Seguir

1. Configurar a sua conta do Captio

A nossa ferramenta é tão potente como personalizável. Nesta secção, ajudamos a compreender para que serve cada funcionalidade e a configurá-la para tirar o máximo proveito.

 

Conteúdos da secção: 

 

Primeiros passos

Em primeiro lugar, damos-lhe as boas-vindas ao Captio! Está prestes a aprender a configurar o seu ambiente para poder gerir as suas despesas de viagem da forma mais eficiente.

 

Para aceder a o seu painel de administração, entre em login.captio.net e utilize as credenciais enviadas pelo nosso departamento de Customer Success. Caso não se lembre ou não as encontre, escreva-nos para support@captio.com e iremos ajudar.

 

Informação pessoal

Cada vez que entre na sua conta admin, será encaminhado diretamente para o separador de relatórios porque pensamos que será um dos mais utilizados. A primeira vez que entrar, aceda ao separador “Configurações” que verá no menu principal horizontal. Também pode aceder através do menu suspenso no canto superior direito.

 

 

mceclip0.png

 

  1. A primeira secção que pode configurar é "Informação pessoal". Para começar, pode alterar:
  •  E-mail: a conta associada ao início de sessão não pode ser alterada, mas pode acrescentar outra para receber os avisos e as comunicações do Captio.
  •  Palavra-passe: pode trocar a palavra-passe por uma mais simples de recordar, seguindo sempre os conselhos de segurança. 
  1. Na subsecção de "Personalizar a minha conta" pode:
  • Acrescentar o nome ou designação social da sua empresa.
  •  Escolher o idioma em que prefere ver e utilizar o Captio. 
  • Selecionar a sua zona horária (para que os seus relatórios apareçam neste formato)
  • Configurar a sua cultura: isto influi na forma em que se apresentam alguns dados. Por exemplo, na cultura anglo-saxônica, os decimais são apresentados com pontos em vez de vírgulas e as datas têm formato de mês/dia/ano

 

 

Preferências

 

Uma das características principais do nosso produto é a sua grande capacidade de adaptação às necessidades de diferentes tipos de empresa. Na secção de “Preferências” poderá personalizar os seguintes campos:

 

  1. Moeda

Para a sua informação, aqui exibimos a divisa que escolheu e que será usada por defeito nos seus relatórios. As despesas em moeda estrangeira serão convertidas para a divisa escolhida, a fim de serem contabilizadas.

 

  1. Quilometragem

Aqui pode acrescentar a taxa de quilometragem que utiliza na sua empresa. Desta forma, quando alguém inserir manualmente uma despesa de quilometragem, o Captio calculará automaticamente o montante final da despesa.

 

mceclip4.png

 

Importante:  Esta taxa é aplicada aos utilizadores criados a partir de agora. Se alterar a taxa e precisar de atualizá-la nos seus utilizadores, terá de fazê-lo manualmente no arquivo.

Não se esqueça de indicar:

 

 A forma de pagamento por defeito

 As categorias por defeito (recomendamos deixar assinalada "quilometragem").

 Evitar que se possa aplicar esta despesa a outra categoria (recomendamos que assinale a casa).

 

Uma forma alternativa de gerir este assunto é mediante a criação de trajetos de grupos de km/quilometragem.

 

 

    1. Funcionalidades avançadas: Trajetos predefinidos

É bastante frequente que as pessoas que viajam realizem habitualmente o mesmo trajeto. Disponibilizamos uma função que lhe permite inserir estes percursos habituais para facilitar o cálculo das despesas de quilometragem.

 

Para acrescentar um novo trajeto:

 

  • Clicar em “Criar trajeto”, dar um nome (por exemplo: Escritório - Aeroporto) 
  • Indicar a distância que existe entre esses dois pontos. 

