Os alertas ajudam-no a definir regras de verificação para as despesas reportadas pelos utilizadores da sua empresa. O Captio detetará automaticamente os casos que não cumprem estes padrões e marcá-los-á como potencialmente problemáticos. Esta ferramenta é essencial para o ajudar a cumprir a política de despesas da sua empresa.
É importante ter em conta que o cálculo destas regras é feito quando o relatório passa de uma fase de revisão para outra, e que o tipo de alertas calculados irá variar consoante os alertas configurados para cada uma delas.
Neste artigo, encontrará informações sobre os seguintes tópicos:
Que tipos de alertas existem e como configurá-los
Para criar um novo alerta, basta clicar no botão "novo tipo de alerta" para abrir o assistente. Dependendo do tipo de alerta que selecionar, terá de fornecer um tipo de informação ou outro, mas, em geral, pode programá-los para serem ativados:
- Para todos os utilizadores, ou para utilizadores específicos. Também pode assinalar a opção para atribuir a novos utilizadores.
- Todas as fases dos fluxos de aprovação, ou para fases específicas
- Todas as categorias, ou para categorias específicas. Também pode assinalar a opção para atribuir a novas categorias.
- Todas as formas de pagamento, ou para formas de pagamento específicas. Também pode assinalar a opção para atribuir a novas formas de pagamento.
Agora vejamos que tipos de alertas pode configurar e como fazê-lo.
Alertas básicos:
Verificação de recibos repetidos:
Para que serve:
O alerta será ativado se existirem recibos duplicados. Para isso, o Captio compara o montante e a data dos recibos que reconheceu.
Configuração:
Montante mínimo: serve para indicar o montante acima do qual pretende que os alertas sejam enviados. Se colocar, por exemplo, 10 €, o sistema não terá em conta despesas inferiores a esse montante. Se quiser incluir todos os recibos, pode indicar 0 €.
Incluir recibos de outros utilizadores: Pode ativar a verificação dos recibos do utilizador ou de todos os recibos de todos os utilizadores do ambiente; recomendamos esta opção apenas se tiver essa necessidade numa categoria específica, devido a um requisito da sua política de despesas, pois afeta o tempo entre fases, e a aprovação poderá demorar mais do que o habitual.
Incluir fornecedor: também pode programar a análise dos fornecedores no cálculo. Mais uma vez, tenha em conta que quanto mais informação houver para comparar, mais longo será o tempo de leitura e aprovação.
Verificação de recibos editados
Para que serve:
Este alerta indica se um utilizador modificou os campos reconhecidos automaticamente pelo Captio (data, montante). Lembre-se que pode impedir os seus utilizadores de modificar esta informação quando configura o seu ambiente.
Configuração:
Assinale quais os campos editados que irão ativar o alerta: data, montante.
Verificação de recibos retroativos
Para que serve:
Este alerta compara a data extraída do recibo com a data em que um relatório passa de uma fase para outra (isto é, a revisão)
Configuração:
Defina um limite de dias para calcular o alerta.
Recibo obrigatório
Para que serve:
Alerta, ao nível do recibo, que informa que uma despesa não inclui uma imagem do recibo.
Configuração:
Montante mínimo: É possível definir um montante abaixo do qual esta verificação não é efetuada.
Incluir recibos de quilometragem: Se assinalar esta opção, as despesas de quilometragem devem incluir recibos, usando a opção do Google Maps através do website. Certifique-se de que informou os seus utilizadores sobre isto.
Campos obrigatórios
Para que serve:
Este alerta avisa da falta de preenchimento de campos obrigatórios que pareciam opcionais aquando do carregamento da despesa, mas que são obrigatórios segundo a política da empresa.
Configuração: Selecione quais dos campos obrigatórios irão ativar o cálculo desta alteração: categoria, método de pagamento ou observações.
Alertas de funcionalidades avançadas:
Verificação do montante máximo do relatório
Para que serve:
Alerta, ao nível do relatório, ativado quando o montante máximo permitido é ultrapassado.
Configuração:
Deve designar o montante máximo permitido por relatório.
Verificação do montante máximo do recibo
Para que serve:
Alerta, ao nível do recibo, que informa se a despesa ultrapassa o montante máximo permitido.
Configuração:
Deve definir o montante máximo permitido por recibo
Verificação de despesas ao fim de semana
Para que serve:
Alerta, ao nível da despesa, que informa se a despesa foi efetuada num fim de semana (sábado e/ou domingo).
Verificação de feriados:
Para que serve:
Alerta, ao nível da despesa, que informa se a despesa foi efetuada num feriado.
Configuração:
Terá de adicionar os feriados incluídos no seu calendário de trabalho. Para isso, clique no seletor do calendário, selecione uma data e clique em "Adicionar". Se cometer um erro, selecione o dia na lista à esquerda e clique para o remover.
Verificação da distância máxima
Para que serve:
Alerta, ao nível da despesa de quilometragem, que será ativado se a distância introduzida ultrapassar o limite configurado.
Configuração:
Deve estabelecer qual a distância máxima que permite para este tipo de despesa.
Verificação do montante máximo por data:
Para que serve:
Alerta, ao nível do relatório, que informa que no período configurado o utilizador ultrapassou o montante predefinido. O período pode ser diário, semanal, mensal ou anual.
Configuração:
Só terá de adicionar o montante máximo e o período de tempo que se aplica: diário, semanal ou mensal.
Restrição de método de pagamento
Restrição de método de pagamento: alerta que informa se um recibo numa categoria específica foi guardado com um método de pagamento que não é permitido.
Categoria/Número diário de recibos por categoria
Categoria/Número diário de recibos por categoria: Alerta, ao nível do relatório, que informa se foi ultrapassado o número máximo de recibos permitidos para uma categoria; isto é, o número máximo de recibos diários.
Visualização dos alertas
Depois de estabelecer os alertas do seu interesse, o Captio irá analisar as despesas que forem reportadas (doravante) para detetar possíveis incumprimentos das regras. Quando tal acontecer, haverá um aviso no cabeçalho do relatório, e a despesa específica (se for um alerta ao nível da despesa) no relatório recebido pelo supervisor será assinalada.
Despesa Digital (PDF)
Este alerta notifica-o de que uma despesa foi carregada via PDF, seja por email ou por carregamento direto do PDF na app/website.
Diferencial de Reconciliação Manual
Este alerta permite definir uma diferença percentual entre o montante do recibo e o montante reconciliado. Se a diferença ultrapassar a percentagem especificada, será ativado um alerta de reconciliação manual.