca à despesa concreta (se for um aviso a nível de despesa) dentro do relatório recebido pelo supervisor.