Sempre que precisar, poderá editar tanto o nome como a distância; apenas tem de clicar nos campos, alterar o que pretender e pressionar ENTER para guardar as alterações.

mceclip4.png

Interessa-lhe esta funcionalidade? Consulte a nossa equipa

 

 

    1. Funcionalidades avançadas: Grupos de quilometragem

Pode ser que na sua empresa algumas pessoas tenham taxas de quilometragem diferentes de outras (por nível profissional, por exemplo). Edite as preferências gerais da sua taxa de quilometragem e crie todos os grupos que necessitar.

mceclip4.png

 

Interessa-lhe esta funcionalidade? Consulte a nossa equipa

 

  1. Opções de recibo
    1. Edição de recibo

Nesta secção poderá configurar se permite aos seus utilizadores alterar os recibos que tenham associados uma imagem, isto quer dizer que, os campos que o Captio reconhece automaticamente não poderão ser editados.

 

mceclip5.png

 

 

 

  • Campos básicos

 

Aqui pode assinalar quais são os campos que quer ativar ou ocultar aos seus utilizadores e quais serão obrigatórios. Quando assinalar um campo como obrigatório, o sistema não permitirá guardar o recibo até que este se encontre preenchido.

mceclip6.png

  1. Funcionalidade avançada: Adiantamentos

Pode dar-se o caso de que algumas pessoas precisem de dispor de numerário adiantado para fazer face às suas despesas de viagem. Para essas situações, dispõe da funcionalidade de Adiantamentos.

 

Pode decidir quais são as pessoas que podem pedir adiantamentos ao acrescentá-los num fluxo de trabalho ou fluxo de aprovação. 

 

Porém, antes de mais, vamos ver quais são os parâmetros que podem ser configurados no que diz respeito aos pedidos de adiantamentos:

 

 

 

  •  Dias de liquidação: estabelece um prazo de dias após o qual avisaremos que o adiantamento não foi liquidado.
  •  E-mail de aviso de liquidação: acrescentar o e-mail da pessoa à qual quer que avisemos de que não foi liquidado o adiantamento.
  •  Montante mínimo de controlo: caso estabeleça um valor neste campo, todos os pedidos de adiantamentos que sejam iguais ou inferiores serão aprovados diretamente, evitando as fases de fluxo de trabalho intermédias.
  •  Número de cópias de recibo: Pode configurar as cópias do recibo de liquidação que quiser imprimir.
  • Moeda base: isto é, a divisa do adiantamento.
  • Tabela valores de câmbio de divisa: pode estabelecer manualmente as alterações de divisa que dizem respeito aos adiantamentos, ou assinalar a casa seguinte.
  •  Atualização automática: atualizaremos os valores das divisas automaticamente. A partir da informação do Banco Central Europeu com a periodicidade pretendida.

 

Quando tiver configurado os adiantamentos, terá de adicionar os utilizadores que necessitem de adiantamentos através dos fluxos de trabalho.

 

Interessa-lhe esta funcionalidade? Consulte a nossa equipa

 

  1. Funcionalidade avançada: controlo de caixa

Quando são ativados os adiantamentos, é aconselhável criar uma conta de controlo de caixa que seja responsável por contabilizar as liquidações e devoluções dos adiantamentos em dinheiro. Para efeitos práticos, é um utilizador administrativo que não comunica despesas nem tem autoridade a nível de configuração. A sua missão é registar no Captio o processo completo para criar uma contabilidade correta.

mceclip7.png

 

Interessa-lhe esta funcionalidade? Consulte a nossa equipa

 

 

Categorias

Criar novas categorias

Para criar uma nova categoria, basta clicar no botão “Acrescentar” para abrir o assistente (1).

mceclip8.png

 

Aqui terá de introduzir a seguinte informação:

 

  • Nome da categoria: utilize um nome descritivo que ajude os utilizadores na categorização das suas despesas. Subcategoria: caso pretenda inclui-la dentro doutra; tenha em consideração que, quando escolhe que uma categoria abranja outras, a primeira fica vazia de características.
  • Conta: pode acrescentar a conta onde quer debitar a despesa para que depois seja mais fácil a contabilidade.
  • Código interno: tal como na opção anterior, acrescente aqui a informação de código interno que possui.
  • Autolimitada: se assinalar esta casa, poderá indicar um montante máximo a devolver nesta categoria. Quando o fizer, poderá indicar esse montante no seguinte campo “Montante máximo”. Isto quer dizer que, mesmo que o utilizador possa carregar despesas de montante superior, apenas receberá o reembolso desse montante máximo.
  •  Ativa: Por defeito as categorias estão ativas, mas pode desativá-las se nalgum momento deixarem de ser úteis, mas não quer eliminá-las.
  •  Categoria exclusiva para quilometragem: se assinalar esta casa, esta categoria apenas estará visível quando seja acrescentada uma despesa de quilometragem.

mceclip9.png

Quando tiver preenchido toda a informação, clicar em “Guardar".

 

Depois de criar a categoria, pode vê-la no painel principal. Nele apresentamos-lhe, num relance, a informação relevante: nome, montante máximo, caso se encontre limitado, código interno e código contabilístico.

 

Caso pretenda EDITAR CATEGORIA (2):

 

Clicar no ícone do lápis que encontrará na coluna de ações para voltar a abrir o assistente e realizar as alterações correspondentes.

mceclip8.png

 

 

Para ELIMINAR CATEGORIA (3):

 

Clicar no ícone Lixo que encontrará na coluna de Ações. Irá aparecer uma mensagem de confirmação, clicar em “Aceitar” para eliminar a categoria e as suas subcategorias associadas.

 

 

 

Funcionalidades avançadas: Ajudas de custo

As ajudas de custo não deixam de ser uma categoria, mas com um montante diário predefinido e para o qual, dependendo da sua configuração e de acordo com a política de despesas da sua empresa, pode não ser necessário fornecer um recibo.

 

mceclip10.png

No momento de acrescentar ajudas de custo, terá de indicar a seguinte informação

 

  •  Nome: indicar como quer designar a ajuda de custo. Por exemplo: pequeno-almoço Montante: Definir um montante para esta ajuda de custo
  • Moeda. Em que divisa está a criar a ajuda de custo?
  • Conta de contabilidade: se precisar, pode indicar qual é a conta onde incluir as despesas desta categoria.
  •  Código: acrescentar, se for o caso, o código interno que quer utilizar para esta categoria.
  •  Ativa: Pode ativar ou desativar as categorias, de forma que aparecerão ou não visíveis na app para as pessoas que comunicaram as despesas.

 

Interessa-lhe esta funcionalidade? Pergunte à nossa equipa

 

 

Formas de pagamento

Cada despesa, para além de estar categorizada, pode estar relacionada com uma forma de pagamento. Pode definir quais as opções de pagamento permitidas nas despesas de viagem da sua empresa e especificar se são reembolsáveis para quem comunica a despesa ou não (fundamental para o agrupamento de despesas nos relatórios e para o seu uso em funcionalidades avançadas como conciliação ou adiantamentos.)

 

Para acrescentar uma forma de pagamento personalizada, basta escrever o nome (1), marcar a opção de “reembolsável” ou não (dependendo da forma de pagamento criada) e clicar em Guardar.

 

Se nalgum momento quer editar o nome das suas formas de pagamento, apenas tem de clicar no nome da forma de pagamento já criada (2), realizar as alterações e clicar em Enter.

 

Também pode eliminar a forma de pagamento criada, clicando em "Eliminar"(3).

mceclip11.png

 Campos personalizados

Por defeito, a nossa app captura automaticamente os campos de montante, fornecedor e data das despesas fotografadas. Se quiser, pode pedir ao utilizador informação adicional de cada despesa utilizando os campos personalizados. Se a sua conta é de tipo médio ou longo, também pode utilizar estes mesmos campos personalizados a nível de relatório.

 

Tipos de campos personalizados

  •  Campo personalizado de “Texto” 

Este campo permite perguntar de forma aberta à pessoa que comunica a despesa algo concreto. Por exemplo: pode perguntar pormenores de uma despesa concreta que tenha sido atribuída à categoria “outras despesas.

  •  Campo personalizado de “Data”

Embora não seja habitual utilizá-lo a nível de despesa, é possível que lhe interesse criar um campo personalizado de data a nível de relatório. Por exemplo: data de início do congresso.

  •  Campo personalizado de “Número inteiro”

 A resposta a este campo personalizado é numérica; por exemplo: pode pedir à pessoa que comunica a despesa ou relatório que lhe indique o número de projeto interno que lhe corresponde.

  •  Campo personalizado de “Número decimal”

Pode ser que lhe interesse receber uma resposta numérica exata, como por exemplo: acrescentar os quilómetros e os decimais que indica o conta-quilómetros do carro ao comunicar as despesas de carga de combustível; para tal, pode pedir que sejam acrescentados números com decimais. 

  •  Campo personalizado de “Listagem de valores” 

Este campo serve para mostrar à pessoa que comunica a despesa uma listagem predefinida de possíveis respostas. Por exemplo, quando é realizada uma visita comercial, pode mostrar uma listagem dos seus clientes para selecionar o adequado.

  •   Campo personalizado de “Listagem de registos”

Imagine que alguém comunica uma despesa porque convidou 4 pessoas para uma refeição e interessa-lhe conhecer vários dados de cada uma delas (qual é a empresa, o nome e é o cargo que desempenha, por exemplo). Para introduzir estas despesas, pode utilizar um campo personalizado de listagem de registos, onde cada item se desdobra para poder responder com diferentes campos de textos.

  •  Campo personalizado de “Tipo Sim/Não” 

Este campo personalizado é muito útil quando a sua pergunta é fechada e precisa um simples sim ou não. Por exemplo: esta despesa é dedutível?

  •  Campo personalizado de “Objeto de classificação”: funcionalidade avançada 

Trata-se de um campo especial de valores que são recuperados de um sistema externo definido pela sua empresa. Desdobram-se opções que não estão na nossa base de dados, mas sim na sua; isto é para clientes com integrações via API.

  •  Campo personalizado combinado

O campo combinado permite agrupar vários campos personalizados de qualquer tipo para refletir um único conceito. Aliás, os campos combinados podem ser agrupados em listas dinâmicas.

  •  Como se acrescentam campos personalizados?

 Para acrescentar um campo personalizado novo, carregar em "Campo Novo” (1) e poderá introduzir toda a informação sobre este campo (nome do campo, tipo de dados que são recolhidos, se for aplicável a despesas ou relatórios, em que categoria pretende adicionar esses dados e, finalmente, uma breve descrição),clicar em Guardar e, está feito!

 

mceclip12.png

Fluxos de trabalho

Um fluxo de trabalho ou fluxo de aprovação é o mecanismo que se utiliza para criar as diferentes etapas pelas quais deve passar um relatório de despesa para ser aprovado. Cada etapa terá uma pessoa com função de supervisor que será quem dá luz verde para passar à etapa seguinte.

 

Por exemplo: uma pessoa da sua equipa comercial envia o seu relatório, que deve ser aprovado pelo seu supervisor de zona, depois pelo diretor comercial e, finalmente, pelo pessoal de administração. Neste caso, o fluxo de trabalho consta de 3 etapas e terá 3 supervisores até chegar à aprovação final.

 

Para a sua segurança: todas as etapas pelas quais passa o relatório ficam registadas, para garantirmos a rastreabilidade do processo.

 

 

Tipos de fluxos de trabalho

mceclip13.png

 Relatórios: fluxos de trabalho para o fluxo de aprovação de relatórios.

 Adiantamentos: fluxos de trabalho para o fluxo de aprovação de adiantamentos. Viagens: fluxos de trabalho para o fluxo de aprovação de viagens.

 

NOTA: os tipos de fluxo de trabalho disponíveis podem variar em função do seu plano.

 

Antes de mais: tenha em consideração que será necessário terem sido criados os utilizadores do seu ambiente para poder atribui-los como supervisores. Explicamos como criar utilizadores neste artigo.

 

Para criar um fluxo de trabalho:

  • Ir para a secção Fluxo de trabalho na área Configuração e clicar em Novo
  • Em seguida, indicar um nome adequado para o fluxo de trabalho no campo Nome
  • Selecionar o tipo de fluxo de trabalho no campo Tipo.

 

Os fluxos de trabalho estão organizados em etapas de revisão. Para adicionar uma etapa, clique no botão Adicionar (2). Em seguida, pode ser configurada:

 

Etapa: Este texto é uma informação para que os utilizadores identifiquem a etapa de aprovação em que se encontra o seu relatório.

 Utilizador: Comece a escrever o nome ou e-mail do utilizador com função de supervisor nesta etapa de revisão e selecione-o na lista.

Rejeição: É a ação que irá ocorrer se o Relatório/Viagem/Adiantamento são rejeitados. Isto é, aqui deve indicar-se a etapa para a qual deve retroceder o relatório, caso seja rejeitado nesta fase. Pode-se retroceder para a etapa imediatamente anterior ou devolver o relatório ao utilizador comunicador para a sua alteração ou eliminação.

 Licenças (4): apresenta as licenças que o revisor terá sobre o relatório nesta etapa.

 Avisos: define os alertas que são calculados nesta etapa.

 

Importante! Se criar um fluxo de trabalho sem etapas, será um fluxo de trabalho de auto-aprovação, isto é, quando o utilizador solicita aprovação, os seus relatórios não passam por nenhum revisor e serão aprovados automaticamente.

 

As licenças disponíveis para uma etapa são as seguintes:

 

  •  Alertas: na seção alertas serão indicados os alertas que poderá ver a pessoa encarregada de fiscalizar a etapa.
  • Eliminar: a pessoa que fiscaliza a etapa pode retirar despesas do relatório. As despesas não são eliminadas, apenas são retiradas deste relatório e voltam para a listagem de despesas pendentes do utilizador.
  • Editar despesa: a pessoa que fiscaliza a etapa pode editar despesas do relatório. Inclusivamente poderá editar os dados detetados pelo Captio (montante e data)
  •  E-mail: a pessoa que fiscaliza a etapa receberá um e-mail a avisar que tem um relatório para rever.
  •  Omitir passo: o relatório passará para a seguinte etapa se não forem desencadeados nenhum dos avisos definidos na secção Avisos.
  • Montante mínimo: Aqui, pode definir se a etapa do workflow em que está deverá ter um montante mínimo para ser revista. Caso deixe este campo vazio, o valor será 0 e as restantes regras estabelecidas serão executadas.  (p.ex. Um Diretor Financeiro que só queira validar notas de gasto com montantes superiores a 500€ que contenha também avisos, como por exemplo, gastos editados.)

mceclip14.png

 

 

 

Após terem sido criadas as etapas, é preciso acrescentar os utilizadores que ficarão afetados por este fluxo de trabalho. Para tal, é preciso clicar no botão de Gestão de Utilizadores. Abre-se a janela de Atribuição de utilizadores. Nesta janela, serão selecionados os utilizadores que se pretendam acrescentar ao fluxo de trabalho. Após terem sido selecionados os utilizadores para o fluxo de trabalho, fechar a janela com o botão que aparece no canto superior direito.

 

mceclip15.png

 

Relatórios (PDF)

Nesta secção é possível configurar a aparência dos relatórios que são descarregados em PDF. Pode-se configurar o tipo de modelo, o logotipo e o conteúdo para que se adaptem às suas necessidades.

mceclip16.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Este artigo foi útil?
Utilizadores que acharam útil: 1 de 3
Tem mais dúvidas? Submeter um pedido